Attaché(e) d’administration

OIF; Paris; On-site; EUR 38,000 - 46,000; Full time

Benefits offered by this job

Transport A/R du lieu recrutement au L

Indemnité de première installation

Régime de prévoyance

Job summary

Organisation internationale de la Francophonie (OIF) recrute un Attaché(e) d’administration pour renforcer la Direction de l’Administration et des Finances. Le poste est à pourvoir en recrutement international, niveau P2, avec une durée initiale de 3 ans renouvelables et probation de 6 mois.

Le candidat devra posséder un Master et au moins 3 ans d’expérience en gestion administrative, maîtriser le pack MS Office et internet, et démontrer des qualités rédactionnelles et organisationnelles dans un

Qualifications

• Master au minimum dans les domaines de l’administration, relations internationales ou gestion de projets ou équivalent.
• Maîtriser les outils informatiques (pack Microsoft Office, internet) et démontrer des capacités rédactionnelles, d’analyse et de synthèse.
• Capacité à planifier, organiser et hiérarchiser les priorités et à travailler en équipe dans un milieu interculturel.

Responsibilities

• Participer à la rédaction, la mise en forme et la finalisation des documents administratifs du Bureau, assurer leur suivi, archivage et classement.
• Préparer et suivre les notes de service, notes de suivi et autres documents administratifs.
• Enregistrer et orienter les dossiers transmis par les unités administratives, veiller au respect des échéances et à la traçabilité.
• Mettre à jour les outils et tableaux de bord pour le suivi des dossiers soumis à l’Administrateur(trice) et relancer les unités concernées.
• Contribuer à la préparation des dossiers soumis à l’attention ou à la validation de l’Administrateur(trice) et assurer leur complétude administrative.
• Traiter et suivre les courriers entrants et sortants du Bureau et les classer.
• Assurer la circulation fluide de l’information entre le Bureau et les unités administratives et respecter les circuits de validation.

Skills

Rédaction professionnelle

Analyse et synthèse

Travail en équipe

Planification et organisation

Education

Master en Administration/Relations internationales/gestion de projets

Tools

Microsoft Office

Internet

SAP

Job description

L’Organisation internationale de la Francophonie (OIF) regroupe 90 États et gouvernements (53 membres, 5 membres associés et 32 observateurs) répartis sur les cinq continents, rassemblés autour du partage d’une langue commune : le français. Consciente des liens que crée entre ses membres le partage de la langue française et de valeurs universelles, elle œuvre au service de la paix, de la coopération, de la solidarité et du développement durable.

Titre du poste : Attaché(e) d’administration

Unité administrative : Direction de l’Administration et des Finances (DAF)

Statut et grade : Emploi à recrutement international / Niveau P, grade à partir de P2 échelon 1

Durée de l’engagement : 3 ans renouvelables, assortie d’une période probatoire de 6 mois

Traitement annuel de base : 42 674 Euros

Autres avantages : En cas de recrutement en dehors du lieu d’affectation : prise en charge du transport A /R du lieu de recrutement au lieu d’affectation (+ indemnité de première installation)

Participation au régime de prévoyance de l’Organisation

Date limite d’envoi des candidatures : le 29 octobre 2026

Numéro de l’appel à candidatures : AC/SRH, N° 12/2026 du 08 octobre 2026

Sous l’autorité du Directeur de l’administration et des finances et affecté(e) au Bureau de l’Administratrice (BUR ADM), sous la responsabilité du Directeur dudit Bureau, l’Attaché(e) d’administration aura pour principale mission de contribuer au bon fonctionnement du Bureau et à la bonne exécution de ses activités, dans le respect des procédures, règles et méthodes de travail applicables au sein de l’Organisation.

À ce titre, il/elle est notamment chargé(e) de :

• participer à la rédaction, à la mise en forme et à la finalisation des documents administratifs du Bureau, et en assurer le suivi, l’archivage et le classement ;
• préparer et assurer le suivi des notes de service, notes de suivi, correspondances et autres documents administratifs relevant du Bureau ;
• réceptionner, enregistrer, orienter et assurer le suivi des dossiers transmis au Bureau par les différentes unités administratives, en veillant au respect des échéances et à la traçabilité de leur traitement ;
• tenir à jour les outils et tableaux de bord permettant le suivi des dossiers soumis à l’Administrateur(trice) et, le cas échéant, effectuer les relances nécessaires auprès des unités concernées ;
• contribuer à la préparation des dossiers soumis à l’attention ou à la validation de l’Administrateur(trice), en s’assurant de leur complétude administrative ;
• assurer le traitement et le suivi des courriers entrants et sortants du Bureau, notamment leur tri, enregistrement, distribution, transmission et classement ;
• contribuer à la circulation fluide de l’information entre le Bureau de l’Administratrice et les différentes unités administratives, dans le respect des circuits de validation établis ;
• participer à l’amélioration et à l’actualisation des outils, méthodes et procédures de gestion administrative du Bureau, conformément aux règles en vigueur au sein de l’Organisation ;
• contribuer à l’organisation administrative et logistique des réunions, missions, rencontres et événements relevant du Bureau, notamment par la préparation des dossiers et documents nécessaires ;
• assurer, selon les besoins, la préparation des supports de réunion, le suivi des éléments attendus des différentes unités et la conservation des documents afférents ;
• contribuer à la gestion documentaire du Bureau, notamment à l’organisation, la sécurisation et l’archivage des dossiers physiques et numériques, dans le respect des règles de confidentialité ;
• veiller à la qualité formelle, à la cohérence et à la conformité administrative des documents traités par le Bureau ;
• contribuer au suivi des échéances, priorités et demandes adressées au Bureau afin de faciliter leur traitement dans les délais requis
• apporter un appui administratif ponctuel aux activités transversales conduites par le Bureau ;
• exécuter toute autre tâche relevant de son domaine de compétences qui lui serait confiée par l’Administrateur(trice), en fonction des nécessités du service.

Le/La candidat(e) au poste devra :

• être ressortissant(e) d’un Etat ou gouvernement membre de l’OIF ;
• être titulaire d’un diplôme universitaire de niveau Master au minimum dans les domaines de compétences du poste, notamment l’administration, les relations internationales ou la gestion de projets, ou dans tout autre domaine en lien avec les tâches confiées ;
• avoir une expérience professionnelle d’au moins trois (3) ans en gestion administrative, idéalement au sein d’une administration publique et/ou d’une organisation internationale ;
• maîtriser les outils informatiques courants (pack Microsoft Office, internet) ;
• avoir une parfaite maîtrise de la langue française ainsi que des bonnes capacités de rédaction, d’analyse et de synthèse ;
• démontrer une aptitude à planifier, organiser et hiérarchiser les priorités et à travailler en respectant les règles et les délais requis ;
• être en mesure de travailler avec efficacité dans l’urgence et dans un milieu interculturel ;
• avoir de bonnes qualités relationnelles et de bonnes capacités à travailler en équipe et/ou avec des partenaires extérieurs ;
• avoir une expérience d’un ERP, notamment SAP, constitue un atout ;
• avoir une expérience internationale ainsi qu’une bonne connaissance de la Francophonie institutionnelle sont considérées comme des atouts.

L’Organisation internationale de la Francophonie est une organisation non-fumeur. Une attention particulière sera apportée aux candidatures féminines ainsi qu’aux candidatures émanant des ressortissants d’États et de gouvernements membres non représentés ou sous-représentés au sein de l’Organisation.

L’âge de départ à la retraite au sein de l’Organisation est fixé à 65 ans.