CDI – Assistante de département H/F

Naval Group; France, Ollioules; Hybride; EUR 32 000 - 42 000; Plein temps

Résumé du poste

NAVAL GROUP recherche un(e) assistant(e) administratif(ve) pour soutenir le département et optimiser la gestion administrative et logistique des activités quotidiennes.

Vous devrez organiser les agendas, accueillir les interlocuteurs et préparer les dossiers. Une expérience d’au moins 3 ans et la maîtrise du Pack Office sont requises, avec une appétence pour l’anglais dans le cadre des programmes exports.

Qualifications

• Formation BTS/DUT/Bac+2 ou équivalent en gestion administrative d'entreprise.
• Expérience significative d'au moins 3 ans dans ce domaine.
• Maîtrise des outils bureautiques (Pack Office).
• Savoir hiérarchiser les priorités et être autonome.
• Anglais courant apprécié dans le cadre des activités export.

Responsabilités

• Organiser l’agenda d’un ou plusieurs managers et l’accueil des visiteurs.
• Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques, gérer le courrier et les courriels.
• Préparer et organiser la logistique des événements et réunions professionnelles.
• Participer à la préparation et au suivi des dossiers administratifs.
• Gérer l’archivage et le classement des documents du département.

Connaissances

Gestion administrative

Organisation d'agenda

Communication

Autonomie

Formation

BTS / DUT / Bac+2

Outils

Pack Office

Description du poste

Mots clés (ex : ingénieur commercial Paris)

Rattaché(e) à un ou plusieurs Responsables de département vous prenez en charge les activités administratives du département et accompagnez au quotidien les équipes afin de faciliter et d’optimiser la gestion administrative et logistique de leurs activités

A ce titre, vos principales missions consistent à :

1. Organisation de l’agenda d’un ou plusieurs managers et l’accueil
   • Gérer l’agenda et l’emploi du temps quotidien d’un ou plusieurs managers de niveau Responsable de Département ou Responsable de service (prise de RDV, courriers, e-mails, congés…) ; anticipe les éventuelles difficultés d’organisation et choisit la solution à y apporter
   • Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques
   • Accueillir physiquement les rendez-vous
   • Préparer et organiser la logistique des différents événements professionnels (réunions, déplacements, interventions orales, conférences téléphoniques…)
   • Participer à la préparation des dossiers nécessaires à la mission d’un manager (documentation, rapports, supports de communication, notes diverses pour les réunions…)
   • Participer en amont à la préparation et le suivi des dossiers
2. Gestion et suivi, archivage des comptes rendus et documentation des managers
   • Réceptionner et trier le courrier pour ne présenter au manager que les informations essentielles

Vous êtes issu(e) d'une formation BTS / DUT / Bac+2 ou équivalent en gestion administrative d'entreprise.
- Vous possédez une expérience significative d'au moins 5 ans dans ce domaine.
- Vous maîtrisez les outils de bureautique (Pack Office).
- Vous savez hiérarchiser les priorités.
- Vous êtes autonome, polyvalent(e), rigoureux(se) et doté(e) de qualités relationnelles. Votre sens du service et de l’organisation sont des atouts pour réussir à ce poste.
La pratique de l’anglais courant est un plus, de par l’activité Programmes Exports de la Direction.

Durée indéterminée

Niveau d'expérience min. requis

3 ans et plus

Niveau d'études min. requis

BTS / DUT / Bac+2 ou équivalent

Domaines d'études

Informatique / Système Information /Télécommunication

Informations générales

Organisation

NAVAL GROUP
Acteur international du naval de défense, Naval Group est partenaire des États dans la maîtrise de leur souveraineté maritime. Grâce à des savoir-faire et des moyens industriels exceptionnels, il conçoit, réalise, intègre, maintient en service et modernise des sous-marins, des navires de surface et des drones ainsi que leurs systèmes, leurs armes et leurs équipements, jusqu'à la déconstruction.
UN ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL POSITIF
Implantés sur 9 sites en France et dans 17 pays, nous valorisons un environnement de travail agréable, favorisant la diversité des profils, l'esprit d'équipe et le bien-être. Cela se concrétise par une mixité sociale, des accords pour la qualité de vie au travail, un engagement dans le développement professionnel via la formation continue et l'implication des collaborateurs et collaboratrices dans la mise en œuvre collective de notre stratégie de responsabilité sociétale de l'entreprise (RSE).
NOS CHIFFRES CLEFS
17 170 collaborateurs et collaboratrices
4,6 milliards d'euros de chiffre d'affaires