Assistant(e) Administrative et Logistique H/F

Groupe Ortec; France; Hybride; EUR 24 000 - 30 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Rémunération sur 12,5 mois

Prime de participation

Prime d’intéressement

Paniers repas 10,40€

Frais de transport - remboursement 75%

CSE

Résumé du poste

Fontenay-sous-Bois, Groupe Ortec recherche un(e) Assistant(e) Administrative et Logistique pour soutenir les équipes sur les volets administratifs, logistiques et documentaires. Vous assurez le suivi des commandes, la gestion des agendas et l’organisation des réunions, tout en participant à l’élaboration des tableaux de bord et à la diffusion des informations.

Le poste nécessite une formation bac+2 en assistanat et plus de 12 ans d’expérience dans des fonctions similaires, avec une excellente

Qualifications

• Formation bac+2 assistanat avec expérience significative en assistance administrative et coordination.
• Maîtrise des outils de gestion documentaire et rédactions de synthèses.
• Bonne autonomie et organisation pour le suivi des commandes et des agendas.

Responsabilités

• Assurer l’assistance quotidienne des membres de l’équipe et le suivi des commandes fournisseurs.
• Réceptionner les fournitures, organiser les déplacements et suivre les notes de frais.
• Gérer les agendas, organiser les réunions et participer à l’élaboration des tableaux de bord.
• Rédiger et diffuser les comptes rendus et assurer le suivi documentaire des prestations.

Connaissances

Aisance informatique

Gestion documentaire

Rédaction et synthèse

Tableaux de bord

Formation

Bac+2 assistanat

Outils

GED

IPROC

EDOC

GEDEM

Description du poste

Assistant(e) Administrative et Logistique H/F

Fontenay-sous-Bois

Le Groupe Ortec déploie des solutions en ingénierie et travaux dans de nombreux secteurs : énergies, mines, chimie, défense, transports, agroalimentaire, aéronautique, spatial, environnement, pharmaceutique…

Oralys filiale du groupe ORTEC est le spécialiste des solutions externalisées du traitement des données et de la digitalisation.

Ici, on apprend, on progresse, on partage — et surtout, on construit ensemble les projets industriels de demain.

Dans le cadre d’une prestation d’assistance auprès d’une entité projet, nous recherchons un(e) Technicien(ne) Expert(e) en assistance administrative et logistique.

Intégré(e) sur le site de notre client, vous intervenez en véritable support des équipes et contribuez au bon fonctionnement quotidien de l’activité, notamment sur les volets administratifs, logistiques, documentaires et de suivi des prestations.

Assistance administrative et logistique :

Assurer l’assistance quotidienne auprès des différents membres de l’équipe;

Préparer et suivre les commandes fournisseurs via les outils internes;

Réceptionner les fournitures et assurer leur suivi;

Gérer les agendas et organiser les réunions internes;

Participer à l’organisation d’événements et de réunions;

Organiser les déplacements professionnels : ordres de mission, réservations auprès des agences de voyages et suivi des notes de frais;

Assurer le suivi administratif des prestataires;

Suivre les pointages hors outil dédié;

Assurer la diffusion et le suivi du courrier.

Suivi des prestations et pilotage de l’activité :

Participer à la réception et au pointage des prestations et des work packages;

Mettre en place et suivre les indicateurs d’activité;

Élaborer et actualiser les tableaux de bord mensuels;

Rédiger et diffuser les comptes rendus des réunions hebdomadaires;

Contribuer à l’émission et à la formalisation administrative des offres internes;

Participer à l’émission des BER.

Gestion documentaire et qualité :

Assurer la mise en forme de documents de différentes natures;

Organiser leur diffusion, leur mise en ligne et leur archivage;

Participer à la gestion documentaire au sein des outils internes et GED;

Assurer la diffusion hebdomadaire des informations utiles aux équipes;

Accompagner le Responsable Qualité dans la mise à jour des procédures internes;

Organiser les réunions internes nécessaires à la communication entre les différents acteurs des projets;

Apporter plus globalement un soutien aux activités liées à la qualité et à la gestion documentaire.

Selon les besoins, le périmètre de la mission pourra être étendu à d’autres entités.

Profile description

Vous êtes issu(e) d'une formation de niveau bac+2 en assistanat et vous justifiez impérativement de plus de 12 ans d'expérience professionnelle dans des fonctions d’assistance administrative, de coordination ou de support aux équipes Vous avez une expérience significative en gestion et suivi des commandes fournisseurs

Vous avez une excellente aisance avec les outils informatiques et les environnements de gestion documentaire, de bonnes capacités rédactionnelles et de synthèse, à produire et suivre des tableaux de bord et indicateurs, ainsi qu'une bonne maîtrise de la gestion et de l’organisation documentaire.

La connaissance des outils GED, IPROC, EDOC, GEDEM ou d'outils équivalents constitue un véritable atout.

Les candidatures répondant aux critères demandés seront privilégiées.

Pourquoi nous rejoindre ?

Rémunération sur 12,5 mois, prime de participation, prime d’intéressement, paniers repas 10,40€ , frais de transport - remboursement à hauteur de 75%, CSE,

Intégrer des équipes dynamiques et bienveillantes: l’humain au centre de nos valeurs,

Bénéficier d'une intégration encadrée et suivie,

Evoluer sur des fonctions techniques, projets ou managériales au sein d'ORALYS ou du Groupe Ortec, école interne de formation (O’METIERS), reconnaissance de nos experts et de notre corps d’élite (Casques d’Or),

Une politique RH, autour d’une démarche solidaire globale:fonds de solidarité, action sociale, action logement, action handicap,

Trouver un équilibre vie professionnelle/ personnelle : accord télétravail, environs 10 jours de RTT/an.

Processus de recrutement

Un premier échange téléphonique avec Valentine, chargée de recrutement pour définir vos souhaits professionnels et valider l'adéquation avec le poste proposé,

Un entretien technique pour vous préciser les enjeux et les contours du poste, découvrir nos locaux ainsi que nos équipes,

Notre process est simple et clair : vous serez tenu au courant de chaque étape.

Envie de rejoindre une entreprise à la fois exigeante et profondément humaine ?