Chargé de gestion administrative et financière - Projet H2NC (H/F)

IFPRA de Normandie; Mont-Saint-Aignan; On-site; EUR 38,000 - 48,000; Full time

Job summary

IFPRA de Normandie recrute un chargé de gestion administrative et financière H/F pour soutenir le projet H2 Neutralité Carbone (H2NC). Vous assurez le secrétariat, le suivi administratif et financier, et le reporting en collaboration avec la cheffe de projet et les partenaires.

Le poste implique la gestion budgétaire, le contrôle des pièces justificatives et l’élaboration d’outils d’évaluation tout en assurant une communication efficace avec les interlocuteurs internes et externes.

Qualifications

• Niveau minimum bac+2 requis.
• Analyse financière et modélisation budgétaire exigées.
• Gestion de projet et coordination des actions du projet.
• Bonnes capacités rédactionnelles et organisationnelles.

Responsibilities

• Assurer le suivi administratif et financier du projet H2NC.
• Gérer le secrétariat de l’équipe et le suivi des actions portées par les partenaires.
• Élaborer des tableaux de bord et outils de reporting budgétaire et financier.
• Veiller au respect des conventions et des règles de subventionnement.
• Assurer les relations avec les référents financiers et le service comptable.

Skills

Analyse financière

Modélisation budgétaire

Gestion de projet

Communication

Education

Bac+2

Tools

Excel

Pack Office

GANTT

Job description

Contexte

Le développement de la filière hydrogène décarboné en Normandie constitue un enjeu pour relever les défis écologiques et technologiques de l’industrie et contribuer à renforcer l’indépendance énergétique.

L’académie de Normandie porte une vision ambitieuse pour la filière de l’hydrogène décarboné en construction et soutient le projet porté par le Campus CEINE pour le compte de l’académie.

Le Campus des Métiers et Qualifications d’Excellence International Normand des Énergies – CEINE, lauréat de l’AMI-CMA dans le cadre du programme France 2030, porte le projet H2 neutralité CARBONE pour développer une filière de formation professionnelle de l’hydrogène décarboné sur l’axe Seine autour de trois axes:

• Créer un écosystème de formation professionnelle hydrogène à travers la création de deux lieux totem
• Attirer les publics sur des dispositifs culturels et scientifiques pour orienter vers les formations et les métiers de demain
• Créer le 1 er réseau professionnel«hydrogène décarboné» de type Alumni pour favoriser l’insertion professionnelle

L’Institut de la formation professionnelle en région académique Normandie (IFPRA) est un groupement d’intérêt public dont l’une des missions est d’accompagner les Campus des métiers et des qualifications dans la mise en œuvre des projets qu’ils portent. L’IFPRA est l’établissement support RH de l’ensemble de l’équipe projet pour le compte du Campus CEINE et l’employeur du chargé de gestion administrative et financière H/F.

Sous la direction opérationnelle de la cheffe de projet Hydrogène Neutralité Carbone et la validation du responsable de projets AMI-CMA et AAP du pôle DAF de l’IFPRA, le.la chargé.e de gestion administrative et financière assure le suivi administratif et le contrôle financier de l’ensemble des actions financées dans le cadre du projet H2 Neutralité Carbone, opération soutenue par Caisse des dépôts, opérateur de l’Etat - France 2030.

Catégorie / Statut

Contractuel decatégorie B

Résidence administrative

IFPRA de Normandie

Missions principales

Le chargé de gestion administrative et financière H/F assiste la cheffe de projet H2NC dans les affaires courantes du projet H2NC ayant en charge d’une part, le secrétariat de l’équipe H2NC et d’autre part, en charge le suivi administratif et financier des actions H2NC portées par les partenaires, membres du consortium, bénéficiaires de la subvention AMI-CMA

