Assistant Gestion Documentaire & Appui Projet H/F

ORALYS MARSEILLE; Fontenay-sous-Bois; Hybrid; EUR 28,000 - 38,000; Full time

Benefits offered by this job

Rémunération sur 12,5 mois

Prime de participation

Prime d'intéressement

Paniers repas 10,40€

Remboursement transport 75%

CSE

Télétravail

Job summary

OSI ORALYS, société du Groupe ORTEC, recherche un(e) Assistant(e) Gestion Documentaire & Appui Projet expérimenté(e) pour renforcer une équipe projet pluridisciplinaire et piloter la gestion documentaire des projets.

Vous contribuerez à la gestion, l'organisation et la diffusion de l'information, assurerez le suivi des documents, des circuits de validation, et apporterez un soutien opérationnel aux équipes de pilotage lors des réunions et livrables.

Qualifications

• Plus de 12 ans d'expérience en assistance projet et gestion documentaire.
• Expérience en environnement ingénierie, transport, industrie ou infrastructures.

Responsibilities

• Mettre en place et faire vivre la gestion documentaire des projets et suivre les circuits de validation.
• Organiser réunions, rédiger et diffuser les comptes rendus, suivre les livrables et les actions.

Skills

Gestion documentaire

Suivi de projet

Organisation

Communication interne

Soutien opérationnel

Education

Bac +2 minimum (BTS, DUT ou équivalent)

Tools

MS Office

GED

GEDEM / EDOC / IPROC

Job description

RESPONSABILITÉS

Dans le cadre du renforcement de ses activités de conduite de projets, OSI ORALYS, société du Groupe ORTEC spécialisée en gestion documentaire, assistance à maîtrise d'ouvrage et pilotage de projets, recherche un(e) Assistant(e) Gestion Documentaire & Appui Projet expérimenté(e).

Vous intégrerez une équipe projet pluridisciplinaire et contribuerez à la gestion, l'organisation et la diffusion de l'information tout en apportant un soutien opérationnel aux équipes de pilotage.

Vos missions

Gestion documentaire et GED

• Mettre en place, organiser et faire vivre la gestion documentaire des projets ;
• Administrer les outils de Gestion Électronique des Documents (GED) ;
• Contrôler, enregistrer, diffuser et archiver l'ensemble de la documentation projet ;
• Garantir la qualité, la traçabilité et l'accessibilité des documents ;
• Assurer le suivi des circuits de validation et de diffusion.

Suivi de projet et reporting

• Mettre en place et suivre les indicateurs de performance et tableaux de bord ;
• Assurer le suivi des actions, décisions et évolutions des projets ;
• Participer à la consolidation des informations projet ;
• Contribuer au suivi des plannings, des risques et de l'avancement des activités.

Assistance administrative et logistique

• Préparer, mettre en forme et diffuser les documents et livrables de projet ;
• Organiser les réunions, rédiger et diffuser les comptes rendus ;
• Gérer les agendas et la coordination des interlocuteurs ;
• Assurer le suivi des demandes d'approvisionnement et des commandes (IPROC, EDOC ou équivalent) ;
• Suivre les réceptions de fournitures et les besoins logistiques des équipes ;
• Participer à l'organisation d'événements et de réunions de projet.

Communication projet

• Assurer la communication interne auprès des différents acteurs ;
• Faciliter les échanges entre les équipes de projet, les métiers et les partenaires externes ;
• Contribuer à l'animation documentaire au sein d'un environnement multi-projets.

PROFIL RECHERCHÉ

Formation et expérience

• Bac +2 minimum (BTS, DUT ou équivalent) ;
• Plus de 12 ans d'expérience professionnelle en assistance projet, gestion documentaire ou administration de projets ;
• Expérience significative en environnement projets d'ingénierie, transport, industrie ou infrastructures.

Compétences techniques

• Maîtrise des outils Microsoft Office : Word, Excel, PowerPoint et Visio ;
• Expérience de l'administration et de l'utilisation d'outils GED ;
• Capacité à prendre en main rapidement différents systèmes d'information documentaires ;
• Une connaissance d'outils tels que GEDEM, EDOC, IPROC, PITHAGORE, OPTEAM ou équivalents constitue un atout.

Les candidatures répondant aux critères demandés seront privilégiées.

Pourquoi nous rejoindre ?

• Rémunération sur 12,5 mois, prime de participation, prime d'intéressement, paniers repas 10,40€, frais de transport - remboursement à hauteur de 75%, CSE,
• Intégrer des équipes dynamiques et bienveillantes : l'humain au centre de nos valeurs,
• Bénéficier d'une intégration encadrée et suivie,
• Evoluer sur des fonctions techniques, projets ou managériales au sein d'ORALYS ou du Groupe Ortec, école interne de formation (O'METIERS), reconnaissance de nos experts et de notre corps d'élite (Casques d'Or),
• Une politique RH, autour d'une démarche solidaire globale : fonds de solidarité, action sociale, action logement, action handicap,
• Trouver un équilibre vie professionnelle / personnelle : accord télétravail, environs 10 jours de RTT/an.

Processus de recrutement

• Un premier échange téléphonique avec Valentine, chargée de recrutement pour définir vos souhaits professionnels et valider l'adéquation avec le poste proposé,
• Un entretien technique pour vous préciser les enjeux et les contours du poste, découvrir nos locaux ainsi que nos équipes,
• Notre processus est simple et clair : vous serez tenu au courant de chaque étape.