Chargé·e d'accueil

Annonay Rhône Agglo; France; Sur place; EUR 21 000 - 27 000; Plein temps

Résumé du poste

Annonay Rhône Agglo recherche un chargé d'accueil pour le service Relation aux usagers afin d'assurer l'accueil et l'information des administrés, tant sur place que par téléphone. Vous serez en première ligne et auditionnerez les demandes via la plateforme mes démarches, orientant vers les services compétents et gérant les affichages et le courrier.

Vous assurerez aussi l’intérim du vaguemestre en période d’absence et participerez à l’organisation des réunions et des événements internes.

Qualifications

• Maîtrise des outils bureautiques (textes et tableaux) et logiciels métier.
• Réactivité et autonomie.
• Qualités relationnelles et humaines, discrétion, adaptabilité, diplomatie.
• Rigueur et organisation.
• Savoir rendre compte à sa hiérarchie.
• Sens du service public et ses valeurs.
• Polyvalence, sens de l'initiative et de l'autonomie.
• Esprit d'équipe et sens relationnel (accueil notamment).

Responsabilités

• Accueil physique et téléphonique des administrés.
• Saisir les demandes des usagers via la plateforme mes démarches pour les réclamations et la collecte des encombrants.
• Transmettre les appels en annonçant les interlocuteurs de manière claire et professionnelle.
• Orienter les usagers vers les personnes et services compétents.
• Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement de la collectivité.
• Adopter une tenue correcte et professionnelle.
• Veiller à l’aménagement et à l’ornement de l’environnement de travail lors des événements.
• Venir en renfort d’autres services après validation du N+1.
• Gestion du courrier: réception, tri, distribution et expédition.
• Vaguemestre en remplacement durant les absences (notamment 3 semaines en août).
• Gestion des informations ou des documents par affichage et archivage au sein des services.
• Créer des fiches procédures et actualiser celles existantes.

Connaissances

Maîtrise des outils bureautiques

Réactivité

Autonomie

Qualités relationnelles

Organisation

Outils

Logiciel courrier

Plateforme mes démarches

Description du poste

Ajouté le 31/07/2026 Valable jusqu'au 30/08/2026 Référence de l'offre O007260731000359 Chargé·e d'accueil Emploi permanent - vacance d'emploi Adjoint administratif, Adjoint adm. principal de 2ème classe, Adjoint adm. principal de 1ère classe Relation aux usagers 35 h 00 DOM DE LA LOMBARDIERE

Davézieux Lien vers l'offre d'emploi

CONTEXTE DU POSTE

A- Le service Population regroupe les questions relatives à l'état civil, la gestion des cimetières communaux, le recensement de la population et le recensement des jeunes, le regroupement familial, les attestations d'accueil.

B- Le service Relation aux usagers est en charge de l'organisation des guichets d’accueil et de l’information au public, du pilotage, de la répartition et du suivi du courrier de la structure mutualisée ainsi que du vaguemestre, de la réservation de salles en interne (mairie et agglo), des élections et de l'organisation du diplôme d'accès aux études universitaires (DAEU).

FINALITÉ DU POSTE

La fonction d'accueil du public est fondamentale pour chaque commune, face à une demande d'information toujours plus large et une législation de plus en plus complexe. Placé(e) sous l'autorité du chef du service de la Relation aux usagers, l'agent chargé(e) d’accueil a pour vocation d'accueillir et renseigner les administrés physiquement et par téléphone. Il/elle est capable d’orienter les personnes vers le bon interlocuteur. Il/ elle est en charge d’ouvrir, d'enregistrer et diffuser le courrier dans les services et il/ elle est en charge de la gestion liée à la réservation de salles de réunion en interne.

Par ailleurs il/elle assurera l’intérim du vaguemestre durant ses absences (congés formation, arrêts, etc..) en particulier 3 semaines en août, période pendant laquelle il ne sera pas possible de poser des congés.

Descriptif du poste

Accueil physique et téléphonique des administrés

• Assurer un accueil physique et téléphonique des administrés, en offrant un accueil de 1er niveau
• Saisir les demandes des usagers par le biais de la plateforme en ligne « mes démarches » pour les réclamations ainsi que pour la collecte des encombrants
• Transmettre les appels en annonçant les interlocuteurs de manière claire et professionnelle
• Orienter les usagers vers les personnes et services compétents
• Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement de la collectivité
• Adopter une tenue correcte et professionnelle
• Veiller à l’aménagement et à l’ornement de l’environnement de travail en prenant en charge la décoration des espaces lors des événements et fêtes
• Venir en renfort d’autres services en cas de besoin (mise sous plis…) après validation du N+1

Gestion des informations ou des documents par voie d’affichage au sein des services

• Trier, classer et archiver des documents
• Rechercher, diffuser, sélectionner et synthétiser les informations
• Créer des fiches procédures et actualiser celles déjà créées

Gestion du courrier

• Assurer la réception, le tri, la distribution et l’expédition du courrier
• Veiller à la gestion efficace et organisée du flux de documents sur le logiciel courrier

Gestion des informations ou des documents par voie d’affichage au sein des services

• Trier, classer et archiver des documents
• Rechercher, diffuser, sélectionner et synthétiser les informations
• Créer des fiches procédures et actualiser celles déjà créées

Vaguemestre en remplacement

• Assurer la gestion de l’acheminement du courrier (A/R) et des divers documents internes, dans le cadre de l’organisation mutualisée.
• Assurer la gestion du courrier pour les partenaires sous conventions (département, syndicat des 3 rivières…)

Profil recherché

Maîtrise des outils bureautiques (textes et tableurs) et logiciels métier

Réactivité et autonomie

Qualités relationnelles et humaines, discrétion, adaptabilité, diplomatie

Rigueur et organisation

Savoir rendre compte à sa hiérarchie

Sens du service public et ses valeurs

Polyvalence, sens de l'initiative et de l'autonomie

Esprit d'équipe et sens relationnel (modalités d'accueil notamment)