Assistant protocole (H/F)

MAIRIE DE BEAUSOLEIL; Beausoleil; Sur place; EUR 20 000 - 27 000; Plein temps

Résumé du poste

MAIRIE DE BEAUSOLEIL recherche un Assistant protocole (H/F) en CDD de 12 mois pour soutenir le service Protocole. Vous organiserez les manifestations communales, les réceptions et les cérémonies patriotiques, gérerez le stock et le secrétariat, et travaillerez en transversalité avec les services municipaux.

Horaires variables avec possibilité de travail en week-ends et jours fériés; permis de conduire exigé et expérience minimale de 2 ans est demandée.

Qualifications

• 2 ans d’expérience indispensable
• Bac+2 ou équivalents requis
• Anglais et Italien indispensables
• Permis de conduire exigé

Responsabilités

• Protocole: gérer et organiser les manifestations et réunions en lien avec le Cabinet du Maire et la Responsable du Protocole
• Préparer et accompagner les réceptions et repas de travail dans les espaces dédiés
• Gérer les stocks et les fournitures pour les réceptions et les services administratifs
• Organiser les cérémonies patriotiques et les événements particuliers
• Gérer le secrétariat du Service Protocole et les commandes liées aux manifestations

Connaissances

Planification des tâches et priorités

Anglais indispensable

Italien indispensable

Permis voiture légère

Formation

Bac+2

Description du poste

Offre n° 214GHLQ
Assistant protocole (H/F)

Vous travaillerez sous l'autorité de la responsable du service protocoleMissions principales:* Protocole- Gérer et organiser les différentes manifestations communales et les réunions de travail diverses en lien avec le Cabinet duMaire et la Responsable du Protocole- Gérer les réceptions protocolaires et les repas de travail dans les espaces communaux dédiés- Préparer et accompagner les cérémonies patriotiques- Gérer le stock de fournitures nécessaires au bon fonctionnement des réceptions- Approvisionner les services administratifs- Gérer le secrétariat du Service ProtocoleDans le détail:- Configurer, assurer l'accueil et le service des apéritifs d'honneur, cocktails, buffets : vernissages, inaugurations, colloques, évènements sportifs ou socioculturels, commémoration patriotiques .- Déconfigurer les espaces de réception et les manifestations en lien avec le service logistique : mise en place, rangement, vaisselle, etc- Gérer les réunions de travail : accueil café, plateaux repas, déjeuners, réunion de majorité, etc- Organiser les évènements particuliers : noces d'or, départs à la retraite, cérémonie de médailles du travail, etc- Commander le matériel nécessaire au bon fonctionnement du service en lien avec la responsable du protocole : gerbes, fournitures, boissons, matériel protocolaire : drapeaux, médailles, etc- Gérer les stocks : médailles de la ville, coupes et autres objets protocolaires.- Gérer le secrétariat du Protocole : répondre au téléphone, création et mise à jour des tableaux des effectifs, envoi et répondre aux emails, suivi des bons de commande engagés- Gestion des stocks et des locaux : rangement des locaux attribués au service Protocole- Gestion des pavoisements de la ville à l'occasion des manifestations patriotiques en lien avec la cellule service logistiqueSavoirs:- Connaître la liste des personnes-ressources en relation avec les élus du conseil municipalSavoirs faire:- Capacité à évaluer les priorités des demandes- Capacité d'adaptation et d'autonomie- Orthographe et présentation irréprochable- Savoir travailler en transversalité avec les autres services- Savoir choisir, contrôler, et quantifier les commandes nécessaires aux diverses manifestations- Savoir optimiser les commandes (rapport qualité/prix)- Porter du poids (marchandises/boissons)Savoir être:- Maitrise de soi, gérer les situations de stress et réguler les tensions- Aptitude au travail en équipe- Sens de l'accueil- Rigueur, précision et organisation- Présentation et hygiène irréprochable- Confidentialité totale- Disponibilité- Etre polyvalent(e)- Etre dynamique- Etre méthodique- Etre autonome- Avoir l'esprit d'initiativeHoraires:- Lundi-Jeudi : 8h30-17h- Vendredi : 8h30-16hContraintes spécifiques du poste:- Flexibilité horaire (disponible pour toutes les manifestations de la Commune engendrant la présence du Service Protocole)- Horaires variables et possibilité de travail en week-end, soirées et jours fériés.Permis de conduire exigéSalaire - Rémunération selon profil et expérience

Type de contrat CDD - 12 Mois
Contrat travail Durée du travail 36H30/semaineTravail en journée
Travail en horaires variables
Travail le samedi
Travail les week-ends et jours fériés
Salaire

• Selon profil

Déplacements Déplacements: Fréquents Zone départementale

Expérience

• 2 An(s) Cette expérience est indispensable
• Bac+2 ou équivalents

Compétence

• Planification des tâches et gestion des priorités
• Anglais Cette langue est indispensable
• Italien Cette langue est indispensable
• B - Véhicule léger Ce permis est indispensable

Informations complémentaires

• Qualification : Employé qualifié
• Secteur d'activité : Administration publique générale