Assistante / Assistant - Administratif et Projets Internationaux

L'Usine Nouvelle; Échirolles; Sur place; EUR 26 000 - 34 000; Plein temps

Résumé du poste

Artelia recherche un(e) assistant(e) administratif(ive) et gestion de projet pour soutenir les activités du service Barrages et Hydroélectricité à Échirolles. Le poste, en CDI, implique la tenue des dossiers administratifs, le suivi des contrats et des factures, et l'appui à la rédaction des candidatures et des off res, tant en France qu’à l'international.

Vous bénéficierez d'une formation à l’outil MyDSO et d’un accompagnement sur le long terme.

Qualifications

• Formation en assistanat, gestion administrative ou commerciale; BAC+2/3 minimum.
• Première expérience réussie en gestion de projet ou appui commercial.
• Maîtrise des outils bureautiques et des chiffres.
• Maîtrise l'anglais est indispensable dans un contexte international.

Responsabilités

• Tenue à jour des dossiers administratifs liés aux affaires et contrats.
• Accompagnement du Responsable de mission et du Directeur de projets au quotidien.
• Suivi administratif des contrats et des feuilles de temps et factures.
• Rédaction et montage des candidatures et réponses aux appels d’offres.
• Appui à la vie d'équipe et organisation des réunions et déplacements.

Connaissances

Organisation

Autonomie

Gestion administrative

Gestion de projet

Esprit d'équipe

Formation

Bac+2/3 minimum (BTS PMI, gestion/comptabilité ou assistant de manager)

Outils

Pack Office

Outlook

Excel

Description du poste

Votre Équipe

L’activité Barrages et Hydroélectricité est aujourd’hui constituée des plus de 120 personnes, toutes compétences confondues, travaillant au quotidien sur des projets de grande ampleur au stade de la confection et en suivi de réalisation. Vous rejoindrez une équipe composée d’ingénieur(e)s, chef(fe)s de projets et expert(e)s techniques qui interviennent sur des projets d’envergure dans le développement de projets hydroélectriques à l’International ainsi que dans la surveillance et la réhabilitation du parc de barrages existants en France.

Vos Missions

Vous jouerez un rôle clé dans le

• Tenue à jour des dossiers administratifs liés aux affaires (contrats, protocoles d’accord, contrats de sous-traitance, factures, courriers émis et reçus…),
• Accompagnement du Responsable de mission et du Directeur de projets au quotidien pour respecter les délais des différentes étapes d'un projet,
• Suivi administratif des contrats de sous-traitance et de co-traitance, des feuilles de temps, des factures des différents intervenants extérieurs.

Votre Équipe

L’activité Barrages et Hydroélectricité est aujourd’hui constituée des plus de 120 personnes, toutes compétences confondues, travaillant au quotidien sur des projets de grande ampleur au stade de la confection et en suivi de réalisation. Vous rejoindrez une équipe composée d’ingénieur(e)s, chef(fe)s de projets et expert(e)s techniques qui interviennent sur des projets d’envergure dans le développement de projets hydroélectriques à l’International ainsi que dans la surveillance et la réhabilitation du parc de barrages existants en France.

Vos Missions

Vous jouerez un rôle clé dans le suivi administratif et commercial de projets de développement majeurs, en France et à l’international, tout en contribuant à la vie quotidienne de l’équipe.

Suivi De Projet

• Tenue à jour des dossiers administratifs liés aux affaires (contrats, protocoles d’accord, contrats de sous-traitance, factures, courriers émis et reçus…),
• Accompagnement du Responsable de mission et du Directeur de projets au quotidien pour respecter les délais des différentes étapes d'un projet,
• Suivi administratif des contrats de sous-traitance et de co-traitance, des feuilles de temps, des factures des différents intervenants extérieurs.

