Assistante de direction - ESMS (H/F)

Association Devenir; Neuilly-sur-Marne; On-site; EUR 22,000 - 27,000; Full time

Job summary

L’Association Devenir recrute un.e Assistant.e de Direction pour son pôle Hébergement à Neuilly-sur-Marne. Vous aurez en charge l’admission des jeunes, le soutien administratif des équipes et le suivi RH, avec gestion des dossiers et archivage.

Poste en 35h/semaine, rémunération à partir de 2200 euros bruts/mois. Profil Bac+2 minimum et 3 ans d’expérience dans le médico-social, maîtrise du Pack Office et confidentialité.

Qualifications

• Formation Bac +2 minimum en assistanat de direction/RH/gestion.
• Expérience d’au moins 3 ans, idéalement en médico-social.
• Maîtrise du Pack Office et des règles de confidentialité.
• Capacités rédactionnelles et relationnelles développées.
• Autonomie et gestion des priorités.

Responsibilities

• Préparer l’admission d’un jeune et constituer le dossier.
• Assurer le soutien administratif et mise à jour des tableaux de bord.
• Suivre le process interne de recrutement et intégrer le salarié.
• Classer et archiver les documents sur l’arborescence informatique.
• Prendre des notes et rédiger les comptes rendus des réunions.

Skills

Relations interpersonnelles

Rédaction

Organisation

Pack Office

Discrétion/confidentialité

Education

Bac+2 en assistanat/RH/gestion

Tools

EIG RH

OCTIME

NemoWeb

Job description

L’Association Devenir, intervient dans le champ de la Protection de l'Enfance depuis sa création en 1982. Elle a pour mission d’aider et de protéger des mineurs et de jeunes majeurs rencontrant des difficultés familiales et une insertion sociale difficile. Partenaire depuis sa création du Conseil Départemental dans la mise en œuvre de mesures de protection de l’enfant, elle accueille chaque année 145 enfants et jeunes, en hébergement et sur des dispositifs innovants.

Son activité se répartit sur 2 pôles. Le Pôle Hébergement composé du S.A.U.O et de deux Maisons d’Enfants à Caractère Social et le Pôle Inclusion Sociale avec le Service ADOPHE et le Pôle Autonomie des Jeunes situés dans l’est du département.

Nous recherchons un.e Assistant.e de Direction pour rejoindre les équipes du pôle hébergement :

Placé(e) sous la responsabilité du Directeur du pôle hébergement et en lien fonctionnel avec le Directeur adjoint et les Chefs de service, vous aurez pour missions :

Vos missions

• Préparer l’admission d’un jeune conformément à la procédure d’admission : constituer son dossier et en vérifier les éléments ; tenir à jour les entrées et sorties journalières auprès de l’Aide Sociale à l’Enfance et établir la facturation,
• Assurer un soutien administratif aux équipes (affichage obligatoire sur site, mise à jour des tableaux de bord),
• RH : suivre le process interne de recrutement, mise à jour des tableaux de bord, préparation du dossier et intégration du salarié,
• Classer et archiver les documents et les dossiers sur l’arborescence informatique
• Participer à la vie institutionnelle (prise de notes et comptes rendus des réunions de direction hebdomadaires)

Ce que nous recherchons

De formation Bac + 2 minimum (Assistanat de direction/Ressources humaines/de gestion), vous disposez d'une expérience de trois ans minimum, idéalement au sein d'une structure médico-sociale.

Doté(e) de capacités relationnelles et rédactionnelles, vous maîtrisez les règles de l’assistanat.

Polyvalente, autonome et rigoureux(se), vous avez une forte capacité d'adaptation, de gestion des priorités et vous savez faire face aux imprévus et aux urgences.

Ce poste nécessite un sens aigu de la confidentialité.Vous maîtrisez impérativement les outils informatiques (Pack Office).

La connaissance des logiciels EIG RH, OCTIME, NemoWeb serait un plus

Rémunération

La rémunération proposée pour ce poste s'établit à partir de 2200 Euros bruts par mois, sur une base de 35h par semaine.

Vos premiers mois à l'association

Dès votre arrivée à Neuilly-sur-Marne, vous prenez en main la gestion administrative du Pôle. Vous vous appropriez rapidement les outils internes pour sécuriser le suivi des dossiers en cours.

L’Association Devenir, intervient dans le champ de la Protection de l'Enfance depuis sa création en 1982. Elle a pour mission d’aider et de protéger des mineurs et de jeunes majeurs rencontrant des difficultés familiales et une insertion sociale difficile. Partenaire depuis sa création du Conseil Départemental dans la mise en œuvre de mesures de protection de l’enfant, elle accueille chaque année 145 enfants et jeunes, en hébergement et sur des dispositifs innovants.

Son activité se répartit sur 2 pôles. Le Pôle Hébergement composé du S.A.U.O et de deux Maisons d’Enfants à Caractère Social et le Pôle Inclusion Sociale avec le Service ADOPHE et le Pôle Autonomie des Jeunes situés dans l’est du département.

Vos missions

Nous recherchons un.e Assistant.e de Direction pour rejoindre les équipes du pôle hébergement :

Placé(e) sous la responsabilité du Directeur du pôle hébergement et en lien fonctionnel avec le Directeur adjoint et les Chefs de service, vous aurez pour missions :

• Préparer l’admission d’un jeune conformément à la procédure d’admission : constituer son dossier et en vérifier les éléments ; tenir à jour les entrées et sorties journalières auprès de l’Aide Sociale à l’Enfance et établir la facturation,
• Assurer un soutien administratif aux équipes (affichage obligatoire sur site, mise à jour des tableaux de bord),
• RH : suivre le process interne de recrutement, mise à jour des tableaux de bord, préparation du dossier et intégration du salarié,
• Classer et archiver les documents et les dossiers sur l’arborescence informatique
• Participer à la vie institutionnelle (prise de notes et comptes rendus des réunions de direction hebdomadaires)

Ce que nous recherchons

De formation Bac + 2 minimum (Assistanat de direction/Ressources humaines/de gestion), vous disposez d'une expérience de trois ans minimum, idéalement au sein d'une structure médico-sociale.

Doté(e) de capacités relationnelles et rédactionnelles, vous maîtrisez les règles de l’assistanat.

Polyvalente, autonome et rigoureux(se), vous avez une forte capacité d'adaptation, de gestion des priorités et vous savez faire face aux imprévus et aux urgences.

Ce poste nécessite un sens aigu de la confidentialité.Vous maîtrisez impérativement les outils informatiques (Pack Office).

La connaissance des logiciels EIG RH, OCTIME, NemoWeb serait un plus

Rémunération

La rémunération proposée pour ce poste s'établit à partir de 2200 Euros bruts par mois, sur une base de 35h par semaine.

Vos premiers mois à l'association

Dès votre arrivée à Neuilly-sur-Marne, vous prenez en main la gestion administrative du Pôle. Vous vous appropriez rapidement les outils internes pour sécuriser le suivi des dossiers en cours.