Chargé(e) d’Administration Export (H/F)

HELMKE France - Machines électriques & Services; Pulversheim; On-site; EUR 32,000 - 45,000; Full time

Job summary

HELMKE ORBIS SAS recherche un Chargé d’Administration Export, rigoureux et autonome, pour gérer l’administration des activités internationales et les documents liés aux appels d’offres et projets dans plusieurs pays.

Le poste implique la coordination avec les clients, transitaires et partenaires, la maîtrise des documents d’export et des formalités douanières, et le maintien d’un système structuré d’archivage.

Qualifications

• Formation supérieure ou équivalente en commerce international ou gestion administrative.
• Expérience dans le secteur des biens d’équipement industriels est un plus.
• Bonne connaissance des procédures d’export et documents douaniers.

Responsibilities

• Suivre l’administration des commandes export à l’international.
• Préparer et coordonner les documents commerciaux et administratifs liés à l’export.
• Coordonner les formalités d’expédition, transport et dédouanement.
• Suivre les livraisons et respecter les échéances contractuelles.
• Collaborer avec clients, transitaires et partenaires internationaux.
• Garantir la conformité documentaire et réglementaire des dossiers.
• Constituer et suivre les dossiers pour les appels d’offres internationaux.

Skills

Commerce international

Gestion administrative

Gestion des ventes export

Rigueur et organisation

Autonomie

Gestion simultanée de dossiers

MS Office

Anglais courant

Français courant

Education

Formation supérieure en commerce international

Tools

Systèmes de gestion documentaire

Job description

Dans le cadre du développement de ses activités internationales, HELMKE ORBIS SAS recherche un(e) Chargé(e) d’Administration Export rigoureux(se), organisé(e) et autonome.

Vous jouerez un rôle essentiel dans la gestion administrative de nos opérations internationales, notamment dans le secteur des biens d’équipement industriels.

Vous assurerez également la préparation, la coordination et le suivi des dossiers documentaires nécessaires aux appels d’offres et aux projets dans nos différents pays de destination.

Votre mission

Dans le cadre du développement de ses activités internationales, HELMKE ORBIS SAS recherche un(e) Chargé(e) d’Administration Export rigoureux(se), organisé(e) et autonome.

Vous jouerez un rôle essentiel dans la gestion administrative de nos opérations internationales, notamment dans le secteur des biens d’équipement industriels.

Vous assurerez également la préparation, la coordination et le suivi des dossiers documentaires nécessaires aux appels d’offres et aux projets dans nos différents pays de destination.

Vos principales responsabilités

Administration des ventes export

• Assurer le suivi administratif des commandes clients à l’international.
• Préparer, contrôler et gérer les documents commerciaux et administratifs liés aux opérations d’exportation.
• Coordonner les formalités d’expédition, de transport et de dédouanement.
• Assurer le suivi des livraisons et le respect des échéances contractuelles.
• Collaborer avec les clients, transitaires, transporteurs et partenaires internationaux.
• Veiller au respect des exigences documentaires et réglementaires propres à chaque pays de destination.

Gestion documentaire et appels d’offres internationaux

• Constituer et assurer le suivi des dossiers administratifs pour les appels d’offres internationaux.
• Collecter, vérifier et organiser les documents commerciaux, techniques et réglementaires requis.
• Adapter les dossiers aux exigences spécifiques des clients, des autorités et des marchés de destination.
• Coordonner les traductions, certifications, légalisations et authentifications de documents lorsque nécessaire.
• Garantir la conformité, l’exhaustivité et la transmission des dossiers dans les délais impartis.
• Mettre en place et maintenir un système structuré d’archivage et de gestion documentaire.

Coordination internationale

• Assurer l’interface entre les équipes commerciales, les partenaires techniques et les clients internationaux.
• Participer au suivi administratif des projets et contrats internationaux.
• Contribuer à l’amélioration continue des procédures administratives et documentaires.

Votre profil

• Formation supérieure ou expérience équivalente en commerce international, gestion administrative ou administration des ventes export.
• Expérience confirmée dans le secteur des biens d’équipement industriels , idéalement dans un environnement technique.
• Bonne maîtrise des procédures d’exportation, des documents commerciaux et des formalités douanières.
• Expérience dans la préparation et la gestion documentaire des appels d’offres internationaux appréciée.
• Bonne compréhension des exigences administratives et réglementaires des marchés internationaux.
• Maîtrise des outils bureautiques, notamment MS Office, et aisance avec les systèmes de gestion documentaire.
• Très bonne maîtrise du français et de l’anglais. La connaissance de l’allemand constitue un atout.
• Sens de l’organisation, rigueur et attention aux détails.
• Autonomie, réactivité et capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément.
• Bon relationnel et aptitude à travailler dans un environnement multiculturel.

Nous vous offrons

• Un poste polyvalent au sein d’une entreprise tournée vers les marchés internationaux.
• Des missions variées dans le secteur des équipements industriels.
• Un environnement de travail dynamique, avec des interlocuteurs internationaux.
• Une réelle autonomie et des responsabilités dans la gestion de vos dossiers.
• La possibilité de participer activement à l’amélioration et à la structuration de nos processus export.