ASSISTANTE DE DIRECTION PARTAGEE

CHU DE MONTPELLIER; Montpellier; Vor Ort; EUR 24.000 - 32.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Le CHU de Montpellier recherche un(e) secrétaire du Secrétariat des affaires institutionnelles, territoriales et des autorisations. Vous partagerez votre temps entre trois directions et assurerez l’accueil, la gestion d’agendas, l’organisation de réunions et le suivi des conventions.

Vous veillerez à la confidentialité, travaillerez en équipe pluridisciplinaire et contribuerez à la circulation efficace de l’information au sein de la DG et de la CME.

Qualifikationen

• Utiliser les outils informatiques propres à son domaine de compétence.
• Analyser et synthétiser des informations permettant une remontée de l’information qualitative.
• Concevoir, formaliser et adapter les modes opératoires/consignes relatives à son domaine de compétence.
• Identifier / analyser des situations d’urgence spécifiques à son domaine de compétence et savoir transmettre l’information.
• Connaissance de l’organisation médicale du CHU et des circuits décisionnels.
• Qualités rédactionnelles permettant d’élaborer un écrit professionnel (travail préparatoire du directeur).
• Maîtrise des outils bureautiques et respect de la confidentialité.

Aufgaben

• Accueil téléphonique et physique.
• Gestion des agendas et des déplacements des directeurs.
• Organisation de réunions et prise de rendez‑vous.
• Organisation et suivi des instances territoriales.
• Dépôt et suivi des conventions dans SPPART.
• Rédaction et envoi des courriers, notes de service et présentations PowerPoint.
• Création et classement des dossiers, préparation des dossiers en amont.
• Supervision du prévisionnel de congés des directeurs.

Kenntnisse

Organisation

Gestion du temps

Confidentialité

Travail en équipe

Rigueur

Tools

Outils bureautiques

Jobbeschreibung

Le Secrétariat aux affaires institutionnelles, territoriales et des autorisations est composé de 6 directions fonctionnelles :

Dans le cadre de la mutualisation des secrétariats au sein du Secrétariat aux affaires institutionnelles, territoriales et des autorisations, la personne recrutée partage sa quotité de temps de travail entre 3 directions :

• La Direction des affaires médicales (50%)
• La Direction des coopérations et de l’action territoriale (25%)
• La Direction des autorisations et de la politique du handicap (25%)

Le bureau partagé secrétariat est composé de :

• 1 secrétaire à la Direction des affaires médicales.
• 1 secrétaire en charge du secrétariat de la Commission médicale d’établissement.
• 1 poste de travail de secrétaire.

Par conséquent, il est attendu à minima, un back‑up en période de congés ou d’absences exceptionnelles.

Mettre en œuvre les principales missions de secrétariat de direction :

• Accueil téléphonique et physique
• Orientation des appels et des personnes
• Gestion des agendas (alerte, planification temps de travail dossier) et des déplacements des directeurs affectés au secrétariat
• Organisation de réunions et prise de rendez‑vous
• Organisation et suivi des instances territoriales
• Dépôt et suivi des conventions dans SPPART
• Elaboration des comptes rendus avec présence souhaitée au cours de certaines réunions
• Frappe/envois des courriers, note de service, tableaux et présentations POWERPOINT
• Gestion et archivage du courrier
• Création, classement des dossiers, préparation des dossiers en amont
• Supervision du prévisionnel de congés des directeurs

Assurer une bonne articulation entre les différentes directions fonctionnelles et notamment la DG et la présidence de CME (connaissance des absences et contraintes des principaux acteurs, etc.).

• Faire preuve de maîtrise de soi
• Faire preuve d’adaptabilité
• Savoir travailler en équipe pluridisciplinaire
• Respecter la confidentialité
• Avoir le sens des responsabilités
• Faire preuve d’exigence et de rigueur dans le traitement des dossiers
• Être autonome
• Mobiliser les acteurs internes à la direction pour assurer une remontée des informations dans les délais impartis (note DG, CR, instances, etc.)
• Rendre compte des informations importantes et des difficultés rencontrées

Maîtrise nécessaire des impératifs en termes de délais imposés (instances, réunions, etc.).

Adaptabilité du fait du poste partagé.

• Directeurs des 3 directions.
• Autres secrétaires
• Equipes cadres et gestionnaires des 3 directions
• Secrétariat présidence de la CME
• Secrétariat DG, autres directions fonctionnelles et pôles
• Médecins
• Cadres de pôle
• Directeurs des 3 directions

Libellé Pôle ou Direction : Direction des Affaires Médicales, Direction des coopérations, Direction des autorisations et politique de handicap.

Temps de travail : 100 %

Horaires variables : 08h30-16h30 / 09h00-17h00 (amplitude horaire couverte par le secrétariat 08h30/17h00)

• Vacances d’été : sur programmation annuelle en complémentarité avec les autres secrétaires pour assurer la continuité de service.
• Vacances hors période d’été : sur programmation annuelle en complémentarité

PRINCIPAUX RISQUES PROFESSONNELS LIES A L’ACTIVITE ET MESURES PREVENTIVES :

Autres détails

Profil recherché

Compétences Techniques :

Utiliser les outils informatiques propres à son domaine de compétence

Analyser, synthétiser des informations permettant une remontée de l’information qualitative

Concevoir, formaliser et adapter les modes opératoires/consignes relatives à son domaine de compétence

Identifier / analyser des situations d’urgence spécifiques à son domaine de compétence et savoir transmettre l’information

Compétences Relationnelles :

Créer une relation de confiance avec les membres de l’équipe

Assurer la confidentialité des informations recueillies dans le cadre de sa pratique professionnelle

Contribution à l’organisation :

Proposer des modes d’organisation efficients et facilitant la bonne circulation de l’information

Connaissance de l’organisation médicale du CHU et des circuits décisionnels

Qualités rédactionnelles permettant d’élaborer un écrit professionnel (travail préparatoire du directeur)

• Qualité d’écoute
• Disponibilité
• Discrétion

Expérience dans l’accompagnement d’un cadre de direction.

Qualités rédactionnelles.

Maîtrise des outils bureautiques

Connaissance de l’environnement hospitalo-universitaire souhaitée.

Description de l'établissement

180 métiers, 1 sens commun.

Rejoignez une communauté de 12 000 professionnels qui, au quotidien, font battre le cœur du CHU de Montpellier ! Classé parmi les premiers hôpitaux français, le CHU de Montpellier est un acteur leader du soin, de la recherche, de l’enseignement et de la formation sur son territoire.

Intégrer nos équipes, c’est évoluer dans un environnement de pointe, et trouver du sens dans les valeurs du service public pour offrir à chacun, quelle que soit sa situation, les meilleurs soins.

191 Av. du Doyen Gaston Giraud, 34295 Montpellier, France