CHARGÉ·E DE COOPÉRATION INTERNATIONALE

Nous Recrutons; Toulouse; Sur place; EUR 24 000 - 30 000; Plein temps

Résumé du poste

Nous Recrutons recrute un gestionnaire administratif temporaire pour une mission de 9 mois au Service des Relations Internationales. Il/elle assure le suivi des partenariats internationaux et organise les événements et actions de promotion du service, tout en soutenant la mobilité estudiantine et le personnel.

Le poste implique la gestion administrative et le suivi des accords et des conventions, avec une communication efficace en français et anglais.

Qualifications

• Niveau Bac +2 requis.
• Première expérience en gestion administrative souhaitée.
• Anglais courant (B2) exigé.
• Connaissance des relations internationales appréciée.

Responsabilités

• Suivi administratif et financier des mobilités internationales.
• Organisation et coordination des événements et rencontres.
• Gestion et renouvellement des accords bilatéraux et Erasmus+.
• Support aux activités du service et mobilité entrante/sortante.

Connaissances

Anglais B2

Organisation

Autonomie

Gestion administrative

Formation

Bac+2

Outils

Move On

EWP

Description du poste

Dans le cadre du départ temporaire d'un agent en congé maternité, le Service des Relations internationales recrute un·e renfort temporaire, gestionnaire de catégorie B pour une durée de 9 mois. Au sein d'une équipe en charge du développement et de la gestion des activités internationales de l'établissement, le/la titulaire du poste assure principalement le suivi administratif et opérationnel des partenariats internationaux ainsi que l'organisation et la coordination des événements et des actions de promotion du service. Il/elle apporte également un appui ponctuel aux autres activités du service, notamment à la gestion de la mobilité entrante et sortante.

Le poste a ainsi vocation à contribuer à la continuité et à la qualité du service rendu aux étudiants, aux personnels et aux partenaires internationaux pendant la période de remplacement.

NATURE DU POSTE

Emploi d’agent contractuel de catégorie B — emploi type J4C442, technicien ou technicienne en gestion administrative, BAP J « Gestion et pilotage » (REFERENS III). Poste administratif en contrat à durée déterminée de 9 mois, en renfort temporaire pour remplacement d’un congé maternité.

SERVICE, STRUCTURE DE RATTACHEMENT

• Service des Relations Internationales, sous l’autorité de la responsable de service et de la responsable du service par intérim.

MISSION DU SERVICE

• Mise en œuvre de la stratégie internationale de l’établissement.
• Signature et renouvellement d’accords bilatéraux Erasmus+ et hors Erasmus+.
• Gestion administrative et financière de la mobilité sortante obligatoire de 3ème année, 4A, 5A et DNM.
• Accueil, gestion et suivi des étudiants internationaux inscrits au Diplôme d’Université anglophone et au DU francophone.

NATURE ET ÉTENDUE DES ACTIVITÉS

SUIVI DES PARTENARIATS INTERNATIONAUX

Le/la gestionnaire assure le suivi administratif et opérationnel des partenariats internationaux, en lien avec la direction des Relations Internationales de l’établissement et les établissements partenaires.

• Suivi des conventions et accords de coopération internationale, de leur mise en place à leur renouvellement ;
• Suivi des échéances des conventions et accords et alerte les interlocuteurs concernés ;
• Préparation et développement des accords de partenariat ;
• Préparation des réunions et rendez-vous institutionnels liés aux partenariats ;
• Mise à jour des bases de données et outils de suivi des partenariats et veille à la fiabilité des informations (Move On, EWP) ;
• Suivi des échanges administratifs courants avec les partenaires internationaux et contribution au suivi des relations partenariales ;
• Contribution à la valorisation des partenariats internationaux auprès des publics de l’établissement.
• Contribution à la valorisation des partenariats internationaux auprès des publics de l’établissement.

ORGANISATION DES ÉVÉNEMENTS INTERNATIONAUX ET ACTIONS DE PROMOTION

Le/la gestionnaire participe à la préparation et assure la coordination opérationnelle des événements organisés par le Service des Relations internationales, en lien avec la cheffe de service par intérim et les gestionnaires concernés.