• Traite, à la demande de la cheffe de projets, les différentes opérations liées au secrétariat (traitement, suivi et classement du courrier, suivi des mails répondant aux attentes des partenaires, saisie de courriers à la demande et sous couvert de la cheffe de projet ; réception des colis, prise de RDV à la demande des collaborateurs H2NC, réservation de salles, du matériel technique et logistique, réservation de véhicules, de plateaux-repas, d’hébergements en lien avec le service RH de l’IFPRA…) ;
• Assure le suivi de l’intendance générale des réunions et intervient en termes de soutien logistique et technique en renfort à l’équipe H2NC lors des rencontres et événements (journée de rencontre, formations, salons, séminaires…) ;
• Participe à la préparation des réunions, aux groupes de travail et instances H2NC aux côtés de la cheffe de projet H2NC (suivi des agendas ; envoi et relance des invitations notamment COMOP, préparation des feuilles d’émargement, chevalets ; pots accueil/café, rédaction à la demande des comptes-rendus REOP, …);
• Assure toutes les opérations de suivi et de bonne gestion administrative et financière du projet H2NC, sous couvert de la cheffe de projet H2NC, en appliquant les procédures budgétaires et administratives inscrites dans le vade-mecum H2NC et veille à les faire appliquer auprès des partenaires, porteurs d’actions ;
• Suit la planification des dépenses (contrôle et transmet pour paiement des demandes d’appels de fonds, suivi du versement des enveloppes au fil du projet ; saisie et envoi des notifications budgétaires…);
• Suit le respect des conventions, des règles de subventionnement et la bonne utilisation des fonds alloués auprès partenaires;
• Elabore, en tant que de besoin, des outils et des supports administratifs et financiers (tableaux de bord, graphiques, cartographies…) favorisant l’évaluation du projet H2NC
• Renseigne et transmet à la demande de la cheffe de projet ou du responsable de projets AMI-CMA et AAP les indicateurs financiers et budgétaires pouvant faire l’objet d’enquêtes et participant aux bilans à mi-parcours et/ou bilan final de l’opération H2NC
• Prépare et participe à la saisie, le cas échéant, des documents relatifs au suivi et la gestion financière (supports de présentation PWP, Word, Excel…) en collaboration avec la chargée de communication
• Est l’interlocuteur-trice des référents financiers en charge du suivi administratif et financier des actions pour chaque partenaire, porteur d’action H2NC, en lien avec la cheffe de projet et le responsable de projets AMI-CMA et AAP :
  • Accompagne les porteurs d’actions dans le suivi et l’exécution budgétaire des annexes financières H2NC;
  • Procède à l’enregistrement des différentes opérations financières relatives à la remontée des informations budgétaires;
  • Vérifie l’éligibilité des pièces comptables transmises par les partenaires et en assure le contrôle administratif en s’appuyant sur l’aide et les conseils éventuels du service financier de l’IFPRA ;
  • Procède au classement et à l’archivage des documents budgétaires H2NC et justificatifs éligibles au programme France 2030. le.la chargé.e de gestion administratif et financier travaille, en outre, avec l’expert-comptable et la commissaire aux comptes du CEINE:
• Garantit le suivi et la sécurisation des actes administratifs générés
• Travaille sur l’amélioration des procédures et la mise en place de la dématérialisation des documents;
• Participe à la rédaction et passe le cas échéant, des marchés au titre du CEINE dans le cadre du projet H2NC;

Relations hiérarchiques

Le chargé de gestion administrative et financière H/F est rattaché hiérarchiquement au Directeur de l’IFPRA Normandie.

Sur le plan opérationnel, le chargé de gestion administrative et financière H/F du projet H2NC est sous l’autorité de la cheffe de projet Hydrogène Neutralité Carbone en charge de la coordination du projet en étroite collaboration avec l’ensemble des partenaires, porteurs d’actions et membres du consortium H2NC. Il/Elle rend compte de son activité au responsable de projets AMI-CMA et AAP du pôle DAF de l’IFPRA.

Exigences requises

• Niveau requis: minimum bac+2
• Analyse financière, modélisation budgétaire
• Gestion de projet et partage de l’information
• Pratique de l’accompagnement et du conseil
• Intérêt pour les énergies renouvelables serait apprécié

Particularités fonctionnelles

Déplacements à prévoir sur l’académie de Normandie, au plan régional, voire national, (axe de la Seine), à la demande de la cheffe de Projet et selon les besoins de l’équipe Teams H2NC (réunions avec les partenaires, événements divers etc…) / (Contrat de projet de 3 ans)

Connaissances

• Notions juridiques de droit public et finances publiques
• Connaissance des procédures administratives et financières liées aux AMI CMA
• Connaissance de l’organisation et du fonctionnement d’un campus des métiers et des qualifications et de l’éducation nationale serait appréciée

Profil professionnel

• Gestion des priorités
• Rigueur et sens de l’organisation
• Autonomie
• Capacité d’écoute active et de résolution de problème (Aisance relationnelle)
• Disponibilité et souplesse
• Respect des règles et des délais
• Qualités de synthèse et d’analyse, Capacités rédactionnelles
• Capacité à analyser les enjeux et les contextes
• Savoir travailler en équipe et s’adapter

Compétences opérationnelles

• Maîtriser la logique comptable et de gestion budgétaire
• Maîtriser les techniques d’analyse et de contrôle
• Construire des tableaux de bord d’activité et exploiter les données
• Maîtrise du pack office, GANTT, et de l’outil informatique