Chargé de la coordination du protocole (F/H)

Préfecture du Finistère

Quimper

Hybrid

EUR 32,000 - 52,000

Full time

8 days ago

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Télétravail 1 jour/semaine

Job summary

Préfecture du Finistère recherche un Gestionnaire-instructeur administratif pour instruire les candidatures aux distinctions et veiller au suivi des dossiers. Le poste implique rédaction, vérifications et gestion administrative des dossiers.

Vous assurerez les passages de fichiers, les échanges avec les partenaires et la rédaction des mémoires, tout en organisant les cérémonies et déplacements officiels avec protocole strict.

Qualifications

Rigueur dans la gestion administrative et rédaction de documents officiels.
Maîtrise des outils bureautiques et capacité à produire des documents structurés.
Connaissances juridiques de base et aptitude à l’analyse documentaire.

Responsibilities

Instruire et suivre les candidatures relatives aux grands ordres nationaux et vérifier les dossiers.
Instruire et saisir les dossiers des distinctions et éditer les documents correspondants.
Organiser les cérémonies commémoratives et les visites ministérielles, en assurant le respect du protocole.
Constituer les dossiers d’audience et de déplacement du Préfet et rédiger les courriers officiels.

Skills

Rigueur administrative

Travail en équipe

Maîtrise bureautique

Education

Baccalauréat ou équivalent

Tools

Bureautique

Job description

Catégorie statutaire: B
Groupe RIFSEEP: 2
Domaine fonctionnel
Administration générale
Emploi type / Code fiche de l’emploi-type
Gestionnaire-instructeur administratif / ADM006A

Vos activités principales

Instruction des distinctions honorifiques nationales

Instruire et assurer le suivi des candidatures relatives aux grands ordres nationaux (Légion d’honneur, Ordre national du Mérite) ;
Réaliser les passages de fichiers et les vérifications préalables ;
Assurer les campagnes de prospection et les échanges avec les partenaires afin de constituer un vivier de candidatures ;
Recueillir les éléments nécessaires à la constitution des dossiers et à la rédaction des mémoires ;
Rédiger les mémoires de proposition.

Instruction des distinctions honorifiques et médailles d’honneur

Procéder à l’instruction des dossiers de distinctions honorifiques (médailles d’honneur, médailles de l’administration, actes de courage et de dévouement) ;
Assurer l’instruction et la saisie des dossiers dans les applications dédiées pour les distinctions concernées ;
Éditer et transmettre les diplômes ;
Rédiger les arrêtés et notes de présentation.

Organisation des cérémonies commémoratives

Organiser et animer les réunions de préparation des cérémonies commémoratives;
Rédiger les notes d’organisation;
Envoyer les invitations et suivre les réponses;
Assurer le respect du protocole.

Organisation des visites ministérielles et des déplacements officiels

Préparer le programme des visiteset participer aux visites de reconnaissance;
Envoyer les invitations et suivre les réponses;
Élaborer le dossier du Préfet et du Ministre;
Assurer la déclaration des visites ministérielles dans l’application SEDEM .

Missions complémentaires et appui transversal

Constituer les dossiers d’audience, de réunion et des déplacements du Préfet;
Rédiger les courriers du Préfet (lettres de remerciements, condoléances…) ;
Participer à la rédaction des discours et éléments de langage pour les remises de médailles et autres cérémonies officielles ;
Apporter un soutien ponctuel à l’ensemble des activités du service interministériel de la représentation et de la communication de l’État en fonction des besoins du service.

Conditions particulières d'exercice

Qui contacter:
Cheffe du service: Katell BOTREL-LUGUERN – katell.botrel@finistere.gouv.fr
Adjointe à la cheffe du service: Marion IANOTTO – marion.ianotto@finistere.gouv.fr

Date limite de dépôt des candidatures:
publication réglementaire minimale d'un mois sur MOB-MI et la PEP à compter de la date de publication de la fiche.
http://ressources-humaines.interieur.ader.gouv.fr/index.php/mobilite-postes-vacants

Profil recherché

Votre environnement professionnel
Activités du service
Placé sous l'autorité du directeur de cabinet, le service interministériel de la représentation et de la communication de l’État est chargé, d’une part, de la fonction communication: il a en charge les relations presses, l’élaboration et la coordination de la stratégie de communication interministérielle, sous l’autorité du directeur de cabinet. D’autre part, il gère, sur le volet représentation de l’État, les distinctions honorifiques, les réponses aux interventions, l’organisation des cérémonies mémorielles, des visites ministérielles et les soirées électorales.
Composition et effectifs du service
1 chef de service (A) , 1 adjoint (A) , 3 coordinateurs de pôle (B) et 4 collaborateurs (1 B et 3 C)
Liaisons hiérarchiques
Adjointe à la cheffe de service, cheffe de service et directeur de cabinet
Liaisons fonctionnelles
La direction des sécurités, les sous-préfectures, les services de l’État, les forces de sécurité intérieure, les collectivités locales et organismes divers.

Vos compétences principales mises en œuvre

Connaissances techniques