Assistant Pédagogique (H/F)

EFREI; Villejuif; Sur place; EUR 26 000 - 34 000; Plein temps

Résumé du poste

EFREI Villejuif recherche un(e) collaborateur(trice) administratif(ve) au sein de la Direction des Études 1er cycle. Vous assurez le secrétariat, l'accueil des étudiants et la rédaction de documents, en veillant à l'organisation des rendez-vous et à l'archivage des dossiers.

Vous suivrez les absences, préparerez les convocations et gérerez les outils de gestion administrative et les systèmes d'information. Une formation Bac à Bac+2 en assistanat est requise et vous savez travailler en équipe

Qualifications

• Formation Bac à Bac+2 en assistanat, gestion administrative, secrétariat ou domaine équivalent.
• Bonne maîtrise des outils bureautiques et des systèmes d'information.
• Expérience en secrétariat et accueil du public et des étudiants.
• Rigueur, organisation et sens du service.

Responsabilités

• Accueillir, renseigner et orienter les étudiants.
• Gérer les prises de rendez-vous et organiser les réunions.
• Rédiger des courriers, comptes rendus et documents administratifs.
• Mettre en forme des documents et assurer l'archivage.
• Organiser les déplacements et gérer les salles de réunion.
• Suivre les absences et mettre à jour les tableaux de suivi.
• Préparer et envoyer les convocations et assurer le suivi des rendez-vous et instances pédagogiques.
• Extraire et mettre à jour les données dans les systèmes d'information.

Connaissances

Gestion administrative

Sens du service

Esprit d'équipe

Discrétion

Formation

Bac à Bac+2 en assistanat / gestion administrative

Outils

Microsoft Office

Excel

Outlook

Description du poste

Rattaché(e) à la Direction des Études 1er cycle, vous jouez un rôle clé dans l'organisation administrative et le suivi pédagogique des étudiants.

Vos missions sont les suivantes :

Assurer le secrétariat et l'accueil

• Accueillir, renseigner et orienter les étudiants.
• Gérer les prises de rendez-vous.
• Rédiger des courriers, comptes rendus et divers documents administratifs.
• Mettre en forme des documents.
• Organiser les réunions et assurer leur préparation.
• Gérer l'archivage des documents.
• Organiser les déplacements lorsque nécessaire.

Suivre les absences des étudiants

• Réceptionner et traiter les justificatifs d'absence.
• Mettre à jour le tableau de suivi des absences.
• Envoyer les alertes et les convocations liées aux absences.
• Contrôler les absences aux examens (contrôle continu, examens et rattrapages) à partir des procès-verbaux.

Organiser les convocations et les instances pédagogiques

• Préparer et envoyer les convocations aux rendez-vous, conseils pédagogiques, conseils de discipline et autres instances.
• Gérer les invitations Outlook et les réservations de salles.
• Mettre à jour le tableau de suivi des rendez-vous étudiants.
• Participer à l'organisation des réunions des délégués, jurys et conseils.

Administrer et fiabiliser les données administratives

• Extraire les données issues des systèmes d'information.
• Mettre à jour les coordonnées des étudiants (téléphone, adresse e-mail, coordonnées des représentants légaux, autorisation de communication avec les parents, etc.).
• Préparer les tableaux de notes destinés aux jurys.
• Mettre à jour les dates des épreuves écrites.
• Actualiser les listes d'étudiants (démissions, suspensions, césures…) en lien avec le service scolarité.

Issu(e) d'une formation de niveau Bac à Bac +2 en assistanat, gestion administrative, secrétariat ou dans un domaine équivalent, vous êtes reconnu(e) pour votre sens de l'organisation, votre rigueur et votre aisance relationnelle. Doté(e) d'un véritable esprit de service, vous appréciez le travail en équipe et savez gérer plusieurs dossiers en parallèle tout en faisant preuve de discrétion et de réactivité.

Compétences

• Maîtrise du Pack Microsoft Office, notamment Word, Excel et Outlook.
• Bonne maîtrise des tableaux de suivi et de la gestion de données.
• Aisance avec les logiciels de gestion administrative et les systèmes d'information.

Vos atouts

• Excellent relationnel et sens de l'accueil.
• Sens de l'organisation et capacité à gérer les priorités.
• Réactivité, autonomie et rigueur.
• Esprit d'équipe.
• Discrétion et sens de la confidentialité.

L’Efrei est engagée en faveur de l’égalité des chances et encourage les candidatures de personnes en situation de handicap. Tous nos postes sont ouverts à tous les talents.