Assistante – secrétaire juridique

ENADEP; Paris; Hybrid; EUR 27,000 - 32,000; Full time

Job summary

ENADEP, cabinet d'avocats parisien, recherche une Assistante – Secrétaire juridique en CDD de remplacement pour 6 mois (1er fév au 31 juil 2027). Vous intègrerez une équipe de 2 avocats, ambiance calme et professionnelle.

Vos missions couvrent l'accueil des clients, la gestion des appels et mails, la préparation des dossiers et la facturation, ainsi que le suivi administratif, juridique et comptable selon les instructions de l'avocat.

Qualifications

• Maîtrise le droit social et procédures RH et licenciement.
• Bonne connaissance RPVA et CARPA.
• Capacité à structurer et classer les pièces d’un dossier.
• Maîtrise des outils bureautiques et gestion du temps.

Responsibilities

• Accueillir les clients et gérer les appels et messages.
• Gérer les mails et préparer les réponses administratives.
• Préparer les dossiers clients et gérer l’agenda.
• Préparer les courriers et constituer les dossiers juridiques.
• Coordonner avec le comptable pour facturation et paiements.
• Créer et suivre les factures et relancer les impayés.
• Numériser et classer pièces, suivre les procédures et délais.
• Assurer le suivi des dossiers et relances clients.

Job description

Dans un cabinet d’avocat de 2 avocats, spécialiste en droit du travail, ambiance calme et agréable, nous recherchons une Assistante – Secrétaire juridique pour un CDD de remplacement de 6 mois du 1er février au 31 juillet 2027

Votre mission

• . Accueillir les clients ;
• · Gestion des appels téléphoniques : transmission des appels et prise de messages complets (répondeur et appels entrants) ;
• · Gestion des mails : préparer les réponses éventuelles en projet (répondre aux demandes administratives des clients) / imprimer et mettre dans le parapheur ;
• · Gestion des courriers : scanner (si convocation, jugement, etc.) et mettre dans le parapheur ;
• · Gestion de l’agenda (Outlook et Gmail) ;
• Préparation des dossiers avant le rendez-vous client ;
  Gestion des fournitures ;
  · Classement et archivage ;
• · Dépôt du courrier à la poste ;
• · Frappe sous dictée.

Missions comptables :

• · Coordination de la relation avec le comptable :
• o Transmettre les ventes (factures émises) et les banques (les encaissements) chaque mois par mail accompagné du tableau Excel (édité par le logiciel KLEOS) ;
• o Transmettre les achats (les charges) sur la plateforme DEX.
• Classement des justificatifs comptables (dossier papier) ;
• · Création des factures d’honoraires selon les instructions de l’avocat ;
• · Création des factures des sous locataires
• · Enregistrement et suivi des règlements clients ;
• · Relance des factures impayées.

Missions juridiques :

• · Créer et ouvrir les dossiers clients (dossier papier et logiciel KLEOS) ;
• · Numériser et classer les pièces dans le dossier physique et numérique ;
• · Préparer les courriers / mails destinés aux clients, confrères et juridictions selon les instructions de l’avocat.
• · Effectuer les relances nécessaires auprès des clients pour obtenir les pièces / documents manquants, les conventions d’honoraires, les règlements etc. ;
• · Effectuer les relances concernant les documents, conventions et règlements
• · Mettre en forme les conclusions, requêtes, courriers et tous autres actes selon les instructions de l’avocat ;
• · Relire et vérifier la présentation et les pièces des dossiers ;
• · Assurer le suivi des procédures (exemple requête a bien été transmise, si les conclusions adverses ont été reçues) ;
• · Suivre les dates d’audience, renvois, délais et échéances procédurales
• Préparer les dossiers d’audience (pour l’avocat) et les dossiers de plaidoirie (à envoyer seulement si c’est devant la Cour d’Appel) ;

Gestion des décisions :

• o Signifier les décisions ;
• o Demander l’attestation de notification ;
• o Calculer l’honoraires de résultats ;
• o Calculer les intérêts au taux légal
• o Suivre l’exécution par la partie adverse / commissaire de justice ;
• o Préparation des autorisations CARPA ;
• o Lever le certificat de non-appel ou de non-pourvoi.

Gestion du RPVA :

• o Créer une déclaration d’appel ;
• o Transmettre les conclusions, le bordereau de pièces et les pièces communiquer ;
• o Signifier une décision entre avocat.

Gestion de la CARPA :

• o Ouverture de dossier ;
• o Demande du Rib Carpa ;
• o Assurer le transfert des fonds.

Compétence

• · Excellente maîtrise des outils bureautique (Word, Excel et Outlook) et du logiciel KLEOS ;
• o Word : indispensable pour la rédaction et la mise en forme des documents juridiques.
• o Excel : tableaux de suivi des facturations et des règlements, édition du temps passé (les dossiers au temps passé).
• o Outlook : gestion des emails et calendriers.
• · Excellente maîtrise du droit social, du RPVA et de la CARPA ;
• · Maîtrise du vocabulaire juridique ;
• · Capacité à identifier et classer les pièces d’un dossier ;
• · Capacité à suivre plusieurs procédures simultanément ;
• · Gestion des priorités et des délais ;
• · Savoir informer l’avocat des demandes ou difficultés nécessitant son intervention.

Le profil recherché

• o BAC +2 : BTS SAM Support à l’action Managérial (anciennement Assistante Manager)
• o DUT Carrière juridique