Assistant(e) d’administration - appui aux projets/programmes

francophoniecarrieres; Paris; Sur place; EUR 38 766 - 47 381; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Allocations statutaires

Régime de prévoyance

Indemnités du personnel

Résumé du poste

Assistant(e) d’administration – appui aux projets/programmes au sein de la DAPG, basé à Paris, 3 ans renouvelables, potentiel CDI après 3 ans, statut local.

Rattaché(e) à la direction des affaires politiques et de la gouvernance démocratique, vous assurerez le suivi administratif et financier des projets et la rédaction de documents en lien avec les responsables de dossiers.

Qualifications

• Baccalauréat +2 minimum dans l’assistanat, la gestion de projets ou domaine connexe.
• Expérience professionnelle d’au moins 3 ans en assistant administration ou domaine similaire.
• Maîtrise des outils bureautiques et du logiciel SAP.
• Connaissance de l’environnement institutionnel et de confidentiality.

Responsabilités

• Gérer et suivre administrativement et financièrement les projets.
• Rédiger et suivre les documents (cahiers des charges, protocoles, contrats).
• Gérer les comptes fournisseurs et les paiements via SAP.
• Veiller au respect des procédures et à la confidentialité des informations.
• Organiser missions, événements et formations avec les prestataires et partenaires.
• Suivre le financement et le budget des projets.
• Conserver et archiver les documents liés aux charges.
• Effectuer d’autres tâches confiées par les responsables.

Connaissances

Travail en équipe

Organisation

Polyvalence

Analyse et synthèse

Français courant

Formation

Bac+2 en assistanat / gestion de projets

Outils

SAP

Word

Excel

Internet

Description du poste

Titre du poste: Assistant(e) d’administration - appui aux projets/programmes

Unité administrative: Direction des affaires politiques et de la gouvernance démocratique (DAPG)

Lieu d’affectation: Paris, France

Statut et grade: Emploi à recrutement local / Niveau B, Grade B4 échelon 1

Durée de l’engagement: 3 ans renouvelables, assortie d’une période probatoire de 6 mois, possibilité de renouvellement en CDI à l’issue des 3 ans

Traitement annuel de base: 43 074 Euros

Autres avantages: Allocations et indemnités prévues par le Statut du personnel

Participation au régime de prévoyance de l’Organisation

Date limite d’envoi des candidatures: le 08 juillet 2026

Numéro de l’appel à candidatures: AC/SRH, N° 07/2026 du 17 juin 2026

FONCTIONS PRINCIPALES

Au sein de la Direction des affaires politiques et de la gouvernance démocratique (DAPG), sous la supervision des Coordonnateurs des projets 11 «Prévention et lutte contre les désordres de l’information » et 12 « Accompagnement des processus démocratiques », l’Assistant(e) d’administration - appui aux projets/programmes, dont le temps sera partagé entre les deux projets (50% projet 11 et 50% projet 12), aura pour principales missions:

• contribuer à la réalisation des projets et au bon déroulement des activités de la Direction des affaires politiques et de la gouvernance démocratique;
• d’assurer la gestion et le suivi administratif et financier des projets au moyen d’outils dédiés.

A ce titre, l’Assistant(e) d’administration sera chargé(e) de :

• contribuer à la gestion et à la mise en œuvre effective et efficace des projets de la DAPG, en assurant le suivi et la reddition des comptes en conformité avec les directives en vigueur au sein de l’OIF ;
• contribuer à la rédaction et au suivi de la validation des documents (termes de références, protocoles d’accord de subvention, contrats d’expertise, contrats de prestation de services, notes administratives etc...), en lien avec les responsables de dossiers au sein de chaque pôle ;
• assurer la gestion des processus de création de comptes fournisseurs, d’engagements juridiques et de paiements dans le logiciel SAP, en veillant au respect du Règlement financier de l’OIF, en lien avec la Direction de l’Administration et des Finances ;
• contribuer au respect des règles de circulation interne des documents, des procédures administratives et financières et de la confidentialité des informations détenues dans les dossiers de la Direction ;
• contribuer à l’organisation de missions, d’évènements, de formations en assurant le lien avec les prestataires et partenaires impliqués dans la mise en œuvre, en lien avec la Direction de l’Administration et des Finances;
• contribuer au suivi financier et budgétaire régulier des projets;
• contribuer à la conservation et à l’archivage des documents issus des charges susmentionnées;
• s’acquitter de toute autre tâche connexe confiée par les responsables hiérarchiques pour permettre le bon fonctionnement de la DAPG.

Le/La candidat(e) au poste devra :

• être ressortissant(e) d’un État ou gouvernement membre de l’Organisation internationale de la Francophonie et détenir une autorisation de travail à plein temps sur le territoire français en cours de validité au moment de la candidature et tout au long du contrat ;
• être titulaire d’un diplôme d’études supérieures de niveau Bac+2 minimum dans le domaine de l’Assistanat, de la gestion de projets ou dans tout autre domaine en lien avec les tâches confiées ;
• avoir une expérience professionnelle pertinente d’au moins trois (3) ans en tant qu’assistant(e) administration ou en lien avec la nature du poste ;
• maitriser les techniques d’assistanat, de bureautique, de classement et d’archivage;
• avoir une connaissance générale de l’environnement institutionnel de l’OIF et de ses partenaires de projets;
• maîtriser les règles de déontologie et de confidentialité;
• avoir une aptitude à travailler en équipe et dans l’urgence ;
• faire preuve de polyvalence, de flexibilité et d’organisation;
• avoir une bonne maîtrise de la langue française ainsi que de bonnes capacités d’analyse et de synthèse; la maîtrise d’une deuxième langue internationale serait un atout;
• savoir évoluer dans un environnement interculturel;
• maîtriser les outils informatiques courants (Word, Excel, internet…), et les logiciels spécifiques aux activités professionnelles (notamment le logiciel SAP);
• avoir une expérience ou une connaissance des sujets liés aux activités de la DAPG constitue un atout.

Seules les candidatures enregistrées en ligne avec un Curriculum vitae et une lettre de motivation rédigés en français seront examinées. L’absence de l’un des deux documents rend la candidature irrecevable.

Seul(e)s les candidat(e)s présélectionné(e)s par le Comité consultatif de sélection seront contacté(e)s.

L’Organisation internationale de la Francophonie est une organisation non-fumeur. Une attention particulière sera apportée aux candidatures féminines ainsi qu’aux candidatures émanant des ressortissants d’États et de gouvernements membres non représentés ou sous-représentés au sein de l’Organisation.

L’âge de départ à la retraite au sein de l’Organisation est fixé à 65 ans.

L'Organisation internationale de la Francophonie ne demande pas de frais ni d’information relative aux comptes bancaires des candidats à aucun stade du processus de recrutement ni pour la participation à des conférences ou à des formations. Les appels à candidature pour un poste, un volontariat ou un stage sont exclusivement diffusés sur le site officiel francophonie.org, le portail jeunesse.francophonie.org et la plateforme de recrutement de l'OIF, puis relayés sur les réseaux sociaux. L'OIF n’octroie pas de bourses d’études. Toute offre accompagnée d’une demande de règlement est frauduleuse.