Assistant fonctionnel bureau d'études (F/H)

Cabinet Merlin; Lyon; Sur place; EUR 28 000 - 34 000; Plein temps

Résumé du poste

Cabinet Merlin, acteur clé de l’ingénierie des territoires, recherche un assistant fonctionnel (F/H) pour renforcer les services Hydraulique et International du siège à Lyon Cordeliers. Vous assurerez des missions administratives, le suivi des appels d’offre et la gestion des contrats de sous-traitance, en collaboration avec 4 entités.

Vous maîtrisez Word, Excel, PowerPoint et Navision; rigueur, autonomie et sens de l’accueil sont essentiels.

Qualifications

• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint).
• Présentation des documents, orthographe et syntaxe.
• Capacité à prendre rapidement connaissance des outils de gestion et de l’organisation du groupe.

Responsabilités

• Réponses à appel d’offre d’ingénierie et préparation des CV et références.
• Suivi de facturation des prestataires.
• Gestion administrative des contrats de sous-traitance après signature.
• Gestion administrative des besoins des services (achats, titres de transports).
• Accueil des nouveaux collaborateurs et mise à jour des organigrammes.
• Organisation des réunions d’équipe et interface avec la comptabilité et le personnel.
• Gestion des fiches références et intégration dans l’outil.
• Recherche de profils et recrutement.

Connaissances

Organisation personnelle

Autonomie

Rigueur et fiabilité

Capacité à travailler en équipe

Outils

Word

Excel

PowerPoint

Navision

Description du poste

Rejoignez un acteur clé de l’ingénierie des territoires

Groupe reconnu depuis 100 ans dans les domaines de l’eau, de l’énergie, l’aménagement urbain et des mobilités, nous accompagnons les collectivités dans leurs projets à fort impact territorial et environnemental.

Dans le contexte d'un remplacement, nos services Hydraulique et International recherchent un assistant fonctionnel (F/H) pour consolider leurs équipes.

Au sein de l’entreprise, l’assistant(e) fonctionnel(le) travaillera en collaboration avec 4 entités du siège, situé à Lyon Cordeliers. Vous serez rattaché au service Hydraulique et Infrastructures (38 personnes), et opérerait également pour le Département International (6 personnes), le service Génie Civil (18 personnes) et le service Electromécanique (18 personnes).

Vos missions seront liées aux taches organisationnelles des quatre entités et à la conduite de leurs procédures administratives et de gestion, ainsi qu’à l’appui pour les réponses aux appels d’offre :

• Participer aux réponses à appel d’offre d’ingénierie: présentation des équipes, organigramme, moyens techniques, adaptation des CVs, compilation des références, utilisation du nouvel outil IA, aide à la rédaction de la méthodologie, …
• Effectuer le suivi de facturation des prestataires
• Gestion administrative des contrats de sous-traitance après signature des contrats (établissement des DA, suivi des BRC, …)
• Gestion administrative des besoins des services:
  • Achats de fournitures
  • Gestion des titres de transports
• Participer à l’accueil des nouveaux collaborateurs et mettre à jour les organigrammes des services
• Appuyer les responsables pour l’organisation des réunions d’équipe
• Assurer l’interface avec le service comptabilité
• Assurer l’interface avec le service du personnel
• Gestion des références au sein des services:
  • Initialisation des fiches références, validation avec le chef de projet, établissement des certificats de capacité
  • Intégration dans l’outil
• Appuyer les responsables de service dans la recherche de profils et le recrutement

Au quotidien, vous serez amené à interagir avec de nombreux collaborateurs et utiliser principalement Word, PowerPoint et Navision, notre logiciel de gestion.

Profil recherché

Savoir faire

• Maîtrise indispensable des outils bureautique (Word, Excel, Power Point ..)
• Présentation des documents, orthographe et syntaxe
• Capacité à prendre rapidement connaissance des outils de gestion et de l’organisation du groupe

Savoir être

• Organisation personnelle, autonomie, prise d’initiative
• Capacité de travail en équipe
• Rigueur, fiabilité, méthodes, respect des procédures
• Sens de l’accueil

Expérience minimum de 1 à 3 ans dans un poste similaire - Une première expérience dans le monde du BTP, de l’architecture ou de l’ingénierie sera un plus.