Chargé(e) d’accueil / Assistant(e) Administratif(ve)

Cirano Holding; Saint-Denis; Sur place; EUR 21 000 - 27 000; Plein temps

Résumé du poste

CIRANO HOLDING recrute un Chargé d’accueil / Assistant Administratif pour renforcer l’équipe à Saint-Denis. Le poste CDI, 39 heures hebdomadaires, est à pourvoir immédiatement et implique l’accueil, le standard et le relais des informations entre les visiteurs et les services.

Vous assurez le secrétariat, la gestion des courriers, des commandes, des factures et le soutien à la présidence. Une organisation rigoureuse, le sens du service et une maîtrise des outils bureautiques sont indispensables.

Qualifications

• Expérience en accueil et secrétariat appréciée.
• Maîtrise des outils bureautiques et gestion des courriers.
• Capacité à organiser réunions et déplacements.
• Bonne gestion des stocks et relation fournisseurs.

Responsabilités

• Ouvrir et fermer l’accueil et le standard.
• Accueillir et orienter les visiteurs selon les règles de sécurité.
• Gérer les courriers et les commandes des services.
• Rédiger des courriers et archiver les documents.
• Assurer l’assistance au président et gestion des rendez-vous.

Connaissances

Accueil et relation clientèle

Organisation et planning

Rédaction et courrier

Formation

Baccalauréat

Outils

Suite Office

Gestion des stocks

Description du poste

CIRANO HOLDING recrute Chargé(e) d’accueil / Assistant(e) Administratif(ve)

Notre entreprise:

Créé en 1996, CIRANO est un groupe multimédia implanté sur l’Ile de la Réunion.

Le groupe CIRANO est devenu leader dans les activités de radios, de télévision, services aux médias, communication instore et digitale sur la zone des Mascareignes et intervient également dans la gestion de plusieurs sites à vocation touristique ou de loisirs lui permettant de développer ses activités événementielles.

Vous avez envie de rejoindre une équipe dynamique et passionnée ? Vous souhaitez développer vos compétences dans un secteur innovant et mettre en avant votre savoir-faire?

Ne cherchez plus, cette offre est faite pour vous!

Le Poste:

Type de contrat: CDI

Lieu de travail: Saint-Denis

Durée hebdomadaire: 39 heures – du lundi au vendredi

Poste à pourvoir: immédiatement

Vos missions:

Sous la responsabilité de la Directrice des Ressources Humaines vous serez chargé(e) de:

La gestion de l’accueil et du standard téléphonique :

• Ouvrir et fermer l’accueil public et le standard téléphonique,
• Accueillir et orienter les visiteurs dans le respect des règles de sécurité définies,
• Réceptionner, orienter et transmettre les communications téléphoniques,
• Agencer et entretenir son poste de travail et maintenir le confort des locaux de l’accueil en s’assurant plus particulièrement de leur propreté et de leur rangement,
• Trier, enregistrer et assurer la diffusion du courrier postal et autres envois auprès des différents services,
• Assurer la remise du courrier à l’agent de la Poste.

La gestion administrative :

• Mettre à jour l’annuaire interne (entrées/sorties),
• Gérer et mettre à jour les différents affichages,
• Gérer les trousses de secours,
• Gérer les accès visiteurs,
• Réceptionner, centraliser et valider des besoins en consommables, fournitures de bureau, petits matériels et gérer les commandes demandées par les divers services,
• Approvisionner et gérer le stock de consommables et fournitures de bureau accessibles à l’accueil,
• Négocier avec les fournisseurs et assurer le suivi des contrats,
• Centraliser, contrôler, préparer et suivre des factures fournisseurs pour validation par la Direction,
• Assurer le suivi des factures,
• Rédiger des courriers à la demande des différents services,
• Assurer le classement et l’archivage des différents documents,
• Réceptionner des fiches de jeux et prendre contact avec les gagnants,
• Préparer, remettre et suivre les lots radios et télévisés,
• Gérer les stocks cadeaux et relancer les services concernés en cas de rupture de stock,
• Suppléer les assistantes des filiales sur les différentes activités propres à l’organisation du groupe, notamment le médiaplanning et le référencement catalogue,
• Assurer la gestion de l’utilisation des véhicules de service de la société CIRANO HOLDING et de ses filiales et gérer le suivi des contraventions,
• Gérer les déplacements professionnels des collaborateurs et/ou intervenants (billets d’avion, hébergements, …)

L’assistance à la présidence :

• Organiser des réunions, rendez-vous et déplacements,
• Gérer le planning et prendre des rendez-vous,
• Trier les correspondances,
• Rédiger des courriers,

Assistance au Community management:

• Publier les posts sur les réseaux sociaux,
• Gérer les campagnes payantes (Meta Ads) et le boost sur les réseaux sociaux,
• Suivre le bilan de campagne (stats).