Adjoint à la direction du pôle apprentissage H/F

IFPRA de Normandie; Mont-Saint-Aignan; On-site; EUR 42,000 - 56,000; Full time

Job summary

IFPRA de Normandie recherche un adjoint(e) pour piloter le Pôle Apprentissage et assurer l’organisation et le suivi administratif et financier. Vous travaillez sous la responsabilité de la responsable du Pôle Apprentissage et assurez les interfaces avec la DAF et l’Agence comptable, dans un cadre public et réglementaire.

Vous coordonnez les équipes, supervisez le pilotage financier, et contribuez à l’amélioration continue des procédures tout en veillant au respect des délais et des enjeux de

Qualifications

• Expérience confirmée en gestion administrative et financière.
• Expérience en management et pilotage d’équipe.
• Maîtrise des outils bureautiques et des procédures publiques.
• Connaissance des règles juridiques et financières des services publics.

Responsibilities

• Manager les responsables des services recettes et dépenses du Pôle Apprentissage.
• Coordonner et superviser les réponses aux enquêtes et aux financeurs.
• Piloter l’organisation des circuits administratifs et l’outil YPAREO.
• Rendre compte de l’activité et assurer le pilotage transversal avec la DAF et l’Agence comptable.
• Contribuer à l’amélioration continue et au respect de la réglementation.
• Participer à l’organisation des instances et réunions liées au Pôle Apprentissage.

Skills

Gestion administrative

Gestion financière

Management

Pilotage budgétaire

Conduite de projets

Rigueur et confidentialité

Job description

Finalité :

Le ou l’adjointe a pour mission de contribuer à l’organisation et la mise en œuvre de l’apprentissage dans les Etablissements publics et les GRETA de Normandie conformément à la politique académique

Catégorie / Statut :

Contractuel ou titulaire de catégorie A

Résidence administrative :

Mont-Saint-Aignan

Missions principales :

Pilotage administratif et financier du PôleApprentissage :

• Manager les deux responsables des services recettes et dépensesdu Pôle Apprentissage
• Coordonner et superviser, pour le pôle apprentissage, les réponses aux enquêtes de France compétences, des financeurs, des branches, du ministère de l’Education Nationale…
• Piloter l’organisation des circuits administratifs
• Optimiser l’outil de gestion YPAREO en l’adaptant à l’activité du pôle apprentissage
• Piloter les outils de suivi d’activité sur l’administratif et financier afin d’être en mesure de rendre compte de l’activité du Pôle apprentissage:
• Maîtriser les exports de données à partir d'YPAREO et être en mesure de les analyser
• S’assurer que les outils de pilotage permettent de travailler en transversalité avec la DAF et la Direction de l’IFPRA, et les ajuster si besoin en concertation avec les responsables des services Recettes et Dépenses
• Accompagner les équipes des services Recettes et Dépenses dans une dynamique d'amélioration continue et de rigueur dans le suivi des dossiers
• Participer et aider à l’organisation des instances et réunions: Bureaux de l’IFPRA, comités de liaison, conseil de perfectionnement…
• S’assurer du respect de la réglementation
• Travailler en lien étroit avec les établissements afin d'assurer une continuité de la Direction du Pôle apprentissage
• Être l’interlocuteur privilégié du pôle avec le pôle DAF et l’Agence comptable de l’IFPRA

Gestion administrative:

• Piloter et suivre le bon fonctionnement du circuit du conventionnement en lien avec les opérateurs de compétences
• Veiller au respect des délais de facturation et au suivi du recouvrement

Gestion financière:

Investissements:

• Superviser et organiser la gestion des investissements avec le chargé d’appui technique et les collaborateurs qui assurent la gestion des investissements
• Répondre aux appels à projet des OPCO (subventions sur les investissements) en lien avec la responsable du service Dépenses
• Superviser l’attribution et la ventilation des moyens financiers aux établissements

Ressources humaines:

• Participer aux recrutements des nouveaux personnels administratifs, au siège comme en établissement

Amélioration Continue:

• Veiller à la mise en œuvre et au respect du label Eduform (Qualiopi)
• Exploiter les enquêtes de satisfaction
• Proposer des axes d’amélioration

Relations hiérarchiques :

Travaille sous la responsabilité fonctionnelle de la responsable du Pôle Apprentissage de l’IFPRA

Particularités fonctionnelles :

• Travail en équipe
• Déplacements nombreux sur la Normandie
• Permis B et véhicule personnel exigés
• Contrat 1607 heures annuelles

Connaissances :

• Maîtriser le mode de fonctionnement de la formation professionnelle dans l’Éducation Nationale et en particulier l’apprentissage
• Maîtriser les grandes règles juridiques, administratives et financières, organisant le fonctionnement des services publics de l’Etat
• Connaître la comptabilité publique

Profil professionnel :

• Disposer de qualités relationnelles importantes
• Disposer d’une forte capacité d’adaptation
• Savoir appliquer les règles de confidentialité et de secret professionnel
• Savoir prendre des initiatives et être force de proposition
• Savoir fédérer et travailler en équipe
• Faire preuve de diplomatie, de prise de recul et de discernement

Compétences opérationnelles :

• Disposer d’une expérience confirmée en gestion administrative, financière et en management
• Maîtriser les outils bureautiques
• Maitriser les Techniques rédactionnelles et de synthèse
• Maitriser les Techniques de conduite de projets
• Pilotage budgétaire
• Pilotage d’activité
• Rendre compte sur l’activité, ajuster les objectifs et les pratiques pour en tenir compte