Assistant Gestion Documentaire & Appui Projet H/F

Groupe Ortec; Fontenay-sous-Bois; Remote; EUR 28,000 - 36,000; Full time

Benefits offered by this job

Prime de participation

Prime d'intéressement

Paniers repas 10,40€

Remboursement des frais de transport (

Job summary

Fontenay-sous-Bois, Groupe Ortec via OSI ORALYS recherche un Assistant Gestion Documentaire & Appui Projet expérimenté(e) pour intégrer une équipe pluridisciplinaire. Vous assurerez la gestion documentaire, le suivi de projets et l'appui administratif et logistique des équipes de pilotage.

Profil Bac +2 et plus de 12 ans d'expérience exigés; maîtrise des outils GED et MS Office; connaissance de GEDEM/EDOC/IPROC est un atout.

Qualifications

• Plus de 12 ans d'expérience professionnelle en assistance projet, gestion documentaire ou administration de projets.
• Expérience significative en environnement projets d'ingénierie, transport, industrie ou infrastructures.
• Bac +2 minimum (BTS, DUT ou équivalent) exigé.

Responsibilities

• Mettre en place et faire vivre la gestion documentaire des projets.
• Administrer les outils de GED et assurer la traçabilité des documents.
• Suivre les indicateurs de performance et les tableaux de bord.
• Assurer le suivi des actions, décisions et évolutions des projets.

Skills

Gestion documentaire

Gestion de projet

Communication projet

Organisation

Education

Bac +2 minimum

Tools

GED outils

Microsoft Office

GEDEM

EDOC

IPROC

Job description

Assistant Gestion Documentaire & Appui Projet H/F

Fontenay-sous-Bois

Le Groupe Ortec déploie des solutions en ingénierie et travaux dans de nombreux secteurs : énergies, mines, chimie, défense, transports, agroalimentaire, aéronautique, spatial, environnement, pharmaceutique…

Oralys filiale du groupe ORTEC est le spécialiste des solutions externalisées du traitement des données et de la digitalisation.

Ici, on apprend, on progresse, on partage — et surtout, on construit ensemble les projets industriels de demain.

Dans le cadre du renforcement de ses activités de conduite de projets, OSI ORALYS, société du Groupe ORTEC spécialisée en gestion documentaire, assistance à maîtrise d'ouvrage et pilotage de projets, recherche un(e) Assistant(e) Gestion Documentaire & Appui Projet expérimenté(e).

Vous intégrerez une équipe projet pluridisciplinaire et contribuerez à la gestion, l'organisation et la diffusion de l'information tout en apportant un soutien opérationnel aux équipes de pilotage.

Gestion documentaire et GED

Mettre en place, organiser et faire vivre la gestion documentaire des projets ;

Administrer les outils de Gestion Électronique des Documents (GED) ;

Contrôler, enregistrer, diffuser et archiver l'ensemble de la documentation projet ;

Garantir la qualité, la traçabilité et l'accessibilité des documents ;

Assurer le suivi des circuits de validation et de diffusion.

Suivi de projet et reporting

Mettre en place et suivre les indicateurs de performance et tableaux de bord ;

Assurer le suivi des actions, décisions et évolutions des projets ;

Participer à la consolidation des informations projet ;

Contribuer au suivi des plannings, des risques et de l'avancement des activités.

Assistance administrative et logistique

Préparer, mettre en forme et diffuser les documents et livrables de projet ;

Organiser les réunions, rédiger et diffuser les comptes rendus ;

Gérer les agendas et la coordination des interlocuteurs ;

Assurer le suivi des demandes d'approvisionnement et des commandes (IPROC, EDOC ou équivalent) ;

Suivre les réceptions de fournitures et les besoins logistiques des équipes ;

Participer à l'organisation d'événements et de réunions de projet.

Communication projet

Assurer la communication interne auprès des différents acteurs ;

Faciliter les échanges entre les équipes de projet, les métiers et les partenaires externes ;

Contribuer à l'animation documentaire au sein d'un environnement multi-projets.

Profile description

Formation et expérience

Bac +2 minimum (BTS, DUT ou équivalent) ;

Plus de 12 ans d'expérience professionnelle en assistance projet, gestion documentaire ou administration de projets ;

Expérience significative en environnement projets d'ingénierie, transport, industrie ou infrastructures.

Compétences techniques

Maîtrise des outils Microsoft Office : Word, Excel, PowerPoint et Visio ;

Expérience de l'administration et de l'utilisation d'outils GED ;

Capacité à prendre en main rapidement différents systèmes d'information documentaires ;

Une connaissance d'outils tels que GEDEM, EDOC, IPROC, PITHAGORE, OPTEAM ou équivalents constitue un atout.

Les candidatures répondant aux critères demandés seront privilégiées.

Pourquoi nous rejoindre ?

Rémunération sur 12,5 mois, prime de participation, prime d'intéressement, paniers repas 10,40€ , frais de transport - remboursement à hauteur de 75%, CSE,

Intégrer des équipes dynamiques et bienveillantes : l'humain au centre de nos valeurs,

Bénéficier d'une intégration encadrée et suivie,

Evoluer sur des fonctions techniques, projets ou managériales au sein d'ORALYS ou du Groupe Ortec, école interne de formation (O'METIERS), reconnaissance de nos experts et de notre corps d'élite (Casques d'Or),

Une politique RH, autour d'une démarche solidaire globale : fonds de solidarité, action sociale, action logement, action handicap,

Trouver un équilibre vie professionnelle / personnelle : accord télétravail, environs 10 jours de RTT/an.

Processus de recrutement

Un premier échange téléphonique avec Valentine, chargée de recrutement pour définir vos souhaits professionnels et valider l'adéquation avec le poste proposé,

Un entretien technique pour vous préciser les enjeux et les contours du poste, découvrir nos locaux ainsi que nos équipes,

Notre processus est simple et clair : vous serez tenu au courant de chaque étape.

Envie de rejoindre une entreprise à la fois exigeante et profondément humaine ?