CHARGÉ·E DE PROJET ÉVÉNEMENTIEL (REMPLACEMENT) H/F

VILLE D'AUBERVILLIERS; Aubervilliers; Presencial; EUR 28.000 - 36.000; Jornada completa

Ventajas ofrecidas por este puesto de trabajo

Mutuelle

Prise en charge de 75 % des frais de (

CNAS prestations

Descripción de la vacante

Ville d’Aubervilliers recherche un agent chargé de l’événementiel et des réceptions sous l’autorité hiérarchique de la Responsable événementiel relations publiques et protocole. Vous participerez à la préparation, à l’organisation et à la mise en œuvre des événements et réceptions, avec suivi des missions et reporting.

Formation Bac+3 à Bac+5 en événementiel, communication ou domaine proche et permis B exigés; disponibilité en soirée et week-ends selon le programme, travail sur le terrain et

Formación

• Maîtrise des étapes d’organisation d’un événement ou d’une réception.
• Capacité à appliquer un rétroplanning et à suivre plusieurs tâches dans le respect des délais.
• Utilisation des outils bureautiques et des espaces documentaires partagés.
• Rédaction de courriels, fiches techniques et comptes rendus.
• Sens du service public, discrétion et ponctualité, respect de la chaîne hiérarchique.
• Titulaire du permis B.

Responsabilidades

• Préparer, organiser et mettre en œuvre les événements et réceptions de la Ville.
• Suivre les missions confiées et rendre compte de l’avancement.
• Préparer rétroplannings, fiches techniques, conducteurs et documents de suivi.
• Coordonner interventions des services et prestataires et assurer le bon déroulement des prestations.
• Réaliser le suivi matériel, logistique et administratif des projets et rendre compte lors des bilans.

Descripción del empleo

Réf. MT/CDPE/451/2026

Type de contrat Emploi

Sous l’autorité hiérarchique directe de la Responsable événementiel relations publiques et protocole ,vous participerez à la préparation, à l’organisation et à la mise en œuvre des événements et réceptions de la Ville, conformément aux orientations, aux priorités et aux procédures définies par la responsable événementiel, relations publiques et protocole. Vous assurerez le suivi des missions confiées et rendrez compte de leur avancement.

Activités

Vous participerez à la préparation opérationnelle des événements inscrits au programme municipal, selon les orientations et le calendrier définis.

Vous recueillerez les informations nécessaires auprès des services municipaux, des partenaires et des prestataires.

Vous préparerez les rétroplannings, les fiches techniques, les conducteurs, les listes de besoins et les documents de suivi soumis à validation

Vous mettrez en œuvre les actions validées et assurerez le suivi matériel, logistique et administratif des projets confiés

Vous organiserez les réunions techniques, préparerez les supports, rédigerez les comptes rendus et assurerez le suivi des actions décidées

Vous coordonnerez les interventions des services et des prestataires dans le cadre défini

Vous assurerez une présence opérationnelle lors des montages, de l’accueil du public, du déroulement des événements et des démontages

Vous signalerez à votre responsable tout incident, retard, surcoût ou difficulté nécessitant un arbitrage

Vous participerez aux bilans et aux retours d’expérience à partir des indicateurs disponibles

Vous recueillerez et enregistrerez les demandes de petits-déjeuners, déjeuners, plateaux-repas, collations et cocktails, conformément aux procédures du service

Vous vérifierez les informations nécessaires à la préparation des prestations : dates, horaires, lieux, nombre de personnes, formats, régimes alimentaires et contraintes d’accès

Vous consulterez les prestataires référencés, demanderez les devis et préparerez les bons de commande ou les documents administratifs après validation, dans le respect des procédures d’achat de la Ville

Vous transmettrez les commandes validées, suivrez les confirmations et mettrez à jour le tableau de suivi des réceptions

Vous préparerez l’installation des espaces, de la vaisselle, du mobilier, de la signalétique et des équipements logistiques, en lien avec les services concernés

Vous accueillerez les prestataires, contrôlerez la conformité apparente des livraisons et signalerez immédiatement tout écart

Vous veillerez au bon déroulement des prestations et coordonnerez le rangement ainsi que la remise en état des espaces

Vous rassemblerez les justificatifs, les éléments attestant du service fait et les observations utiles

Vous tiendrez à jour les tableaux de bord, les calendriers, les contacts, les devis, les commandes et les dossiers partagés du service

Vous classerez les documents selon les règles définies afin de garantir la continuité du service

Vous présenterez régulièrement à votre responsable un point d’avancement sur les missions confiées

Vous préparerez des propositions techniques ou organisationnelles à la demande de votre responsable, sans les engager ni les mettre en œuvre avant validation

Vous respecterez la confidentialité des informations et les circuits de validation internes

Connaissances et capacités

Vous maîtrisez les étapes d’organisation d’un événement ou d’une réception.

Vous savez appliquer un rétroplanning, suivre plusieurs tâches et respecter les délais.

Vous utilisez les outils bureautiques, les tableaux de suivi et les espaces documentaires partagés.

Vous rédigez des courriels, des fiches techniques et des comptes rendus.

Vous faites preuve de discrétion et de ponctualité, et respectez la voie hiérarchique.

Vous disposez de qualités relationnelles et d’un sens du service public.

Vous faites preuve de patience, de diplomatie et de maîtrise de soi.

Vous savez rendre compte de l’avancement de vos missions, solliciter les validations nécessaires et alerter votre responsable au moment opportun.

Vous êtes titulaire du permis B.

Formation de niveau Bac +3 à Bac +5 en événementiel, communication, administration publique ou domaine proche.

Expérience en organisation événementielle, en collectivité territoriale, dans le secteur public ou auprès d’un prestataire événementiel.

Connaissance du fonctionnement général d’une collectivité locale et de ses circuits administratifs appréciée.

Conditions du poste

• Cadre d’emplois des rédacteurs territoriaux (catégorie B)
• Présence régulière sur le terrain
• Disponibilité ponctuelle en soirée, tôt le matin et le week-end, selon le programme des événements et des réceptions, notamment pour les bouclages
• Travail transversal avec les services opérationnels et les prestataires
• Port ponctuel de charges légères et déplacements sur les différents sites municipaux
• Participation à la mutuelle
• Prise en charge de 75 % des frais de transport
• Compte épargne-temps (CET)
• Accès aux prestations du CNAS : cinéma, spectacles, sorties culturelles, voyages et activités sportives