ASSISTANT DE DIRECTION F/H (Nouvelle fenêtre)

Nanterre; Nanterre; Hybride; EUR 29 000 - 42 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Restaurant d’entreprise

Mutuelle

Indemnité kilométrique vélo

Comité national d'action sociale

Régime indemnitaire

Résumé du poste

La Ville de Nanterre, au sein de la Direction de l’Habitat et du Logement, recherche un cadre administratif pour assurer la coordination et le soutien logistique des activités, des réunions et des projets transversaux.

Le/la candidat(e) gèrera les aspects administratifs, financiers et RH, et agira en référent des procédures internes. Possibilité d’intégrer une équipe dynamique au cœur d’un territoire en pleine transformation.

Qualifications

• Expérience dans une fonction similaire.
• Maîtrise des outils bureautiques et adaptation aux nouveaux logiciels.
• Qualité rédactionnelle et maîtrise de l'orthographe.
• Rigueur, méthode et sens de l'organisation.
• Esprit d'initiative et autonomie.
• Connaissance des droits et obligations des fonctionnaires.
• Sens du travail en équipe.
• Discrétion et secret professionnel indispensables.
• Secrétariat/gestion
• Avoir la possibilité de participer à des projets innovants d’une ville en transformation et tenant compte des défis sociaux et écologiques.
• Organisation de travail favorisant la conciliation vie professionnelle/vie personnelle ( RTT, télétravail).
• Accessibilité et mobilité: proche transports (RER/BUS).
• Politique RH et évolution professionnelle.

Responsabilités

• Coordination administrative et gestion de la direction de l'Habitat et du Logement.
• Centraliser et suivre le circuit administratif des rapports au conseil municipal et au conseil de territoire.
• Coordonner l’organisation et la logistique des projets, réunions et événements.
• Concevoir, préparer et logistique des événements de la DHL.
• Créer, actualiser et administrer les outils de travail internes: bases de données, tableaux et fichiers de suivi.
• Assurer les missions de secrétariat auprès du directeur et des services.
• Suivi des demandes et des décisions d’octroi de subventions.
• Recensement et suivi des heures supplémentaires et congés (RH).
• Personnaliser l’accueil et l’accompagnement administratif des nouveaux arrivants.
• Suivi administratif des conventions logement et dossiers LLI.

Connaissances

Expérience similaire

Rigueur et organisation

Esprit d'initiative

Autonomie

Travail en équipe

Discrétion et secret

Connaissance des droits des fonctionn

Gestion administrative

Adaptabilité logiciels

Gestion de secrétariat

Outils

MS Office

Bases de données

Logiciels RH

Description du poste

Cadre d'emploi Rédacteurs territoriaux ; Adjoints administratifs territoriaux

Ville Nanterre

Avec 97 453 habitants au 1er janvier 2021, Nanterre est la sixième ville d'Ile-de-France. C'est aussi un important pôle d'emplois (95 319 salariés), d'équipements et une ville universitaire d’envergure.

Au sein de la Direction de l’Habitat et du Logement (DHL), venez contribuer à l’organisation, à la coordination et à la mise en cohérence des politiques publiques de l’habitat à Nanterre.

Située à proximité immédiate du quartier d’affaires de La Défense, au sein de l’établissement public territorial Paris Ouest La Défense et de la Métropole du Grand Paris, Nanterre est une ville populaire en pleine transformation, qui poursuit sa rénovation urbaine et porte une vision métropolitaine accessible à toutes et tous.

Dans ce contexte, vous apporterez un appui administratif, organisationnel et logistique au directeur, ainsi qu’aux différents services et secteurs de la Direction de l’Habitat et du Logement.

Les enjeux et vos missions

Coordination administrative et gestion de la direction

Vous assurez la coordination et le suivi des activités administratives transversales de la Direction de l’Habitat et du Logement.

