CDI - Creative Administration Project Manager - F/H

RIMOWA GmbH; Paris; On-site; EUR 36,000 - 48,000; Full time

Job summary

RIMOWA GmbH recherche un(e) collaborateur(trice) dynamique et organisé(e) pour soutenir notre équipe créative dans la gestion du calendrier de tournages et des échantillons. Vous assurerez la gestion du budget et des factures, assurerez la liaison avec l’équipe comptable et suivrez les contrats avec les fournisseurs, tout en garantissant la conformité et la traçabilité.

Le poste nécessite une excellente maîtrise d’Excel, une rigueur administrative et de fortes capacités rédactionnelles et

Qualifications

• Expérience en fonctions administratives et comptables souhaitée dans un environnement créatif et dynamique.
• Maîtrise des chiffres et d’Excel.
• Excellentes compétences organisationnelles et capacité à mener plusieurs tâches de front.
• Excellentes capacités de communication et relations interpersonnelles.
• Maîtrise parfaite de l’anglais.

Responsibilities

• Gérer le budget et les factures, suivre les dépenses et relancer les paiements.
• Assurer liaison entre l’équipe créative et les équipes comptable et financière.
• Gérer les contrats avec les fournisseurs externes avec l’équipe juridique.
• Coordonner le calendrier de tournage et la gestion des échantillons; préparer les réunions et présentations.
• Veiller au classement et à l’organisation des ressources et du stock d’échantillons; organiser les enlèvements et livraisons.

Skills

Budget management

Coordination

Excel

Communication

Anglais courant

Tools

Microsoft Office

Job description

Shoot Calendar & Samples Coordination

Bienvenue chezRIMOWA, la première Maison Allemande du Groupe LVMH.

Nous recherchons un(e) collaborateur(trice) dynamique et organisé(e) qui jouera un rôle essentiel dans le bon fonctionnement de notre équipe créative.

Responsabilités :

Gestion du budget & de la facturation

• Assurer la gestion et l’évolution du budget et des transactions financières de l’équipe
• Surveiller les finances de l’équipe afin de respecter le budget en fin d’année
• Assurer la liaison entre l’équipe créative et l’équipe comptable et financière, en favorisant une communication et une collaboration claires.
• Enregistrer les fournisseurs et traiter les factures en vue de leur paiement dans les délais, en veillant au respect des protocoles financiers.
• Gérer de manière proactive les comptes clients en relançant les soldes impayés
• Assurer les tâches administratives selon les besoins, en faisant preuve de flexibilité et d’une volonté d’apporter son aide partout où cela est nécessaire
• Organiser un appel d’offres annuel auprès des sociétés de production et vérifier l’exactitude des devis reçus

Affaires juridiques & contrats

• Gérer et piloter l’ensemble des contrats avec les fournisseurs externes en collaboration avec l’équipe juridique
• Assurer la liaison entre l’équipe créative et l’équipe juridique, en veillant à la conformité juridique de toutes les activités créatives

Coordination du calendrier de tournage & des échantillons

• Gérer le calendrier de tournage de l’équipe, en organisant et en coordonnant les réunions afin de recueillir les demandes des différentes équipes internes
• Fournir aux équipes internes un calendrier de tournage comprenant la liste des plans et les dates de livraison de tous les éléments visuels
• Participer à la préparation, à la mise en forme et à la diffusion de présentations destinées à des publics internes et externes
• Vérifier la synthèse des ressources et veiller à ce que l’ensemble du contenu soit correctement classé sur le serveur
• Superviser le stock d’échantillons de produits, en garantissant un suivi et une organisation rigoureux
• Coordonner les enlèvements et livraisons d’échantillons par DHL conformément aux plannings de tournage, contribuant ainsi au bon déroulement des projets créatifs
• Expérience dans des fonctions administratives et comptables, de préférence dans un environnement créatif et dynamique
• Très à l’aise avec les chiffres et maîtrise d’Excel
• Solides compétences organisationnelles et capacité à mener plusieurs tâches de front, avec un sens aigu du détail.
• Excellentes compétences en communication et en relations interpersonnelles, avec une capacité à collaborer efficacement entre les équipes.
• Maîtrise de la suite Microsoft Office et des autres outils pertinents.
• Parfaite maîtrise de l’anglais, car il s’agit de la langue principale utilisée au sein de l’équipe et dans l’ensemble de l’organisation.

La célébration de notre culture inclusive et diverse est au cœur de notre ADN. Nous savons que pour que notre entreprise prospère, nous devons pouvoir compter sur des talents diversifiés, avec des origines, des compétences et des capacités différentes dans chacun des pays dans lesquels nous opérons et pour refléter notre large clientèle. Nous considérons la diversité comme l'un des facteurs clés de la croissance de n otre Maison.