Assistante de gestion et technique

Cushman & Wakefield; Paris; On-site; EUR 20,000 - 27,000; Full time

Job summary

Cushman & Wakefield recherche un(e) assistant(e) de gestion locative et technique à Paris, dans le cadre d’un CDD de 6 mois. Vous assisterez l’équipe Asset Services et suivrez les services au sein d’une équipe multidisciplinaire.

Vous gérerez les tâches administratives liées aux copropriétés, au suivi budgétaire et à la rédaction de courriers et rapports réguliers, avec une forte dimension reporting et organisation.

Qualifications

• Poste en CDD de 6 mois à pourvoir rapidement.
• Maîtrise des outils bureautiques (Word/Excel/PowerPoint).

Responsibilities

• Suivi de l’exploitation et gestion des copropriétés et RIE.
• Gestion budgétaire: saisie des factures et imputation comptable.
• Gestion des relances fournisseurs avec les équipes comptables.
• Mise à jour des tableaux de bord et data room.
• Rédaction de courriers et d’e-mails, classement et archivage.
• Gestion des contrats et des avenants, et mise en place des prélèvements.

Skills

Gestion locative

Suivi budgétaire

Rédaction courriers

Reporting

Tools

Yardi Voyager

Word

Excel

PowerPoint

Job description

Fiche de poste: Assistant(e) de gestion locative et technique

Au sein du département Asset Services, vous aurez en charge l’assistanat et le suivi des services au sein d’une équipe multidisciplinaire.

Il s'agit d'un contrat à durée déterminée (CDD) d'une durée de 6 mois.

Le périmètre d’actions se décline principalement comme suit :

• Missions de suivi de l’exploitation:
• Gestion des copropriétés/ RIE: préparation et envoi des conseils syndicaux, convocations aux assemblées générales, notifications aux copropriétaires, commissions de restauration, préconisation de vote etc…
• Suivi budgétaire: saisie des factures avec imputation comptable, mise en validation et classement,
• Gestion des relances fournisseurs en interface avec les équipes comptables,
• Actualisation des tableaux de bord (suivi contrôle règlementaire, suivi des attestations d’assurances, suivi des tableaux sinistre DO/ Multirisques…)
• Mise à jour des données de suivi de la gestion des immeubles (data-room, etc…),
• Envoi des facturations locataires accompagnées des justificatifs,
• Déclaration des sinistres d’assurance,
• Réponses aux demandes d’information des locataires ou propriétaires,
• Gestion des contrats: traitement administratif des contrats, résiliation, reconduction et suivi des avenants,
• Elaboration des ordres de services et mise en validation,
• Saisie des ordres de services, factures et contrats sur le logiciel de gestion,
• Mise en place des prélèvements automatiques.

• Missions transverses:
• Gestion des appels,
• Gestion du traitement du courrier du service,
• Rédaction de courriers et d’e-mails,
• Consolidation et mise en forme de Reporting,
• Classement et archivage des dossiers,
• Gestion du courrier entrant et sortant du département,
• Gestion du courrier RAR et tableau de suivi,
• Consolidation des éléments constitutifs d’une Data Room après validation.

Ce descriptif n'est pas limitatif et sera susceptible d’évoluer dans le temps.

Utilisation/ Maitrise des outils logiciels métiers:

• Logiciels Bureautique de Microsoft: Word et Excel, Power point
• Logiciel métiers : Yardi voyager