Assistant(e) de gestion et technique

Cushman & Wakefield; Neuilly-sur-Seine; On-site; EUR 20,000 - 27,000; Full time

Job summary

Cushman & Wakefield est à la recherche d’un Assistant(e) de gestion locative et technique pour son département Asset Services à Neuilly-sur-Seine. Vous serez en charge de l’assistanat et du suivi des services au sein d’une équipe multidisciplinaire.

Contrat à durée déterminée de 6 mois. Missions variées: gestion des copropriétés, suivi budgétaire, relances fournisseurs, mise à jour des tableaux de bord et gestion documentaire via Yardi Voyager.

Qualifications

• Expérience administrative souhaitée.
• Connaissance des actes de gestion locative.

Responsibilities

• Gestion des copropriétés et assemblées ; préparation et envoi des conseils syndicaux et convocations.
• Saisie des factures et imputation comptable; classement et validation.
• Relances fournisseurs en lien avec les équipes comptables.
• Mise à jour des tableaux de bord et attestations d’assurance.
• Actualisation des données de data room et suivi des documents.
• Envoi des facturations locataires et justificatifs.
• Déclaration des sinistres d’assurance.
• Réponses aux demandes d’information des locataires ou propriétaires.
• Gestion administrative des contrats et suivis (résiliation, reconduction).
• Rédaction et validation des ordres de services et saisie sur le logiciel.
• Mise en place des prélèvements automatiques.

Skills

Gestion Administrative

Rigueur

Organisation

Tools

Yardi Voyager

Microsoft Word

Excel

PowerPoint

Job description

Job Title

Assistant(e) de gestion et technique

Job Description Summary

Job Description

Fiche de poste : Assistant(e) de gestion locative et technique

Au sein du département Asset Services, vous aurez en charge l’assistanat et le suivi des services au sein d’une équipe multidisciplinaire.

Il s'agit d'un contrat à durée déterminée (CDD) d'une durée de 6 mois.

Le périmètre d’actions se décline principalement comme suit :

• Missions de suivi de l’exploitation :
• Gestion des copropriétés/ RIE : préparation et envoi des conseils syndicaux, convocations aux assemblées générales, notifications aux copropriétaires, commissions de restauration, préconisation de vote etc…
• Suivi budgétaire : saisie des factures avec imputation comptable, mise en validation et classement,
• Gestion des relances fournisseurs en interface avec les équipes comptables,
• Actualisation des tableaux de bord (suivi contrôle règlementaire, suivi des attestations d’assurances, suivi des tableaux sinistre DO/ Multirisques…)
• Mise à jour des données de suivi de la gestion des immeubles (data-room, etc…),
• Envoi des facturations locataires accompagnées des justificatifs,
• Déclaration des sinistres d’assurance,
• Réponses aux demandes d’information des locataires ou propriétaires,
• Gestion des contrats : traitement administratif des contrats, résiliation, reconduction et suivi des avenants,
• Elaboration des ordres de services et mise en validation,
• Saisie des ordres de services, factures et contrats sur le logiciel de gestion,
• Mise en place des prélèvements automatiques.

• Missions transverses :
• Gestion des appels,
• Gestion du traitement du courrier du service,
• Rédaction de courriers et d’e-mails,
• Consolidation et mise en forme de Reporting,
• Classement et archivage des dossiers,
• Gestion du courrier entrant et sortant du département,
• Gestion du courrier RAR et tableau de suivi,
• Consolidation des éléments constitutifs d’une Data Room après validation.

Ce descriptif n'est pas limitatif et sera susceptible d’évoluer dans le temps.

Utilisation/ Maitrise des outils logiciels métiers :

• Logiciels Bureautique de Microsoft : Word et Excel, Power point
• Logiciel métiers : Yardi voyager

Cushman & Wakefield is an equal opportunity / affirmative action employer. All qualified candidates will receive consideration for employment without regard to ethnicity, gender, gender identity or expression, sexual orientation, age, disability, religion, marital status, or any other legally protected characteristic. Cushman & Wakefield is committed to equity in employment, and our goal is to have a diverse, inclusive and barrier-free workplace. If you are a person with a disability and need any other accessible accommodations during the hiring process, you are invited to bring this to the Talent Acquisition Advisor’s attention once they have made contact.

Cushman & Wakefield est un employeur offrant l’égalité d’accès à l’emploi et appliquant des mesures d’action positive. Tous les candidats qualifiés seront évalués pour le poste, indépendamment de leur origine ethnique, de leur genre, de leur identité ou expression de genre, de leur orientation sexuelle, de leur âge, de leur handicap, de leur religion, de leur état civil ou de toute autre caractéristique protégée par la loi. Cushman & Wakefield s’engage à assurer l’équité en matière d’emploi et vise à offrir un milieu de travail diversifié, inclusif et exempt d’obstacles. Si vous êtes une personne en situation de handicap et avez besoin de mesures d’adaptation supplémentaires durant le processus de recrutement, vous êtes invité(e) à en informer le/la recruteur(se) dès qu’il/elle prendra contact avec vous.

INCO: “Cushman & Wakefield”