Assistante de Direction – Administration & Coordination H/F

PRESTANT Luxury Realty; Biarritz; Sur place; EUR 42 000 - 54 000; Plein temps

Résumé du poste

PRESTANT Luxury Realty à Biarritz recherche un(e) responsable Administration & Comptabilité, polyvalent(e) et autonome, pour assurer le fonctionnement administratif et financier de l’entreprise et coordonner les agences.

Vous gérerez la facturation, le suivi comptable et des prestataires, développerez les process internes et introduirez progressivement des outils digitaux et de l’IA pour gagner en efficacité. Une connaissance de l’immobilier est un plus.

Qualifications

• Très organisée et autonome dans des environnements multisujets.
• Capacité à gérer plusieurs dossiers A à Z.
• Sens du relationnel et interface avec la Direction.
• Connaissance des bases de comptabilité et de lafacturation.
• Maîtrise des outils digitaux et de l’administration.
• Expérience en coordination opérationnelle est souhaitée.

Responsabilités

• Gestion de la facturation et des refacturations.
• Suivi de la comptabilité courante sur Pennylane et avec le cabinet.
• Suivi des factures fournisseurs, rapprochements et paiements.
• Gestion des cotisations des agents et interface avec l’expert‑comptable.
• Établir et suivre les échéances comptables et fiscales.

Connaissances

Organisation

Autonomie

Polyvalence

Orientation solutions

Gestion administrative

Outils

Pennylane

Drive

Outils IA

Description du poste

À propos de nous

Au sein de PRESTANT Luxury Realty, vous êtes un véritable point d’appui de la Direction et des équipes.

Votre rôle est transversal : vous assurez le bon fonctionnement administratif et opérationnel de l’entreprise, avec une forte dimension comptable, réglementaire et organisationnelle.

Vous êtes une personne de confiance à qui l’on peut confier un sujet et qui sait chercher, coordonner, résoudre et faire avancer les choses.

Mission

Administration & comptabilité

• Gestion de la facturation et des refacturations ;
• Suivi de la comptabilité courante sur Pennylane et avec notre cabinet comptable ;
• Suivi des factures fournisseurs, rapprochements et paiements ;
• Gestion des cotisations des agents ;
• Interface avec l’expert-comptable et suivi des échéances comptables et fiscales.

Coordination & fonctionnement des agences

• Être un interlocuteur privilégié des agents commerciaux pour leurs sujets administratifs ;
• Assurer le lien entre les agents, la Direction et les différents partenaires ;
• Gérer les prestataires : recherche, devis, contrats, renouvellements et suivi ;
• Prendre en charge les imprévus et les sujets du quotidien ;
• Participer à l’organisation des réunions, événements et de la vie des agences de Biarritz et Bordeaux.

Organisation & amélioration continue

• Structurer et faire évoluer les process internes et l’organisation documentaire ;
• Administrer les accès et l’arborescence Drive ;
• Mettre en place de nouveaux outils ;
• Identifier les possibilités d’automatisation et intégrer progressivement l’IA dans nos méthodes de travail ;
• Créer et suivre les tableaux de bord et outils de pilotage nécessaires à la Direction.

Conformité

• Suivi des cartes professionnelles, dossiers SOCAF, TRACFIN, RGPD et médiation ;
• Veille réglementaire et mise à jour des procédures internes.

Profil

Nous recherchons une personne très organisée, autonome, polyvalente et orientée solutions, capable de gérer plusieurs sujets simultanément et de prendre en charge un dossier de A à Z.

Vous êtes à l’aise avec les chiffres, les outils digitaux et les environnements où il faut faire preuve de débrouillardise et de réactivité.

Une expérience en assistanat de direction, gestion administrative et comptable ou coordination opérationnelle est souhaitée.

La connaissance de l’immobilier est un plus, mais votre sens de l’organisation, votre fiabilité et votre capacité à trouver des solutions seront déterminants.

Ce que nous vous proposons

Un poste central, polyvalent et autonome, au contact direct de la Direction et des équipes, dans un environnement entrepreneurial et exigeant.

Chez PRESTANT, vous ne serez pas simplement en charge d'exécuter des tâches : vous contribuerez directement au bon fonctionnement et à la structuration de l'entreprise.

Référence de l'offre : zdde2e3rea