CDI - Creative Administration Project Manager - F/H

RIMOWA; Paris; Sur place; EUR 36 000 - 48 000; Plein temps

Résumé du poste

RIMOWA recherche un(e) collaborateur(trice) dynamique et organisé(e) pour assurer la gestion budgétaire et le suivi administratif au sein de l’équipe créative à Paris. À ce titre, vous serez en liaison étroite avec les équipes comptables et juridiques, et vous veillerez au respect des procédures et des délais.

Les missions incluent la coordination du calendrier de tournage et la gestion des échantillons, la préparation des devis et le suivi des fournisseurs, avec une attention particulière au

Qualifications

• Expérience dans des fonctions administratives et comptables, de préférence dans un environnement créatif et dynamique.
• Très à l’aise avec les chiffres et maîtrise d’Excel.
• Solides compétences organisationnelles et capacité à mener plusieurs tâches de front, avec un sens aigu du détail.
• Excellentes compétences en communication et en relations interpersonnelles, avec une capacité à collaborer efficacement entre les équipes.
• Maîtrise de la suite Microsoft Office et des autres outils pertinents.
• Parfaite maîtrise de l’anglais.

Responsabilités

• Gérer le budget et la facturation de l’équipe, en lien avec l’équipe comptable.
• Surveiller les finances pour respecter le budget annuel.
• Assurer la liaison entre l’équipe créative et les services financiers.
• Enregistrer fournisseurs et traiter factures selon les délais et procédures.
• Relancer les soldes impayés et gérer les comptes clients.
• Organiser et piloter les appels d’offres annuels auprès des sociétés de production.
• Gérer les contrats avec les fournisseurs externes et assurer la conformité juridique des activités créatives.
• Planifier et coordonner le calendrier de tournage et des échantillons pour les projets créatifs.
• Préparer, mettre en forme et diffuser des présentations internes et externes.
• Veiller au classement des ressources sur le serveur et supervisor stock d’échantillons.
• Coordonner les enlèvements et livraisons par DHL selon le planning.
• Collaborer avec les équipes internes et s’adapter aux besoins du tournage.

Connaissances

Excel

Organisation

Communication

Anglais

Budgets

Outils

Microsoft Office

Description du poste

Shoot Calendar & Samples Coordination

Bienvenue chez RIMOWA, la première Maison Allemande du Groupe LVMH.

Nous recherchons un(e) collaborateur(trice) dynamique et organisé(e) qui jouera un rôle essentiel dans le bon fonctionnement de notre équipe créative.

Responsabilités:

Gestion du budget & de la facturation

• Assurer la gestion et l’évolution du budget et des transactions financières de l’équipe
• Surveiller les finances de l’équipe afin de respecter le budget en fin d’année
• Assurer la liaison entre l’équipe créative et l’équipe comptable et financière, en favorisant une communication et une collaboration claires.
• Enregistrer les fournisseurs et traiter les factures en vue de leur paiement dans les délais, en veillant au respect des protocoles financiers.
• Gérer de manière proactive les comptes clients en relançant les soldes impayés
• Assurer les tâches administratives selon les besoins, en faisant preuve de flexibilité et d’une volonté d’apporter son aide partout où cela est nécessaire
• Organiser un appel d’offres annuel auprès des sociétés de production et vérifier l’exactitude des devis reçus

Affaires juridiques & contrats

• Gérer et piloter l’ensemble des contrats avec les fournisseurs externes en collaboration avec l’équipe juridique
• Assurer la liaison entre l’équipe créative et l’équipe juridique, en veillant à la conformité juridique de toutes les activités créatives

Coordination du calendrier de tournage & des échantillons

• Gérer le calendrier de tournage de l’équipe, en organisant et en coordonnant les réunions afin de recueillir les demandes des différentes équipes internes
• Fournir aux équipes internes un calendrier de tournage comprenant la liste des plans et les dates de livraison de tous les éléments visuels
• Participer à la préparation, à la mise en forme et à la diffusion de présentations destinées à des publics internes et externes
• Vérifier la synthèse des ressources et veiller à ce que l’ensemble du contenu soit correctement classé sur le serveur
• Superviser le stock d’échantillons de produits, en garantissant un suivi et une organisation rigoureux
• Coordonner les enlèvements et livraisons d’échantillons par DHL conformément aux plannings de tournage, contribuant ainsi au bon déroulement des projets créatifs
• Expérience dans des fonctions administratives et comptables, de préférence dans un environnement créatif et dynamique
• Très à l’aise avec les chiffres et maîtrise d’Excel
• Solides compétences organisationnelles et capacité à mener plusieurs tâches de front, avec un sens aigu du détail.
• Excellentes compétences en communication et en relations interpersonnelles, avec une capacité à collaborer efficacement entre les équipes.
• Maîtrise de la suite Microsoft Office et des autres outils pertinents.
• Parfaite maîtrise de l’anglais, car il s’agit de la langue principale utilisée au sein de l’équipe et dans l’ensemble de l’organisation.

La célébration de notre culture inclusive et diverse est au cœur de notre ADN. Nous savons que pour que notre entreprise prospère, nous devons pouvoir compter sur des talents diversifiés, avec des origines, des compétences et des capacités différentes dans chacun des pays dans lesquels nous opérons et pour refléter notre large clientèle. Nous considérons la diversité comme l'un des facteurs clés de la croissance de notre Maison.