Assistant d'appui administratif - MDS de Lagny - F/H

Département de Seine et Marne; Lagny-sur-Marne; Sur place; EUR 26 000 - 36 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Tickets restaurant

CA et RTT 24/39h

Mutuelle santé

Régime de prévoyance

COS77

Résumé du poste

La Direction Générale adjointe de la Solidarité (DGAS) du Département de Seine-et-Marne recherche un(e) assistant(e) polyvalent(e) pour assurer l'accueil et la gestion administrative au sein de la Maison Départementale des Solidarités (MDS).

Vous serez l'interface entre les usagers, les travailleurs sociaux et les partenaires, gérerez les dossiers, aiderez à l’organisation, et contribuerez à la continuité du service public avec des horaires variables et des possibilités d'intégration pour les

Qualifications

• Expérience en assistanat, secrétariat ou accueil souhaitée dans un environnement médico-social, social ou administratif.
• Maîtrise des techniques d'accueil, d'information et d'orientation du public.
• Maîtrise des outils bureautiques et des applicatifs métiers.
• Connaissance des règles de gestion administrative et du suivi des dossiers.
• Rédaction administrative et organisation des priorités dans un environnement dynamique.

Responsabilités

• Assurer l'accueil physique et téléphonique des usagers, les orienter vers les interlocuteurs ou dispositifs adaptés.
• Recueillir, analyser et transmettre les demandes dans le respect des procédures.
• Constituer, suivre et mettre à jour les dossiers administratifs des usagers.
• Gérer les agendas, les Rendez-vous et les échéances des professionnels de la MDS.
• Rédiger et assurer le suivi des courriers et documents administratifs.
• Garantir la qualité et la fiabilité des données dans les logiciels métiers.
• Assurer la circulation de l'information entre les professionnels et les partenaires.
• Participer à l'accueil et à l'intégration des stagiaires et nouveaux arrivants.

Connaissances

Accueil du public

Information et orientation

Gestion administrative

Rigueur et fiabilité

Rédaction administrative

Organisation et priorités

Outils

Bureautique

Description du poste

Qui sommes-nous?

La Direction Générale adjointe de la Solidarité (DGAS), traite de toutes les questions allant de la protection maternelle et infantile, protection de l’enfance, aide aux personnes âgées et handicapées en passant par l’emploi et la santé. A travers ces différentes missions, elle œuvre au quotidien pour faire du Département un territoire de la solidarité et de lutte contre les inégalités.

Vos missions

Au sein de la MDS, vous assurez un rôle essentiel d'accueil, d'information et de gestion administrative. Véritable interface entre les usagers, les travailleurs sociaux et les partenaires, vous contribuez à la qualité du service rendu au public et au suivi des situations accompagnées.

À ce titre, vous êtes notamment chargé(e) de :

• Assurer l'accueil physique et téléphonique des usagers, les informer et les orienter vers les interlocuteurs ou dispositifs adaptés.
• Recueillir, analyser et transmettre les demandes dans le respect des procédures en vigueur.
• Constituer, suivre et mettre à jour les dossiers administratifs des usagers.
• Gérer les agendas, les rendez-vous et les échéances des professionnels de la MDS.
• Rédiger, mettre en forme et assurer le suivi des courriers, comptes rendus et documents administratifs.
• Garantir la qualité et la fiabilité des données enregistrées dans les logiciels métiers.
• Assurer la circulation de l'information entre les différents professionnels et partenaires.
• Participer à la continuité de l'accueil et au bon fonctionnement de la Maison Départementale des Solidarités.

Activités complémentaires :

• Participer à l'accueil et à l'intégration des stagiaires et nouveaux arrivants.
• Contribuer à l'organisation administrative des actions collectives menées par la MDS.
• Participer aux projets et à la dynamique collective de la structure.
• Apporter un appui administratif aux équipes en fonction des besoins du service.

Votre profil

Vous disposez idéalement d'une expérience en assistanat, secrétariat ou accueil au sein d'un environnement médico-social, social ou administratif.

Vous maîtrisez :

• Les techniques d'accueil, d'information et d'orientation du public.
• Les outils bureautiques et les applicatifs métiers.
• Les règles de gestion administrative et de suivi des dossiers.
• Les techniques de rédaction administrative.
• L'organisation et la gestion des priorités dans un environnement dynamique.

Les qualités qui feront la différence :

• Sens du service public et de l'accueil.
• Excellentes qualités relationnelles et d'écoute.
• Rigueur et fiabilité dans le traitement des dossiers.
• Réactivité face à des sollicitations multiples.
• Discrétion professionnelle et respect de la confidentialité.
• Capacité à prendre du recul face à des situations sociales parfois complexes.
• Esprit d'équipe, polyvalence et sens de l'organisation.

Les + qui font la différence

• Horaires variables
• Titres restaurant (7 €/jour travaillé, participation employeur à minima 50 %)
• 25 CA et 24 RTT (sur la base de 39h hebdomadaires)
• Participation de l’employeur à votre cotisation de mutuelle santé
• Régime de prévoyance obligatoire
• Prestations sociales et Comité d’œuvres sociales (COS77)

Nos atouts pour réussir ensemble

• Offres de formations
• Accompagnement aux concours
• Le poste est ouvert aux fonctionnaires par voie de détachement ou mutation et aux contractuels
• Le Département est ouvert à la diversité et facilite l’accueil et l’intégration des travailleurs handicapés.