À ce titre, vous êtes chargé·e de :

centraliser et suivre le circuit administratif des rapports présentés au conseil municipal et au conseil de territoire, en lien avec le service administratif et financier de la Direction générale ;

coordonner l’organisation et la logistique des projets, réunions et événements portés par la direction, en appui aux services

participer à la conception, à la préparation et à la logistique des différents événements organisés par la DHL ;

créer, actualiser et administrer les outils de travail internes à la direction : bases de données, tableaux et fichiers de suivi, comptes rendus, espaces de classement informatique, outils partagés, etc. ;

être le ou la référent·e des procédures administratives internes et des moyens mis à disposition de la direction : utilisation des outils communs, gestion des fournitures, matériel informatique et accueil administratif des nouveaux arrivants ;

centraliser et transmettre au service administratif et financier les éléments nécessaires à l’exécution et au suivi budgétaires ;

apporter un appui au Directeur et aux services dans le suivi des demandes et des décisions d’octroi de subventions concernant l’ensemble des secteurs de la direction.

Appui à la gestion des ressources humaines

En lien avec le Directeur et le service administratif et financier du pôle Stratégie urbaine, Habitat et Transition écologique – SUHTE, vous assurez le recensement, le suivi et la transmission des informations administratives relatives aux ressources humaines.

À ce titre, vous intervenez notamment sur :

le recensement des heures supplémentaires ;

le suivi des déplacements professionnels ;

la transmission des informations relatives aux congés ;

les demandes de recrutement ;

les demandes de formation ;

les arrivées et les départs des agents ;

l’accueil et l’accompagnement administratif des nouveaux arrivants ;

la transmission de toute autre information RH nécessaire au fonctionnement de la direction.

Secrétariat de direction

Vous assurez les missions de secrétariat auprès du directeur et des différents services et secteurs composant la Direction de l’Habitat et du Logement.

À ce titre, vous êtes chargé·e de ces missions :

organiser les réunions et les rendez-vous ;

assurer la tenue et la coordination des agendas ;

préparer les réunions et rédiger les comptes rendus ;

assurerla diffusion, le suivi et le classement des courriers et des parafeurs dans les logiciels utiles ;

prendre en charge la rédaction de certains courriers, notamment dans le domaine de l’habitat ;

Appui aux services et aux secteurs de la direction

Vous intervenez en appui des services et secteurs de la Direction de l’Habitat et du Logement sur différentes missions de gestion.

À ce titre, vous êtes chargé·e des missions suivantes :

assurer une polyvalence et une continuité administrative avec le service Logement social et l’assistant·e de la Direction de l’Urbanisme et de l’Aménagement.

être le ou la référent·e administratif·ve de la direction pour les questions transversales relevant de la Direction générale, en lien avec l’assistant·e de direction de la Direction de l’Urbanisme et de l’Aménagement et le service administratif et financier de la Direction générale ;

gérer et actualiser les fichiers des demandeurs en accession à la propriété et en logement locatif intermédiaire – LLI ;

assurer le suivi administratif des conventions relatives aux logements sociaux ;

contribuer au suivi administratif des opérations relevant de l’habitat spécifique ;

intervenir ponctuellement en appui au service Logement social, notamment sur des missions d’accueil et de gestion administrative.

Votre profil

• Expérience acquise dans une fonction similaire
• Maîtrise des outils de bureautique et adaptabilité aux nouveaux logiciels
• Qualité rédactionnelle et maîtrise de l'orthographe
• Rigueur, méthode et sens de l'organisation
• Esprit d'initiative et autonomie
• Connaissance des droits et obligations des fonctionnaires
• Sens du travail en équipe
• Discrétion et secret professionnel indispensables
• Secrétariat/gestion
• Avoir la possibilité de prendre part aux projets innovants d’une ville en transformation et tenant compte des défis sociaux et écologiques
• Avoir accès à une organisation de travail en faveur de la conciliation d’une vie professionnelle et d’une vie personnelle (droits à RTT, télétravail etc.)
• Travailler au cœur d’une ville dynamique accessible en transports en commun (RER, bus)
• Accéder à une politique RH active source d’évolution professionnelle, de développement des compétences et de reconversion professionnelle
• Profiter d’une politique de rémunération et d’avantages sociaux attractifs : accès au restaurant d’entreprise, participation à la mutuelle, indemnité kilométrique vélo, Comité national d'action sociale, régime indemnitaire etc…

Vous n'êtes pas fonctionnaire de la fonction publique ? Vous pouvez tout de même candidater en tant que contractuel (contrat de 6 mois à 3 ans renouvelable).