Chargé-e de la Coordination administrative de la Présidence H/F

CNRS; Paris; Hybrid; EUR 42,000 - 60,000; Full time

Benefits offered by this job

RTT 44 jours

Prise en charge TT 75%

Forfait mobilité durable jusqu’à 300€

Job summary

CNRS, Présidence, recrute une chargée/ un chargé de coordination administrative pour piloter l’ensemble de l’activité administrative de la Présidence et sécuriser les circuits de traitement, de décision, de signature et de suivi des dossiers.

Le poste couvre la modernisation des processus, l’appui organisationnel transversal et le pilotage des projets du cabinet, avec une approche orientée résultats et une collaboration étroite avec les directions et les assistantes.

Qualifications

• Connaissance de l'écosystème d’enseignement supérieur et de recherche.
• Connaissance de l'organisation et des circuits de décision d'un établissement public.
• Maîtrise des outils bureautiques courants et software de gestion.
• Maîtrise de l’anglais professionnel (B1).
• Connaissance des techniques et méthodes de conduite de projet et d’amélioration des processus.

Responsibilities

• Coordonner fonctionnellement l'activité des trois assistantes et organiser la répartition des sollicitations et dossiers.
• Assurer l'interface avec les entités relevant de la Présidence et les directions pour fluidifier les relations.
• Piloter la modernisation des processus et outils et accompagner l’appropriation par les équipes.
• Préparer, piloter et suivre les projets et chantiers transversaux, en sécurisant les contributions.

Skills

Écosystème SU et recherche

Organisation établissement public

Rédaction et bureautique

Anglais pro (B1)

Conduite de projet

Tools

Geslab

Etamine

Notilus

Job description

Réservé uniquement aux agents du service public (fonctionnaires et CDI)

Cette offre est ouverte aux personnes disposant d’un titre leur reconnaissant la qualité de travailleur handicapé ou travailleuse handicapée.

L'unité

Présidence du CNRS

Type de Contrat

Mobilité Interne (Fil de l'eau)

Les Missions

Sous la responsabilité hiérarchique de la directrice du cabinet, la chargée ou le chargé de la coordination administrative de la Présidence pilote et coordonne l'ensemble de l'activité administrative de la Présidence et sécurise les circuits de traitement, de décision, de signature et de suivi des dossiers du cabinet. Elle ou il déploie la modernisation des processus et outils, et apporte un appui organisationnel, technique et transversal à la directrice de cabinet.

L'Activité

• 1. Coordonner organiser l'activité d'assistance de la Présidence et des entités
  • Coordonner fonctionnellement l'activité des trois assistantes, organiser la répartition des sollicitations, dossiers
  • Suivre l'activité, organiser les continuités de service, réguler les priorités selon les contraintes, les échéances
  • Assurer l'interface avec les entités relevant de la Présidence, les directions générales déléguées, les directions et les services pour fluidifier les relations
• 2. Assurer la coordination et la gestion administrative de la Présidence
  • Avec les assistantes, structurer, sécuriser les circuits de traitement, de validation, de signature, de diffusion et d'archivage des dossiers, courriers, décisions et actes
  • Contribuer au suivi administratif et financier des activités du cabinet et à la préparation des éléments nécessaires à leur pilotage
  • Organiser la circulation de l'information entre le cabinet, les directions générales déléguées et les différentes composantes de l'établissement
  • Contribuer à la préparation, au suivi des réunions, instances en sécurisant les contributions attendues des directions
• 3. Piloter la modernisation, la sécurisation des processus du cabinet
  • Identifier les besoins d'évolution des modes de fonctionnement, proposer des solutions pour fiabiliser et dématérialiser les processus
  • Piloter, contribuer à des projets de modernisation de la gestion
  • Mettre en place des outils de qualification, de suivi de l'activité
  • Accompagner l'appropriation des nouveaux outils et processus par les membres du cabinet et les équipes concernées
• 4. Appuyer la directrice de cabinet dans le pilotage et le fonctionnement du cabinet
  • Préparer, piloter, suivre les projets, chantiers transversaux
  • Apporter une expertise technique, organisationnelle sur le fonctionnement quotidien du cabinet
  • Préparer les éléments nécessaires à l'arbitrage, à la prise de décision sur les sujets relevant de l'organisation/fonctionnement.

Votre Profil

Compétences

Savoirs / connaissances

• Connaissance de l'écosystème d’enseignement supérieur et de recherche, de l'environnement institutionnel et des enjeux du CNRS ;
• Connaissance de l'organisation et des enjeux d'un établissement public, notamment de ses circuits de décision ;
• Connaissance des techniques de secrétariat et les logiciels de bureautique courants ;
• Maîtrise de l'anglais professionnel (B1) ;
• Connaissance des techniques et méthode de conduite de projet et d'amélioration des processus.

Savoirs-faire

• Maîtrise des techniques de coordination et de gestion de l'activité, dans un environnement complexe, transversal et soumis à de fortes contraintes de délais ;
• Capacité à analyser, structurer et sécuriser des processus, notamment les circuits de validation, de signature, de suivi et d'archivage des dossiers.
• Maîtrise des règles et pratiques de gestion documentaire, ainsi que des outils et processus de dématérialisation ;
• Maîtrise des applications et outils de gestion administrative et financière du CNRS (Geslab, Etamine, Notilus).

Savoirs-être

• Sens de la confidentialité, du rendu-compte et de la loyauté
• Sens du travail en équipe
• Rigueur, réactivité et fiabilité
• Aisance relationnelle et diplomatie, intelligence émotionnelle
• Autonomie, créativité et force de proposition

Votre Environnement de Travail

Le cabinet du Président-directeur général du CNRS constitue le point d'interface stratégique entre la Présidence, les directions générales déléguées et l'ensemble des directions de l'établissement, dans un environnement caractérisé par des sollicitations nombreuses et des enjeux institutionnels forts. Le travail s'effectue en présentiel avec possibilité de télétravail (deux jours maximum hebdomadaire) dans le respect des lignes directrices de l'établissement. Sur site, la plage horaire de travail fixe est de 9h à 17h.

Rémunération et avantages

Congés et RTT annuels

44 jours

Pratique et Indemnisation du TT

Pratique et indemnisation du TT

Prise en charge à 75% du coût et forfait mobilité durable jusqu’à 300€

Référence de l’offre

Secteur d’activité

Secteur d’activité Gestion et Pilotage

Emploi type

Emploi type Charge de gestion administrative et d'aide au pilotage operationnel (H/F)

Groupe de Fonction

À propos du CNRS

Le CNRS est un acteur majeur de la recherche fondamentale à une échelle mondiale. Le CNRS est le seul organisme français actif dans tous les domaines scientifiques. Sa position unique de multi-spécialiste lui permet d’associer les différentes disciplines pour affronter les défis les plus importants du monde contemporain, en lien avec les acteurs du changement.

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