ÉVÉNEMENTS CONCERNÉS

• Accueils et visites de délégations étrangères ;
• Réunions avec des établissements partenaires ;
• Journées d'information sur la mobilité internationale et sessions de préparation au départ ;
• Événements d'accueil des étudiants internationaux et cérémonie de fin de formation ;
• Événements de valorisation de la mobilité et des partenariats ;
• Réunions institutionnelles et rencontres internationales ;
• Cérémonies et événements ponctuels organisés par le service ;
• Journée Portes Ouvertes de l’établissement.

DANS CE CADRE, IL/ELLE :

• Participe à la programmation et à la planification des événements ;
• Organise les aspects logistiques et matériels ;
• Assure la coordination avec les différents services de l'établissement ;
• Prépare les invitations, programmes, listes de participants et documents nécessaires ;
• Assure les relations avec les différents intervenants et prestataires ;
• Organise l'accueil et l'orientation des participants et délégations ;
• Contribue à la préparation des supports d'information et de communication ;
• Assure le suivi opérationnel le jour des événements en lien avec le gestionnaire concerné ;
• Contribue à la réalisation des bilans et assure l'archivage des documents liés aux événements ;
• Participe à la préparation et à l'organisation des visites de délégations, réunions et rencontres avec les partenaires.

ACTIVITÉS TRANSVERSALES

En fonction des besoins et du calendrier d'activité du service, le/la gestionnaire apporte un soutien aux agents chargés du service et contribue au fonctionnement collectif du Service des Relations internationales.

• Participe aux réunions et activités collectives du service ;
• Contribue à la continuité de service pendant la période de remplacement ;
• Apporte un soutien ponctuel aux autres membres de l'équipe en fonction des priorités, notamment lors des périodes de rentrée et de forte activité ;
• Participe à la mise à jour des procédures, guides et documents du service (guide de mobilité entrante et sortante) et du site internet ;
• Aide au paramétrage et à la mise à jour du logiciel Move On (configuration des kits Erasmus, données de contact, informations sur les partenariats, appui au paramétrage des formulaires...) ;
• Contribue à la fiabilisation des données et des outils de suivi ;
• Participe à la production de statistiques et de bilans d'activité ;
• Contribue à l'accueil, l'information et l'orientation des étudiants, personnels et partenaires ;
• Assure le classement et l'archivage des documents relevant de son périmètre.

FORMATIONS ET EXPÉRIENCES PROFESSIONNELLES SOUHAITABLES

• Niveau requis : Bac +2.
• Une première expérience professionnelle en gestion administrative dans le domaine des relations internationales serait appréciée.
• Anglais courant : niveau B2.

CONNAISSANCES, COMPÉTENCES ET QUALITÉS LIÉES AU POSTE

• Connaissance de l'environnement de l'enseignement supérieur et de son fonctionnement ;
• Connaissance de l'organisation et du fonctionnement d'un établissement public ;
• Connaissance des activités de coopération et de mobilité internationales ;
• Connaissance des principaux dispositifs de mobilité internationale, notamment Erasmus+ ;
• Maîtrise des logiciels bureautiques et du Pack Microsoft Office ;
• Anglais professionnel : niveau B2 souhaité.

SAVOIRS GÉNÉRAUX, THÉORIQUES OU DISCIPLINAIRES

• Connaissance de l'environnement de l'enseignement supérieur et de son fonctionnement ;
• Connaissance de l'organisation et du fonctionnement d'un établissement public ;
• Connaissance des activités de coopération et de mobilité internationales ;
• Connaissance des dispositifs de mobilité internationale, notamment Erasmus+ ;
• Maîtrise des logiciels bureautiques et du Pack Microsoft Office ;
• Anglais professionnel : niveau B2 souhaité.

SAVOIR-FAIRE OPÉRATIONNELS

• Faire preuve d’organisation, de planification et savoir gérer les priorités ;
• Faire preuve d’autonomie, d’adaptabilité et de polyvalence ;
• Assurer le suivi administratif de dossiers ;
• Organiser et coordonner des événements ;
• Gérer plusieurs dossiers simultanément ;
• Planifier des activités et respecter des échéances ;
• Aptitude à travailler en équipe ;
• Sens des responsabilités ;
• Réactivité et sens de l’anticipation ;
• Discrétion et gestion de la confidentialité des informations et des données ;
• Rigueur et fiabilité ;
• Faire preuve de courtoisie, de maîtrise de soi, d’écoute, de professionnalisme et de précision ;
• Travailler avec des interlocuteurs variés et communiquer en français et en anglais avec différents publics ;
• Savoir rendre compte à son supérieur et alerter en cas de difficulté.