Chargé(e) d'évènementiel (F/H)

Combs-la-Ville; France; Hybrid; EUR 28,000 - 36,000; Full time

Job summary

Le poste, rattaché au responsable des sports, des manifestations et de la vie associative, porte sur l’élaboration, la coordination et l’évaluation des manifestations soutenues par la collectivité. Le/la chargé(e) d’événementiel assure le pilotage des projets de leur conception à leur bilan, dans le cadre budgétaire et législatif.

Il/elle veille au bon déroulement des événements, coordonne les équipes et les partenaires, et garantit sécurité et accessibilité, avec une forte dimension normative

Qualifications

• Concevoir et piloter un projet événementiel.
• Construire et suivre budget et rétroplanning.
• Rédiger des cahiers des charges, conventions et comptes rendus.
• Travailler avec les services publics et partenaires.
• Anticiper les risques et gérer les imprévus.

Responsibilities

• Concevoir, organiser et évaluer les manifestations soutenues par la collectivité.
• Piloter le projet de sa conception à son bilan, dans le respect des directions et du budget.
• Préparer les dossiers administratifs et techniques nécessaires à la réalisation des manifestations.
• Coordonner les acteurs internes et externes et assurer le bon déroulement des évènements.
• Établir les bilans et assurer le suivi sécurité et accessibilité.

Skills

Gestion de projet

Événementiel

Coordination

Education

Formation en événementiel / gestion de projets / communication

Job description

Poste placé sous la responsabilité du : Responsable des sports, des manifestations et de la vie associative

Niveau du poste dans l’organigramme : Agent d’exécution

Missions principales :

Le/la chargé(e) d’événementiel conçoit, organise, coordonne et évalue les manifestations portées ou soutenues par la collectivité.

Il/elle assure le pilotage des projets, de leur conception à leur bilan, dans le respect des orientations des élus et de la direction, du budget voté, des règles de la commande publique, des obligations de sécurité et des procédures administratives.

Il/elle prépare et suit les dossiers administratifs, juridiques, techniques et financiers nécessaires à la réalisation des manifestations et coordonne les différents acteurs internes et externes.

Il/elle veille au bon déroulement des événements, à la coordination des moyens mobilisés et à la prise en compte des enjeux de sécurité, d’accessibilité et de prévention des risques.

Activités principales :

Conception et pilotage

• Recueillir les orientations des élus et de la direction et les traduire en projets opérationnels
• Définir les objectifs, publics, lieux, jauges, programmation, calendrier, budget et moyens nécessaires
• Élaborer les rétroplannings, tableaux de bord et feuilles de route
• Coordonner services municipaux, associations, artistes, prestataires et partenaires
• Organiser les réunions de préparation et assurer les comptes rendus
• Piloter les manifestations de leur préparation jusqu’au démontage et à la remise en état
• Assurer une présence opérationnelle pendant les évènements et contribuer à la résolution des incidents relevant de son périmètre
• Établir les bilans quantitatifs, qualitatifs et financiers des manifestations

Actes administratifs et sécurité juridique

• Identifier les autorisations, déclarations, conventions et actes nécessaires à chaque manifestation
• Préparer les projets de délibérations, décisions, arrêtés municipaux et courriers pour validation et signature par l’autorité compétente
• Préparer et suivre les conventions de partenariat, de mise à disposition, de prêt ou d’occupation
• Préparer les dossiers d’occupation du domaine public et, si nécessaire, les demandes liées à la circulation et au stationnement
• Constituer les dossiers de déclaration ou d’autorisation de manifestations et assurer le suivi des échéances
• Tenir un tableau de suivi des autorisations et pièces justificatives
• Alerter la hiérarchie et les services experts en cas de difficulté juridique, réglementaire ou assurantielle
• Respecter les délégations de signature et les procédures applicables

Commande publique, contrats et prestations

• Identifier les besoins en lien avec les services techniques, les finances et la commande publique
• Préparer et suivre les marchés, bons de commande, contrats et prestations nécessaires aux manifestations
• Préparer les contrats avec les artistes, compagnies, producteurs, et prestataires
• Vérifier les conditions contractuelles : rémunération, horaires, besoins techniques, transport, hébergement, restauration, assurances et conditions d’annulation
• Coordonner les démarches relatives aux droits d’auteur et droits voisins, notamment auprès de la SACEM en cas de diffusion musicale
• Identifier les démarches liées au spectacle vivant et à l’emploi ou à la rémunération des artistes et techniciens
• Veiller aux droits d’utilisation des photos, vidéos, musiques et autres contenus de communication
• Contrôler la bonne exécution des prestations et participer à la réception et au suivi des factures

