CHARGÉ.E D’APPUI AU PROJET DE FORMATION

Grenoble INP - UGA Recrutement; Grenoble; Hybride; EUR 26 000 - 32 000; Plein temps

Résumé du poste

Grenoble INP - UGA Recrutement recherche un(e) chargé(e) administratif(ve) au sein du volet formation, pour assurer l’exécution administrative du projet et garantir l’exactitude des données en lien avec l’UGA et les services centraux.

Vous organisez les assemblées, suivez les budgets et les appels à projets ANR, coordonnez les conventions et assurez la rédaction des rapports et des documents officiels du projet, tout en gérant les aspects comptables et de communication.

Qualifications

• Maîtrise Excel et outils bureautiques.
• Bonne connaissance de l’anglais.
• Autonomie et proactivité.
• Capacité de synthèse et d’analyse.

Responsabilités

• Organiser l’Assemblée des partenaires et les Bureaux Formation, le Comité Stratégique et les réunions ANR et rédiger les comptes rendus.
• Réaliser le reporting des projets et compiler les données pour les rapports financiers du financeur ANR.
• Justifier les apports numéraires et compiler les taux horaires et temps passés sur le projet.
• Gérer le budget et les achats, y compris bons de commandes et réceptions chez les traiteurs/fournisseurs.
• Rédiger des conventions avec des partenaires et coordonner les actions liées à la formation continue.
• Veiller à la mise en place administrative des formations et au suivi des appels à bourses.

Connaissances

Gestion administrative

Gestion de projet

Excel

Règles de la commande publique

Formation

Bac+2 minimum

Outils

Canva

Notion

Description du poste

À propos de nous

Grand établissement public d'enseignement supérieur, pôle de recherche reconnu, élément fondateur de l'écosystème grenoblois : Grenoble INP, l'institut d'ingénierie et de management de l’Université Grenoble Alpes (UGA), occupe une place de premier plan dans la communauté scientifique et industrielle.

À propos de nous

Grand établissement public d'enseignement supérieur, pôle de recherche reconnu, élément fondateur de l'écosystème grenoblois : Grenoble INP, l'institut d'ingénierie et de management de l’Université Grenoble Alpes (UGA), occupe une place de premier plan dans la communauté scientifique et industrielle.

Grenoble INP - UGA est membre de réseaux internationaux de formation et recherche en ingénierie et management.

Il est reconnu dans les classements nationaux et internationaux.

Grenoble INP - Ensimag, UGA, Ecole nationale supérieure d’informatique et de mathématiques appliquées, forme les ingénieurs et cadres du numérique : production, transformation, gestion et distribution de l’information nécessaire à tous les secteurs de l’économie.

Elle compte 1 250 étudiant.es, 73 enseignant.es et enseignant.es-chercheur.ses et 30 personnels administratifs et techniques.

Site internet : https://ensimag.grenoble-inp.fr/

Mission

Vous êtes la personne « soutien » au sein du volet formation et épaulez la cheffe de projet formation dans la bonne exécution administrative du projet. En lien avec les services centraux côté UGA et INP, vous êtes garant de l’exactitude des données remontées par le projet et de certains appels à projets.

– Vous êtes en charge de l’organisation de l’Assemblée des partenaires du projet et de la planification des Bureaux Formation, Comité Stratégique, Réunions ANR : vous préparez les documents de présentation, réservez salles et préparez l’accueil des participants. Vous êtes garant de la rédaction des comptes rendus et de la communication autour de ces instances.

– Vous êtes en charge du reporting des projets : vous contactez tous les partenaires, composantes de formations et personnels embauchés sur projet afin d’avoir leurs rapports d’activités et nombre de personnes formées. Vous compilez les données pour en extraire des données chiffrées et rédigez les rapports d’activité qualitatifs à destination de notre financeur, l’agence nationale de la recherche.

– Vous êtes en charge de la justification des apports numéraires à justifier par rapport aux annexes financières déposées par le projet. Vous compilez les taux horaires et temps passés sur projet et vous coordonnez avec les services centraux afin d’ajuster vos données. Vous correspondez avec les titulaires déclarés afin d’obtenir leurs attestations de temps passés sur le projet.

– Vous maîtrisez le budget et avez connaissance des postes de dépenses engagés.

