Assistant gestionnaire - MDS Sénart F/H

Département de Seine-et-Marne; Lieusaint; Sur place; EUR 26 000 - 34 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Parking gratuit

Prestations sociales et COS

Résumé du poste

Département de Seine-et-Marne recherche un Assistant gestionnaire de dossier au sein de la Direction Générale Adjointe de la Solidarité (DGAS) à Lieusaint. Vous assurez l’accueil, la coordination administrative et le soutien opérationnel du service, tout en gérant les plannings et les dossiers sensibles.

Vous avez une expérience en secrétariat dans un environnement social, maîtrise des outils informatiques et capacité à travailler en équipe au service du public.

Qualifications

• Expérience en secrétariat et dans un environnement social.
• Maîtrise des outils informatiques et des règles administratives.
• Capacité à accueillir, informer et orienter les usagers en respectant les procédures.

Responsabilités

• Coordonner les systèmes d'information du service.
• Assurer l'accueil physique et téléphonique du service.
• Soutenir les autres secrétariats et organiser les plannings et agendas.
• Préparer et suivre les instances et rencontres partenariales du service.
• Gérer une partie des agréments des assistantes maternelles et suivre les échéances des politiques publiques.
• Assurer des remplacements à l’accueil et contribuer aux documents et bilans.

Connaissances

Accueil et orientation

Gestion des agendas

Rigueur et discrétion

Relationnel et service public

Maîtrise des outils informatiques

Outils

Logiciels métiers

Description du poste

Structure : Direction Générale Adjointe de la Solidarité (DGAS)

Localisation : Lieusaint

Qui sommes-nous ?

La Direction Générale adjointe de la Solidarité (DGAS), traite de toutes les questions allant de la protection maternelle et infantile, protection de l’enfance, aide aux personnes âgées et handicapées en passant par l’emploi et la santé. A travers ces différentes missions, elle œuvre au quotidien pour faire du Département un territoire de la solidarité et de lutte contre les inégalités.

Sous la hiérarchie du chef de service administration et ressources, l'assistant gestionnaire de dossier assure la coordination des activités administratives du service auquel il est rattaché fonctionnellement (SAR, ASE, SSD, SAPHA, SPMI2S). Il apporte un appui opérationnel au service et prend en charge le traitement de dossiers spécifiques.

Activités principales :

• Assurer la coordination des systèmes d'information,
• Assurer l'accueil physique et téléphonique du service,
• Soutenir les autres secrétariats pour assurer la continuité de service,
• Organiser les plannings et les agendas (congés, plateau technique, télétravail, formation,...),
• Organiser administrativement l'accueil des nouveaux arrivants, stagiaires, apprentis, saisonniers,
• Traiter et suivre les messageries génériques et les courriers,
• Planifier et préparer les instances et rencontres partenariales du service,
• Assurer la gestion d'une partie des agréments des assistantes maternelles,
• Etre garant du suivi des échéances des politiques publiques,
• Etre en charge de dossier spécifique en lien avec les missions du service,
• Etre régisseur suppléant de la régie d'avance pour assurer la continuité de cette activité.

Activités secondaires :

• Assurer des remplacements à l'accueil général,
• Contribuer à l'élaboration des différents documents et bilans,
• assurer le remplacement du référent administratif protection de l'enfance,
• Apporter un appui administratif régulier ou ponctuel auprès des travailleurs médico-sociaux.

Votre profil

Savoir (connaissances nécessaires pour agir)

- Connaître l'ensemble des prestations et services de la MDS, ainsi que les ressources du territoire

- Maîtrise des outils informatiques

Savoir faire

- Accueillir, informer et orienter les usagers.

- Maîtriser et présenter les écrits en respectant les règles administratives (orthographe et grammaire)

- Maîtriser l’outil informatique

- Savoir gérer les agendas, les dossiers du service, les communications téléphoniques, les transmissions et en assurer le suivi

- Savoir gérer une situation d'accueil difficile

- Aptitude à l'utilisation des logiciels métiers

Savoir relationnel

- Etre disponible (souplesse des horaires)

- Faire preuve de discrétion

- Avoir le sens du service public, être accueillant, savoir écouter

- avoir le sens du travail en équipe.

- S'avoir s'adapter à toutes les circonstances.

Conditions d'éligibilité

Poste à temps plein - Expérience requise en secrétariat et dans un environnement social

Les + qui font la différence

Parking gratuit
Prestations sociales et COS

Nos atouts pour réussir ensemble

Offres de formations innovantes
Le Département est ouvert à la diversité et facilite l’accueil et l’intégration des travailleurs handicapés.