Organisation technique et logistique

• Élaborer les plans d’implantation et coordonner les besoins techniques et logistiques
• Coordonner l’installation de la scène, du son, de la lumière, du mobilier, du barriérage, des sanitaires, de l’électricité, de la signalétique et des déchets
• Planifier les livraisons, montages, démontages et interventions
• Coordonner les équipes municipales mobilisées sur les manifestations
• Veiller à une bonne organisation des espaces et au respect du planning opérationnel

Gestion budgétaire et suivi de l’activité

• Suivre les budgets, engagements et consommations de crédits en lien avec le service Finances
• Contrôler la cohérence entre prestations commandées, réalisées et facturées
• Produire les indicateurs de fréquentation, de coûts, de recettes éventuelles et de satisfaction

Sécurité, prévention et accessibilité

• Évaluer les risques liés aux manifestations et proposer les mesures de prévention adaptées
• Coordonner les dispositifs avec les services techniques, la police municipale, les services de secours, les services de sécurité et, lorsque nécessaire, les services de l’État
• Veiller au respect des règles applicables aux ERP et aux installations temporaires
• Préparer les plans d’implantation, jauges, consignes, dispositifs de secours et documents opérationnels
• Vérifier les assurances, attestations et contrôles nécessaires
• Prendre en compte l’accessibilité des personnes en situation de handicap
• Prévoir les mesures adaptées en cas d’intempéries, de forte affluence ou de situation exceptionnelle

Connaissances théoriques et pratiques :

• Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales
• Connaissance des principes de la commande publique et de l’achat public
• Connaissance des règles relatives aux manifestations et à l’occupation du domaine public
• Connaissance des règles applicables aux ERP, à l’accessibilité et à la prévention des risques
• Connaissance du secteur culturel, événementiel et/ou du spectacle vivant
• Connaissance des principes budgétaires et du suivi des dépenses publiques
• Connaissance des acteurs de la sécurité, des secours, des droits d’auteur et des prestations techniques
• Maîtrise des outils bureautiques et des outils de gestion de projet

Savoir-faire :

• Concevoir et piloter un projet événementiel
• Construire et suivre budget et rétroplanning
• Rédiger des cahiers des charges, conventions, notes, courriers et comptes rendus
• Préparer des projets d’actes administratifs et suivre leur circuit de validation
• Travailler en lien avec les services de la commande publique et des finances
• Coordonner des équipes, prestataires et partenaires
• Anticiper les risques et gérer les imprévus
• Gérer plusieurs événements et hiérarchiser les urgences
• Rendre compte et alerter sur les risques juridiques, financiers, techniques ou sécuritaires

Savoir-être :

• Sens du service public
• Organisation, méthode et rigueur
• Autonomie et sens des responsabilités
• Réactivité et anticipation
• Aisance relationnelle et diplomatie
• Capacité à travailler avec de nombreux interlocuteurs
• Sang-froid en situation de forte affluence ou d’urgence
• Esprit d’initiative et force de proposition
• Disponibilité et capacité d’adaptation
• Discrétion professionnelle et devoir de réserve
• Horaires spécifiques : Horaires variables selon les événements, avec travail possible en soirée, week-ends et jours fériés. Forte disponibilité lors des périodes de préparation et d’exploitation des manifestations
• Déplacements : Déplacements ponctuels sur les sites municipaux, lieux d’événements et auprès des partenaires ou prestataires
• Port de charges / pénibilité : Station debout prolongée et déplacements fréquents sur site. Les charges lourdes sont manipulées avec les moyens humains et techniques adaptés.
• Autres contraintes : Présence opérationnelle lors des manifestations, gestion d’imprévus et situations d’urgence dans le respect de la chaîne hiérarchique.
• Catégorie : C
• Filière : Administrative
• Cadre d’emplois / Grades : Adjoint administratif
• Expérience souhaitée Expérience dans le domaine de l’événementiel, de la culture, de la communication, de la gestion de projets ou dans un environnement territorial appréciée
• Diplôme requis (le cas échéant) : Formation dans le domaine de l’événementiel, de la culture, de la gestion de projets, de la communication ou équivalent. Expérience pouvant compenser l’absence de diplôme selon le statut applicable.
• Temps de travail : Temps complet
• Congés réglementaires et RTT selon l’organisation du service
• Prestations sociales : CNAS (adhésion prise en charge par la collectivité), selon les conditions d’éligibilité
• Participation à la protection sociale complémentaire (prévoyance et mut