Chargé.e de la mobilité internationale de Crédits Erasmus+ (MIC) et des stages (H/F)

Univ Paris8; Saint-Denis; On-site; EUR 38,000 - 52,000; Full time

Job summary

Univ Paris8 recherche un chargé/e de la mobilité internationale pour piloter les mobilités Erasmus+ (MIC KA171) et les stages (KA131/KA171-stage), assurer l’accueil et l’accompagnement des publics internationaux, et contribuer à la stratégie d’internationalisation de l’université. Vous coordonnerez les procédures, le reporting et le développement des partenariats.

Le poste implique le pilotage opérationnel, le suivi budgétaire et des actions de communication avec les composantes et les réseaux

Qualifications

• Connaissances du fonctionnement universitaire et EPSCP/LMD/ECTS.

Responsibilities

• Piloter la mise en œuvre KA171 et suivre les conventions et accords.
• Coordonner les candidatures et le suivi des mobilités sortantes/entrantes et des stages.
• Gérer les aides à la mobilité et le reporting budgétaire (AMI et autres)
• Contribuer au suivi administratif des mobilités et à la traçabilité des crédits ECTS.
• Concevoir et mettre en œuvre un plan de communication sur les mobilités internationales.
• Tenir les données MoveOn et Beneficiary Module et produire les tableaux de bord et bilans.

Skills

Pilotage de projet

Rigueur

Discrétion

Communication interculturelle

Animation de réunions

Tools

MoveOn

Beneficiary Module

Job description

Enjeu stratégique — transition vers la programmation Erasmus+ 2028-2034 : le poste s'inscrit dans la transition entre la programmation Erasmus+ 2021-2027 et le nouveau cycle 2028-2034 (règlement en cours d'adoption), marqué par un renforcement attendu des priorités inclusion, transition verte, transition numérique et résilience, ainsi que par de nouvelles modalités de mobilité (hybrides, élargissement des publics). Le/la chargé·e contribuera activement à la préparation de ce nouveau cycle pour l'établissement, en lien avec la responsable du pôle Mobilités : collecte des besoins et des données, contribution à la candidature d'accréditation Erasmus+ du futur cycle, alimentation de la stratégie mobilité de l'université, en particulier pour sa dimension internationale (pays partenaires)

Au sein du SERCI le/la chargé.e de la mobilité internationale de Crédits Erasmus+ (MIC) et des stages sera rattaché.e au pôle mobilité. Sa mission principale est de piloter la mise en œuvre opérationnelle, le développement et la promotion des mobilités internationales de crédits Erasmus+ (MIC/KA171) et des mobilités de stage (KA131 et KA171), et de contribuer à la stratégie mobilités de l'université dans la perspective du cycle Erasmus+ 2028-2034

Activités principales :

A. Mobilités internationales de crédits (MIC / KA171) — sortantes et entrantes

• Assurer la mise en œuvre opérationnelle du projet KA171 : suivi des conventions, rédaction et suivi des accords interinstitutionnels Erasmus+ MIC (négociation, suivi des quotas et soldes de mobilités)

• Coordonner les procédures de candidature des étudiant·es et personnels en mobilité sortante et entrante : définition des appels à candidature, instruction des dossiers pour les commissions de sélection, transmission des listes aux établissements partenaires

• Assurer l'engagement et l'attribution des bourses de mobilité (sortante et entrante), leur suivi budgétaire et le reporting européen associé (Beneficiary Module)

• Garantir le suivi administratif complet des mobilités : conventions d'études, reconnaissance des crédits (ECTS) avec la scolarité et les composantes, attestations

• Contribuer au suivi qualité des partenariats : enquêtes de satisfaction, rencontres interinstitutionnelles, relations avec les établissements partenaires

B. Mobilités de stage à l'international

• Piloter les procédures de mobilité de stage KA131 et KA171-stage : conventions de stage, ententes de formation, suivi administratif et financier

• Attribuer les aides à la mobilité pour les stages à l'international (Erasmus+, Aide à la mobilité internationale du Ministère de l’Enseignement Supérieur et de la Recherche- AMI) et en assurer le suivi budgétaire

