Assistante / Assistant - Administratif et Projets Internationaux

Artelia; Échirolles; Hybride; EUR 28 000 - 36 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Accords diversité & inclusion

Protection sociale et mutuelle de qual

Intéressement et participation

Actionnariat salarié

Forfait mobilité durable

Résumé du poste

Artelia recherche un(e) assistant(e) administratif(ve) et projets internationaux pour soutenir l’équipe dans le suivi administratif et commercial des projets (France et international). Vous travaillerez avec les chefs de projets et les directeurs pour respecter les délais et contribuer à la qualité des offres.

La fonction implique une gestion administrative et du recouvrement, avec un accompagnement sur l’outil MyDSO et des échanges réguliers avec les partenaires et les clients.

Qualifications

• Formation en assistanat, gestion administrative ou commerciale exigée.
• BAC+2/3 minimum ou équivalent.
• Connaissance des outils bureautiques et du classement administratif.

Responsabilités

• Tenue à jour des dossiers administratifs liés aux projets (contrats, accords, factures, courriers).
• Accompagnement du Responsable de mission et du Directeur de projets pour respecter les délais.
• Suivi des contrats de sous-traitance et des feuilles de temps et factures.

Connaissances

Organisation

Gestion administrative

Gestion de projet

Anglais

Formation

Bac+2/3 (BTS PME/PMI, Assistant de manager ou équivalent)

Outils

Pack Office

Excel

Outlook

MyDSO

Description du poste

Assistante / Assistant - Administratif et Projets Internationaux

• Type de contrat: Contrat à durée indéterminée

Qui sommes-nous?

Nous sommes un groupe d'ingénierie, acteur majeur dans les domaines du bâtiment, de l’eau,de l’énergie,de l’industrie etde la mobilité.

Détenu à 100% par nos salariés, nous sommes unis par une même passion, celle d’exercer un métier qui allie l’art de concevoir avec ingéniosité et de réaliser avec engagement.

Nos 11 000 collaborateurs et collaboratrices, dans plus de 40 pays, créent chaque jour des solutions pour une vie positive au travers de nos enjeux stratégiques pour la planète et l’humanité.Nos équipes sont à taille humaine, privilégiant la proximité, les échanges quotidiens et le partage d’expérience.

Pour faciliter la lecture, l’écriture inclusive n’est pas utilisée dans le corps de cette annonce, les termes employés au masculin se réfèrent aussi bien aux femmes, hommes qu'aux personnes non binaires.

Votre équipe :

L’activité Barrages et Hydroélectricité est aujourd’hui constituée des plus de 120 personnes, toutes compétences confondues, travaillant au quotidien sur des projets de grande ampleur au stade de la conception et en suivi de réalisation. Vous rejoindrez une équipe composée d’ingénieur(e)s, chef(fe)s de projets et expert(e)s techniques qui interviennent sur des projets d’envergure dans le développement de projets hydroélectriques à l’International ainsi que dans la surveillance et la réhabilitation du parc de barrages existants en France.

Vous jouerez un rôle clé dans le suivi administratif et commercial de projets de développement majeurs, en France et à l’international, tout en contribuant à la vie quotidienne de l’équipe.

Suivi de projet :

• Tenue à jour des dossiers administratifs liés aux affaires (contrats, protocoles d’accord, contrats de sous-traitance, factures, courriers émis et reçus…),
• Accompagnement du Responsable de mission et du Directeur de projets au quotidien pour respecter les délais des différentes étapes d'un projet,
• Suivi administratif des contrats de sous-traitance et de co-traitance, des feuilles de temps, des factures des différents intervenants extérieurs.

Appui commercial :

En étroite collaboration avec les chefs de projets et les directeurs de projets, vous contribuerez activement au développement commercial :

• Participer à la rédaction et au montage des candidatures et réponses aux appels d’offres (France et international),
• Coordonner les retours internes via l’outil REFLEX (GO/NO GO, mises à jour),
• Relancer les équipes pour collecter les éléments nécessaires aux offres,
• Apporter un soutien à la constitution des dossiers techniques,
• Assurer le dépôt des offres et leur suivi

Gestion du Recouvrement:

Dans la continuité des missions de suivi de projet et d’accompagnement administratif des affaires, et en collaboration avec le credit manager, vous assurez les actions de recouvrement de premier niveau suivantes:

• vous communiquez avec les responsables de mission et directeurs de projet concernés avant de suivre le scénario de relance prédéfini auprès des clients.
• Vous assurez un reporting des informations ainsi obtenues en interne et en externe au sein de l’outil dédié (MyDSO).
• Vous assurez un reporting hebdomadaire des encaissements auprès de votre hiérarchie.
• Vous communiquez avec les assistantes de gestion pour leur reporter les cas de factures à déposer sur les plateformes dédiées (Chorus, Cegedim…), identifiés lors de vos actions de recouvrement.
• Vous participez aux points recouvrement mensuels avec votre hiérarchie et avec le credit manager.

Une formation et un accompagnement au recouvrement et à l’outil MyDSO seront assurés sur le long terme afin de vous permettre une prise en main de vos fonctions dans les meilleures conditions.

Appui à la vie d’équipe :

Ces missions seront complétées par de l’appui au fonctionnement de l’ensemble du service:

• Organiser les réunions, gérer les agendas, réserver les salles,
• Gérer les déplacements : billets d’avion/train, hôtels, voitures,
• Rédiger les ordres de mission
• Accueillir les visiteurs et assurer le bon fonctionnement administratif du service

Ce poste est à pourvoir en CDI, et localisé à Echirolles (38).

Vous êtes le/la candidat(e) idéal(e) si vous êtes issu(e) d’une formation en assistanat, gestion administrative ou commerciale, BAC +2/3 minimum, type BTS Pme/Pmi, gestion/comptabilité ou assistant de manager avecau minimum une première expérience réussie, de préférence en gestion de projet ou en appui commercial, en société de service ou d’ingénierie.

Ce qui fera la différence, c’est avant tout votre savoir-être, votre sens de l’engagement, votre capacité à vous investir et à travailler en équipe.
Si vous n’avez pas encore d’expérience directe dans la gestion de projet ou le développement commercial, ce n’est pas rédhibitoire : nous valorisons les profils motivés, curieux et rigoureux, capables d’apprendre et de s’adapter rapidement.

En effet, ce poste nécessite une grande organisation, de l’autonomie, de la flexibilitéet de la rigueur dans son travail.Du fait des nombreuses interactions avec les collègues, nos clients et nos partenaires, des qualités relationnelles de travail en équipe sont attendues.

Vous maîtrisez les outils bureautiques (Pack Office, Outlook, Excel…) et êtes à l’aise avec les chiffres, les tableurs et les outils de gestion dédiés.

La maîtrise de l'anglaisest indispensable en raison du contexte international des projets.

• Une entreprise sociale et citoyenne : accords diversité &inclusion, protection socialeet couverture mutuelle de qualité, un engagementvia la Fondation Artelia
• Une organisation du travail modulable : télétravail jusqu'à 2 jours par semaine, 12 jours RTT, 27 jours de congés hors ancienneté, temps partiel choisi...
• Une politique de partage des résultats : intéressement et participation avec abondement,actionnariat salarié, politique de rémunération sur 3 ans, de nombreux avantages et réductions pour les activités via les œuvres sociales, forfait mobilité durable...
• Des opportunités de carrière et un accompagnement de voschallenges professionnels : politique formation individualisée, Artelia Academy, parcours métiers, mobilité interne

Notre process de recrutement :

• Echange téléphonique RH
• Entretien avec unmanageropérationnel
• Entretien avecun recruteur

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