Assistant Facility management H/F

CBRE Group, Inc.; Toulouse; Hybrid; EUR 28,000 - 36,000; Full time

Job summary

CBRE Group, Inc. recherche un(e) assistant administratif sur site à Toulouse pour soutenir les équipes opérationnelles. Vous assurerez le contact client et fournisseurs, le suivi des procédures HSE et la gestion documentaire quotidienne.

Le poste requiert rigueur, sens de l’organisation, esprit d’équipe et maîtrise des outils bureautiques (Excel, PowerPoint, Outlook, Teams). Anglais opérationnel et proactivité sont appréciés.

Qualifications

• Connaissances informatiques solides (Excel, PowerPoint, Outlook, Teams).
• Rigueur et précision dans les tâches administratives et reporting.
• Capacité à travailler en équipe et à communiquer efficacement.
• Capacité d’adaptation et proactivité dans un environnement multi-dossiers.
• Bon niveau d’anglais requis pour les échanges opérationnels.
• Bonnes compétences en communication écrite et verbale.

Responsibilities

• Mettre en place et suivre les standards et processus HSE CBRE et client.
• Maintenir les formations et habilitations HSE des collaborateurs sur site CBRE.
• Gérer les plans de prévention et sensibiliser les prestataires.
• Suivre les indicateurs de maintenance et les rapports règlementaires.
• Rédiger les comptes rendus et préparer les présentations des projets.
• Gérer les achats et le suivi des commandes (procurement/finance).
• Rédiger les devis et suivre le processus de validation et factures.

Skills

Bonne rigueur

Travail en équipe

Adaptabilité

Proactivité

Anglais minimum requis

Bonnes compétences en communication

Diplomatie

Saisie et organisation

Tools

Excel

PowerPoint

Outlook

Teams

Job description

Rôle :

Dans le cadre de vos fonctions, vous apportez votre support aux équipes opérationnelles, en réalisant diverses tâches administratives et en maintenant le contact avec le client et les fournisseurs. Vous êtes donc amené à intervenir auprès des fournisseurs, en garantissant la qualité des services délivrés, sous délégation des responsables des Sites et/ou des coordinateurs techniques. Vous aurez également comme mission la bonne réalisation des opérations en prenant en charge la gestion EHS pour l’ensemble des activités gérées par CBRE GWS France sur les sites.

Missions principales :

• Mettre en place et suivre les standards, processus HSE CBRE (e-logbook) ainsi que celles du client du scope contrat :
• S’assurer de la bonne réalisation des actions conformément aux attentes
• Maintenir à jour les formations/habilitations HSE pour l’ensemble des collaborateurs de l’équipe CBRE sur site.
• Réaliser et maintenir à jour les plans de prévention des intervenants extérieur au titre du contrat.
• Assurer une sensibilisation Sécurité à l’ensemble des prestataires et de l’équipe CBRE sur site.
• Être garant de la bonne réalisation des HARBOUR du site (2/personne/mois).
• Réalisé une causerie à l'équipe par mois
• Suivi des habilitations techniciens
• Suivi VGP et contrôle des outillages et équipements
• Suivi plateforme Vériforce

Data management :

• Assurer la rédaction des comptes rendus des réunions avec le client ou en interne (Occurrence des meetings : mensuel, hebdomadaire, et ponctuel).
• Assurer la mise en page de la réunion quotidienne
• Préparation des présentations en fonction des projets supportés.
• Gestion des espaces de partage et de la documentation présente sur les plateformes internes ainsi que celles communes avec le client.
• Suivi et mise à jour de la LUPA
• Création des OT curatifs IFM HUB
• Suivi des indicateurs de maintenance préventive et curative (Excel + IFM HUB)
• Suivi du classement des rapports de maintenance préventive et règlementaires
• Suivi des rapports contrôles règlementaires + levées de réserves
• Mise en place des procédures d'utilisation des utilités
• Suivi réglementaire des fluides frigorifiques
• Reporting des astreintes dans le fichier de suivi Excel prévu à cet effet

Procurement :

• Mise en place des contrats avec nos prestataires
• Suivi des plannings de livraison fournisseurs.
• Réaliser les actions de relance fournisseurs (Devis/Factures, prestations, etc…)

Finance :

• Rédaction des devis et suivi du processus de validation.
• Gestion et suivi des factures fournisseurs ainsi que des bons de commande.
• Création des bons de commandes (PO) sur l’outil CBRE.
• Mise à jour du fichier de suivi des commandes

Compétences requises :

• Solides connaissances informatiques : Excel, Powerpoint, Outlook et Teams.
• Bonne rigueur
• Travail en équipe
• Capacité d'adaptation et proactivité
• Anglais minimum requis
• Bonnes compétences en communication verbale/écrite
• Solides compétences interpersonnelles et orienté solution
• Sensibilité aux normes HSE
• Organisation/Rigueur, Autonomie
• Réactivité, gestion de la relation client
• Diplomatie