Appui Commercial

• Participer à la rédaction et au montage des candidatures et réponses aux appels d’offres (France et international),
• Coordonner les retours internes via l’outil REFLEX (GO/NO GO, mises à jour),
• Relancer les équipes pour collecter les éléments nécessaires aux offres,
• Apporter un soutien à la constitution des dossiers techniques,
• Assurer le dépôt des offres et leur suivi

Gestion Du Recouvrement

• vous communiquez avec les responsables de mission et directeurs de projet concernés avant de suivre le scénario de relance prédéfini auprès des clients.
• Vous assurez un reporting des informations ainsi obtenues en interne et en externe au sein de l’outil dédié (MyDSO).
• Vous assurez un reporting hebdomadaire des encaissements auprès de votre hiérarchie.
• Vous communiquez avec les assistantes de gestion pour leur reporter les cas de factures à déposer sur les plateformes dédiées (Chorus, Cegedim…), identifiés lors de vos actions de recouvrement.
• Vous participez aux points recouvrement mensuels avec votre hiérarchie et avec le credit manager.

Une formation et un accompagnement au recouvrement et à l’outil MyDSO seront assurés sur le long terme afin de vous permettre une prise en main de vos fonctions dans les meilleures conditions.

Appui à La Vie D’équipe

• Organiser les réunions, gérer les agendas, réserver les salles,
• Gérer les déplacements : billets d’avion/train, hôtels, voitures,
• Rédiger les ordres de mission
• Accueillir les visiteurs et assurer le bon fonctionnement administratif du service

Ce poste est à pourvoir en CDI, et localisé à Echirolles (38). Vous êtes le/la candidat(e) idéal(e) si vous êtes issu(e) d’une formation en assistanat, gestion administrative ou commerciale, BAC +2/3 minimum, type BTS Pme/Pmi, gestion/comptabilité ou assistant de manager avecau minimum une première expérience réussie, de préférence en gestion de projet ou en appui commercial, en société de service ou d’ingénierie. Ce qui fera la différence, c’est avant tout votre savoir-être, votre sens de l’engagement, votre capacité à vous investir et à travailler en équipe. Si vous n’avez pas encore d’expérience directe dans la gestion de projet ou le développement commercial, ce n’est pas rédhibitoire : nous valorisons les profils motivés, curieux et rigoureux, capables d’apprendre et de s’adapter rapidement. En effet, ce poste nécessite une grande organisation, de l’autonomie, de la flexibilitéet de la rigueur dans son travail.Du fait des nombreuses interactions avec les collègues, nos clients et nos partenaires, des qualités relationnelles de travail en équipe sont attendues. Vous maîtrisez les outils bureautiques (Pack Office, Outlook, Excel…) et êtes à l’aise avec les chiffres, les tableurs et les outils de gestion dédiés. La maîtrise de l'anglaisest indispensable en raison du contexte international des projets. Artelia est un groupe international multidisciplinaire de conseil, d’ingénierie et de management de projet qui intervient dans les secteurs du bâtiment, de l'eau, de l'énergie, de la mobilité, de l'industrie. Elle fait partie du top 15 des ingénieries européennes de la construction. Implanté sur les 5 continents, Artelia est présent dans plus de 40 pays et intervient dans plus de 100 pays à travers le monde. Avec plus de 28 000 projets menés chaque année, nos 10 000 collaborateurs et collaboratrices ont à coeur de concevoir des solutions utiles au monde. Sécuriser les ressources en eau, accélérer la transition de notre système énergétique, développer les transports collectifs et actifs, proposer des solutions de décarbonation aux industriels, rénover les bâtiments et les espaces urbains pour les rendre plus vertueux d’un point de vue environnemental, autant d’enjeux que nous relevons au quotidien ! Détenu à 100 % par ses salariés et managers, Artelia se distingue par son esprit entrepreneurial, où chacun peut exprimer ses idées pour proposer des solutions audacieuses et réalistes à nos clients. Plongez au cœur de l’ingénierie et rejoignez l’aventure « Engineering at heart » !