– Vous demandez l’engagement des ordres de missions, bons de commandes et effectuez les réservations auprès des traiteurs et autres fournisseurs.

– Vous êtes responsable des comptes Floralis pour les dépenses.

– Vous êtes amené à rédiger des conventions avec des partenaires du projet afin de contractualiser les relations.

– Vous pouvez travailler à la mise en place administrative de certaines formations continues en lien avec les services concernés (DFP pour la formation pro de G-INP ou la DFCA pour l’UGA).

– Appel à bourses : Vous êtes responsable du lancement de cet appel, de la sélection et de la tenue de votre jury, et de la communication avec les élèves boursiers.

– Vous maîtrisez la procédure administrative de mise en place des bourses et communiquez avec les formations éligibles à ce dispositif.

– Vous êtes garant de la plateforme de dépôt des candidatures et du timing de l’appel.

– Vous faites le lien entre la DGD Formation et les boursiers pour leurs paiements.

– Vous êtes garant du dispositif et êtes en soutien auprès des cheffe de projet MIAI Cluster de l’UCA et de l’USMB.

– Vous procédez à une amélioration constance du dispositif et du process.

– Vous pouvez être amené à travailler sur d’autres appels en fonction des dépenses à effectuer.

– L’appel à stage pour les étudiants en M2 pourra être reconduit.

– Les missions pour la féminisation des filières scientifiques entre dans votre périmètre. Dans ce cadre, vous vous coordonnez avec la commission égalité de l’UGA afin de planifier des actions en ce sens. Vous travaillez de concert avec l’Ensimag pour l’organisation de leurs journées « Filles, Maths et Info ».

– Vous pouvez être amené à travailler avec le département de la formation continue afin de les épauler sur certaines missions.

– Vous participez aux temps forts de MIAI Cluster et aux évènements organisés par le projet.

– Vous prêtez main fortes aux autres cheffes de projets lors d’évènements ou de journées thématiques d’un point de vue logistique et organisation.

– Vous participez à la réunion hebdomadaire de l’équipe.

Profil

Compétences Attendues

– Gestion administrative

– Gestion de projet

– Très bonne maitrise d’Excel et des outils bureautiques

– Connaissance de l’environnement universitaire

– Règles de la commande publique

– Règles des projets ANR

– Connaissance du système éducatif

– Grande capacité de synthèse et d’analyse

– Maîtrise de Canva et notion en communication

– Notion de comptabilité et aisance avec les chiffres

– Mise à jour de site internet (une formation dédiée sera mise en place, des notions peuvent être un plus)

– Excellente maîtrise du rédactionnel et de l’orthographe

– Bonne connaissance de l’anglais

Savoir Être

– Être autonome dans l'organisation du travail

– Savoir anticiper, faire preuve d’initiatives

– Capacité de conceptualisation et de projection

– Adaptabilité et polyvalence

– Savoir communiquer avec des interlocuteurs variés

– Sens du travail en équipe

Pour la prise en compte de la candidature : l’envoi d’un CV et d’une lettre de motivation est obligatoire.

Modalités de recrutement proposées

• Prise de fonction souhaitée à compter du : 01/10/2026
• Date limite de dépôt de candidature : 30/09/2026
• Poste ouvert uniquement aux contractuel.les (CDD)
• Durée du contrat proposé : 11 mois
• Catégorie A - corps Assistant.e Ingénieur.e (ASI)
• Conditions d'éligibilité : être titulaire d'un Bac+2 à minima

Conditions de rémunération

• Pour les contractuels* : fourchette salariale fournie à titre indicatif, de 2357.02€ (1er échelon) à 2852.94€ (7ème échelon), brut mensuel, prime incluse.
• La rémunération est fixée selon le reclassement de l'expérience significative pour le poste, sur les grilles de la fonction publique.

Affectation / Localisation Du Poste

Campus Saint Martin d'hérès

Spécificités du poste

• La personne sera amenée à travailler sur deux lieux de travail : l’IMAG et l’Ensimag. Des pics d’activité pourront avoir lieu. Des déplacements pourront avoir lieu entre les sites de MIAI Cluster (USMB et UCA) mais possiblement aussi ailleurs en France. télétravail 2j/semaine

Contact métier

emmanuelle Porta Bonete

[e-mail]

Référence de l'offre : or7oy1kjtz