Assistant Événementiel — Organisation, Accueil & Logistique

ESTP - Grande école d'ingénieurs de la construction; Cachan; Sur place; EUR 21 000 - 30 000; Plein temps

Description du poste

Rattachée au service Relations entreprises, l’Assistante événementielle accompagne l’organisation et le bon déroulement des événements destinés à favoriser les rencontres entre les étudiants, les entreprises partenaires et les différentes parties prenantes de l’ESTP. Elle intervient en appui de la responsable du service dans la préparation, la coordination et le suivi logistique, administratif et opérationnel des événements, en lien avec les équipes internes, les campus, les prestataires et les partenaires externes.

Missions principales :

Organisation des événements

• Participer à la préparation et à l’organisation des événements : forums, conférences, salons, job datings, afterworks, cérémonies, réunions et événements institutionnels.
• Élaborer et suivre les plannings et rétroplannings.
• Participer à la coordination des différentes étapes de l’événement.
• Assurer la gestion des inscriptions et des participants.
• Préparer les supports et documents nécessaires au bon déroulement des événements.
• Coordonner les besoins logistiques : salles, mobilier, matériel, signalétique, restauration et accueil.
• Participer à la recherche et au suivi des prestataires.
• Assurer l’accueil des participants et des intervenants le jour de l’événement.
• Participer à la gestion des imprévus et au bon déroulement de l’événement.

Communication événementielle

• Participer à la création et à la diffusion des invitations et communications liées aux événements.
• Assurer les relances auprès des participants.
• Préparer les supports de communication : affiches, présentations, programmes, badges, signalétique, etc.
• Contribuer à la communication des événements sur les différents supports et réseaux sociaux.
• Participer à la valorisation des événements après leur réalisation.

Suivi administratif et logistique

• Mettre à jour les tableaux de suivi et bases de données liés aux événements.
• Assurer le suivi des inscriptions, présences et retours participants.
• Participer au suivi des commandes, devis, factures et prestations.
• Veiller au respect des délais, des procédures et des budgets définis.

Bilan et amélioration des événements

• Recueillir les retours des participants et intervenants.
• Participer à la réalisation des bilans événementiels.
• Analyser les points positifs et les axes d’amélioration.
• Proposer des idées pour améliorer l’organisation et l’expérience des participants.

Formation :

• Formation Bac+2 à Bac+3 en Événementiel, Communication, Marketing ou domaine équivalent.
• Première expérience dans l'organisation d'événements appréciée
• Intérêt pour le secteur de l'enseignement supérieur et de la formation

Compétences

• