CDI - Assistant.e Administratif.ve Maintenance/Exploitation IRVE - H/F

TOHMO; Paris; Hybrid; EUR 42,000 - 66,000; Full time

Benefits offered by this job

Bureaux idéalement situés en plein c?

Jusqu'à 3 jours de télétravail par.sem

Remboursement à 100% des abonnements

Job summary

TOHMO recherche un(e) assistant(e) de coordination énergie pour piloter les processus administratifs et assurer la continuité des services sur notre patrimoine d'infrastructures de recharge pour VE.

Vous travaillerez comme interface entre équipes internes, prestataires, clients et syndics, avec une orientation sécurité et conformité, et une organisation efficace du planning des interventions.

Qualifications

• Formation Bac+2/Bac+3 en Gestion/Administration ou Management de projet.
• Expérience d'au moins 2 ans dans l'assistanat de projet, la gestion administrative de travaux, de maintenance ou d'exploitation.
• Bonne organisation et capacité à gérer plusieurs dossiers et interlocuteurs.

Responsibilities

• Gérer les sinistres et les mises en demeure: déclaration, constitution des dossiers, suivi jusqu'à clôture.
• Planifier et coordonner les interventions de maintenance (préventive et curative) et gérer les accès et les prestataires.
• Réaliser les devis SAV et suivre leur acceptation; contrôler les PDL résiliés et actions correctives.
• Référencer et assurer la conformité des documents de nos partenaires de maintenance; établir le plan de prévention annuel et les plans spécifiques aux sites B2B.
• Assurer la continuité des missions de l'équipe d'Assistance à l'Exploitation: commandes, contrôle des interventions, facturation et logistique.

Skills

Excel / Sheets

CRM

Planification

Salesforce

Communication

Organisation

Rigueur

Education

Bac+2/Bac+3 en Gestion/Administration ou Management de projet

Tools

CRM (ex. Salesforce)

Job description

Votre rôle :

Rattaché.e au Responsable du pôle Performance, vous êtes au cœur de l'exploitation de notre patrimoine d'infrastructures de recharge pour véhicules électriques. Véritable interface entre nos équipes internes, nos prestataires, nos clients, les syndics et le Gestionnaire du Réseau de Distribution Électrique, vous pilotez les processus administratifs qui garantissent la continuité de service, la conformité et la sécurité de nos installations.

Vos missions principales :

1. Gestion des sinistres et des mises en demeure

• Animer et piloter le processus de gestion des sinistres : déclaration, constitution des dossiers, suivi auprès des assureurs et des parties prenantes (expert, commissaire de justice, service juridique, etc) jusqu'à clôture.

• Réceptionner et traiter les mises en demeure : analyse, orientation vers la bonne équipe, animation avec le service juridique et suivi des réponses dans les délais.

2. Planification et coordination des interventions de maintenance

• Animer le processus de maintenance préventive : planification des campagnes, suivi de réalisation et contribution à son automatisation.

• Planifier les interventions de maintenance curative : gestion des accès, contact avec les clients et les syndics, organisation de l'agenda des électriciens et déclenchement de nos prestataires.

• Gérer les interventions du Gestionnaire du Réseau de Distribution Électrique sur nos points de livraison (PDL) en exploitation : gestion des accès, planification et coordination de la présence d'un technicien interne ou externe.

3. Devis SAV et suivi des points de livraison

• Réaliser les devis SAV et en assurer le suivi jusqu'à acceptation.

• Animer le processus de contrôle des PDL résiliés : identification, vérifications et actions correctives avec les équipes concernées.

4. Conformité documentaire de nos partenaires de maintenance

• Référencer nos partenaires de maintenance et tenir à jour leurs documents légaux (attestations, assurances, habilitations…).

• Établir et mettre à jour le plan de prévention annuel ainsi que les plans de prévention spécifiques à nos sites B2B.

5. Continuité des missions de l'équipe d'Assistance à l'Exploitation

Pendant les congés des membres de l'équipe d'Assistance à l'Exploitation, vous assurez la continuité de leurs missions :

• Commandes fournisseurs : émettre les bons de commande de maintenance préventive et curative dans notre CRM, suivre leur validation et relancer les partenaires en cas de retard.

• Contrôle des interventions : collecter, vérifier et archiver les rapports d'intervention, contrôler leur cohérence avec les commandes et les bordereaux de prix, mettre à jour les statuts.

• Facturation : émettre les devis et factures clients, rapprocher et approuver les factures fournisseurs, traiter les litiges de facturation.

• Logistique : réaliser les bons de livraison pour l'envoi de pièces et de matériel, suivre les retours matériel (SAV, garanties).

Ce poste est fait pour vous si :

Vous souhaitez intégrer une entreprise en croissance, dans un secteur porteur de sens. Vous disposez d'une formation de niveau Bac+2/Bac+3 en Gestion/Administration ou Management de projet, et d'une expérience d'au moins 2 ans dans l'assistanat de projet, la gestion administrative de travaux, de maintenance ou d'exploitation (électricité, BTP, gestion immobilière, etc.), ou toute autre expérience comparable. Vous êtes reconnu(e) pour votre organisation et votre capacité à gérer plusieurs dossiers et interlocuteurs simultanément sans perdre le fil. Communication : vous avez le sens du contact, êtes à l'aise au téléphone avec les clients et les syndics, et savez faire preuve d'assertivité dans vos relances. Outils : vous êtes à l'aise avec les outils informatiques et collaboratifs. Une connaissance de Salesforce est un plus. Une première expérience en gestion de sinistres, une connaissance des plans de prévention ou du fonctionnement du Gestionnaire du Réseau de Distribution Électrique sont de véritables atouts, tout comme une connaissance du secteur de la mobilité électrique (IRVE), bien que non obligatoires.

Les compétences clés pour ce poste : Compétences techniques : Maîtrise des outils informatiques, en particulier Excel / Sheets (TCD, formules avancées). Aisance avec les logiciels de gestion (CRM) et les outils de planification. Bonne compréhension des processus administratifs liés à la maintenance : devis, sinistres, documents réglementaires et prévention des risques. Savoir-être : Rigueur et méthode : vous suivez des dossiers à enjeux (sinistres, mises en demeure, conformité) et faites preuve de précision. Sens de l'organisation : capacité à gérer un volume important de dossiers, à prioriser les urgences et à tenir des plannings partagés. Communication et diplomatie : vous interagissez quotidiennement (à l'écrit comme à l'oral) avec des prestataires, des clients, des syndics, le Gestionnaire du Réseau de Distribution Électrique et nos équipes internes. Ténacité : capacité à relancer efficacement vos interlocuteurs pour obtenir un accès, un document manquant ou faire avancer un dossier. Esprit d'amélioration continue : vous êtes force de proposition pour simplifier et automatiser les processus.

Ce que nous avons à vous offrir :

• Des bureaux idéalement situés en plein cœur de Paris (9ème arrondissement)
• Une organisation flexible : jusqu'à 3 jours de télétravail par semaine pour favoriser l'équilibre entre vie pro et perso
• Remboursement à 100% des abonnements de transports en commun
• Carte Swile pour profiter de la multitude de bonnes adresses qui nous entourent
• Accès à la plateforme de notre CSE “Leeto” permettant de bénéficier de nombreuses offres culturelles, sportives…
• Une vie d’entreprise dynamique et engagée : afterworks, activités sportives (foot, escalade, course à pied…) via notre communauté “Ze bouge”. Possibilité de s’engager sur des projets à impact (fresques du climat et de la mobilité, actions solidaires…)

Les prochaines étapes :

Notre processus de recrutement Échange RH (30 min) : Un premier contact avec notre équipe RH pour faire connaissance, échanger sur votre parcours, vos motivations et vérifier notre affinité mutuelle. Entretien Métier & Opérationnel avec votre Manager (45 min à 1h) : Une discussion approfondie sur vos compétences techniques, les missions concrètes du poste et vos futures collaborations au quotidien. Échange Stratégique avec le Directeur Général (20/30 min) : Un moment dédié à la vision de l'entreprise, votre compréhension de nos enjeux de croissance et l'impact de votre rôle. Rencontre avec l'un des Fondateurs : Un échange privilégié avec l'un de nos cofondateur pour partager nos ambitions à long terme, valider l'adéquation avec notre culture d'équipe et répondre à vos dernières questions.