Assistante Administrative

LUMIBIRD : the specialist in laser technologies; Cournon-d'Auvergne; On-site; EUR 28,000 - 34,000; Full time

Benefits offered by this job

Titres restaurant

Participation

Mutuelle

CSE

Job summary

Quantel Medical recherche un(e) Assistant(e) administratif(ve) en CDI sur le site de Cournon d’Auvergne (63). Vous assurez la gestion administrative, contractuelle et réglementaire des activités du service Marketing, notamment les contrats consultants et la logistique des événements.

Profil Bac+2 en gestion administrative et anglais courant. Maîtrise Word/Excel/Outlook requise; Sage X3 et Access appréciés.

Qualifications

• Bac+2 minimum en gestion administrative exigé.
• Anglais courant lu, écrit et parlé demandé.
• Maîtrise Word, Excel et Outlook; Sage X3 et Access appréciés.

Responsibilities

• Préparer et suivre les contrats consultants, events et locations de stands.
• Assurer le suivi budgétaire, documentaire et logistique du service Marketing.
• Gestion administrative et logistique des cours d’échographie et symposiums.
• Gestion des dossiers et déclarations sur les plateformes réglementaires.
• Suivre les conventions, rémunérations, hospitalités et archivages.
• Relances et suivi des achats et relations avec la comptabilité.

Skills

Word

Excel

Outlook

Gestion administrative

Education

Bac+2 gestion administrative

Tools

Sage X3

Access

Job description

Fort de ses 50 années d’expérience, le groupe Français Lumibird conçoit, fabrique et distribue, à partir de ses différents sites en France (Lannion, Rennes, Villejust, Cournon d’Auvergne) et à l’étranger (USA, Canada, Italie, Slovénie, Suède, Australie…) des solutions laser haute performance à usage scientifique, industriel et médical.

Caractérisé par son savoir-faire, ses nombreux brevets, sa croissance régulière et des métiers allant de l’opérateur au chercheur, le groupe Lumibird compte aujourd’hui plus de 1000 salariés à travers le monde. Résolument engagé en faveur du développement durable, le groupe Lumibird contribue à la transition écologique et sociale en développant une politique RSE ambitieuse.

Lumibird Medical est la division du groupe LUMIBIRD spécialisé dans les technologies de lasers à solide, diodes laser et échographie pour des équipements médicaux. Lumibird Médical dispose de 3 marques spécialisées dans les équipements de diagnostic et de traitement pour l’ophtalmologie et autres domaines médicaux : Quantel Médical, Ellex et Optotek.

Pour accompagner son développement, et soutenir de nouveaux projets en échographie, QUANTEL MEDICAL recherche un(e) Assistant(e) administrative, en CDI, sur le site de Cournon d’Auvergne (63).

Vous souhaitez assurer la gestion administrative, contractuelle et réglementaire des activités du service Marketing ?

Vos missions :

• Prendre en charge le volet juridique et administratif lié aux événements, consultants et professionnels de santé.
• Assurer le suivi budgétaire, documentaire et logistique du service.
• Coordonner la gestion administrative et logistique des cours d’échographie et symposiums.

Activités / Tâches :

• Préparer, faire valider et suivre les contrats consultants, Event Agreements, locations de stands et prêts de matériel.
• Constituer les dossiers et réaliser les déclarations ou demandes d’autorisation sur les plateformes IDAHE, EPS et Transparence Santé, dans le respect des délais réglementaires.
• Suivre les conventions, rémunérations, hospitalités, repas impromptus, justificatifs, signatures et archivages.
• Gérer le suivi administratif et financier : devis, demandes d’achat et réceptions dans Sage X3, factures, tableaux budgétaires et relations avec la comptabilité.
• Coordonner le volet administratif et logistique des cours d’échographie et symposiums, avant et après événement.
• Suivre les prêts de matériel, les expéditions/retours et les stocks de brochures et supports ; réaliser les inventaires semestriels et actualisations.
• Mettre à jour la base Access, les listes KOL, calendriers, documents supports et rappels internes réglementaires.
• Anticiper les besoins, effectuer les relances et alerter en cas d’anomalie ou de risque de retard.

Votre profil :

• Bac+2 minimum en gestion administrative, assistanat de gestion ou équivalent
• Très bonne maîtrise de Word, Excel et Outlook ; aisance avec les outils de gestion. Sage X3 et Access appréciés.
• Anglais courant lu écrit parlé ;
• Capacité à appliquer des procédures réglementaires.
• Connaissance du secteur médical serait un plus

Vos atouts :

• Rigueur, fiabilité, sens de l’organisation et respect des délais et procédures.
• Proactivité, autonomie, discrétion, sens du service et de la communication, esprit d’équipe.

Informations complémentaires :

• Poste à pourvoir dès maintenant
• Rémunération : fixe + prime
• Avantages : titres restaurant, participation, mutuelle, CSE