• Concevoir et mettre en œuvre un plan de communication visant à développer les mobilités de stage, en lien avec les composantes, les services d'appui à l'insertion professionnelle (SCUIO-IP) et les réseaux d'alumni

• Suivre les conventions et la justification des bourses versées

C. Accueil et accompagnement des publics internationaux

• Coordonner l'accueil des étudiant·es et personnels entrants, ainsi que celui des délégations internationales : préparation des documents nécessaires (attestations pour visa, attestations de bourse, etc.) et accompagnement administratif des arrivant·es

• Organiser l'intégration académique et culturelle des publics entrants (événements d'accueil, mise en relation avec les composantes)

• Accueillir, informer et orienter les étudiant·es et personnels tout au long de leur mobilité

D. Promotion et ancrage institutionnel de la dimension internationale

• Communiquer et promouvoir le programme Erasmus+ et ses activités au sein de l'université : événements (Journées Erasmus+, séances d'information), communication multicanale, contenus à destination des étudiant·es et des personnels

• Collaborer avec les enseignants·es-chercheur·ses « référent·es relations internationales » de chaque composante et animer ce réseau

• Appuyer les composantes dans l'internationalisation de leurs formations (mobilités hybrides, activités internationales d'immersion, accueil d'intervenants internationaux)

• Impulser, en appui de la responsable de pôle, l'internationalisation des pratiques des services de l'établissement (scolarité, DVE, recherche, services financiers, etc.)

• Contribuer à la préparation du cycle Erasmus+ 2028-2034 : veille sur les priorités et modalités du nouveau programme, production des données et indicateurs nécessaires à la candidature d'accréditation 2028, propositions d'évolution de la stratégie mobilités (inclusion, Green Erasmus, mobilités numériques et hybrides)

E. Pilotage, données et reporting

• Tenir à jour et garantir la fiabilité des données dans les outils de gestion (MoveOn, Beneficiary Module) et effectuer les reportings européens dans les délais

• Produire des tableaux de bord, indicateurs de gestion et bilans annuels (volumes, géographie des départs, publics bénéficiaires, exécution budgétaire)

Connaissances requises pour le poste

-Organisation et fonctionnement de l'université et de l'enseignement supérieur (EPSCP, LMD, crédits ECTS…);

-Programme Erasmus+ : règles et procédures des actions KA131 et KA171, priorités horizontales (inclusion et diversité, transition verte, transformation numérique), et prospective de la programmation 2028-2034;

-Dispositifs institutionnels, financiers et budgétaires en matière de coopération internationale;

-Cadre réglementaire des mobilités (visa, attestation d'accueil, conventions de stage, assurances).

Savoir faire

-Piloter un projet, y compris son volet budgétaire;

-Rédiger rapports, bilans et documents spécifiques;

-Conduire des négociations ; initier et conduire des partenariats;

- Animer des réunions et des réseaux;

-Établir des tableaux de bord, indicateurs de gestion et statistiques;

-Utiliser les outils bureautiques et numériques (niveau avancé attendu pour la communication), les logiciels et plateformes de gestion des mobilités : MoveOn, Beneficiary Module, etc.

Savoir Etre

-Rigueur, fiabilité et discrétion dans la gestion administrative et financière;

-Capacité à travailler en équipe et en transversalité avec les composantes, les référent·es RI et les services de l'établissement;

-Autonomie, sens de l'initiative et force de proposition;

-Aisance relationnelle et interculturelle, sens du service aux publics;

-Polyvalence et capacité à prioriser dans un environnement multitâche.

langues et expériences

-Anglais courant (niveau B2 minimum écrit et oral) indispensable ; une autre langue appréciée;

-Expérience en mobilité internationale ou relations internationales appréciée ; expérience personnelle de mobilité valorisée.

Perspectives

-Contribution directe à un chantier structurant : préparation du cycle Erasmus+ 2028-2034 et de la stratégie d'internationalisation de l'université

-Possibilité de renouvellement du contrat dans le cadre du nouveau cycle