CHARGÉ.E DE MISSION ACHATS ET CONTRATS (H/F)

Expertise France; France; Hybride; EUR 42 000 - 56 000; Plein temps

Résumé du poste

Expertise France recherche un(e) chargé(e) des achats et de la gestion administrative au sein du département achats et marchés.

Vous contribuerez à la mise en œuvre des procédures d’achat, à l’analyse des besoins, à la préparation des documents et au suivi des marchés.

Le poste implique de travailler en équipe, de coordonner les conventions et d’assurer le contrôle documentaire et l’archivage des pièces contractuelles.

Responsabilités

• Mise en œuvre des procédures d’achat de fournitures et services et suivi des procédures de consultation; supervision de l’analyse des offres et analyse des candidatures et négociation des contrats.
• Rédaction et négociation des conventions de formation et d’autres conventions de services; appui à l’élaboration des pièces contractuelles et au traitement financier.
• Missions transverses et appui aux équipes: soutien technique et méthodologique, élaboration de modèles de contrat et de guides, et archivage structuré des documents.

Description du poste

Les missions décrites ci-après sont susceptibles d’évoluer en fonction de l’intérêt du service et de la structuration de l’unité par la responsable d’unité.

Activités principales

1/ Mise en œuvre des procédures d’achat de fournitures et services

• Appui à l’expression des besoins des différentes unités du département et à l’identification et la sollicitation d’entreprises ;
• Préparation des documents de consultation(contrat, annexe financière, règlement de la consultation), lancement et suivi des procédures de consultation ;
• Supervision de l’analyse des offres et analyse des candidatures;
• Négociation des contrats et rédaction des lettres de rejet;
• Suivi de l’exécution des marchés et rédaction d’avenants;
• Contrôle du respect des procédures internes de passation des marchés et interface avec le DAJ.

2/ Gestion administrative et contractuelle

• Rédaction et négociation des conventions de formation professionnelleavec les partenaires/clients bénéficiaires des formations dispensées par le DSO;
• Appui aux coordinations régionales dans l’élaboration de conventions de services et de partenariat;
• Elaboration des procès-verbaux d’admission et vérification de la conformité des pièces justificatives contractuelles nécessaires au traitement financier;

• Réalisation des vérifications de due diligence et développement de la base de données fournisseurs du DSO;
• Appui aux projets dans les exercices d’audit sur les dépenses de sécurité;

• Mobilisation d’expertise technique spécialisée ;
• Suivi administratif des contrats et conventions et tenue à jour des outils de suivi;
• Contribution à l’archivage structuré des documents.

3/ Missions transverses et appui aux équipes

• Contribution à la création de la Sécurité Réseau Groupe et à la refonte des processus, notamment dans le cadre de l’enregistrement de l’organisme de formation;
• Appui à la cellule soutien technique et innovation (STIN) du DSO dans la passation des commandes de matériel de sécurité et services associés (abonnements) ;
• Appui méthodologique aux équipes du DSO sur les aspects spécifiques des modalités contractuelles;
• Contribution à l’élaboration de modèles de contrat, de formulaires, de guides, de procédures ou de tout autre document du référentiel documentaire.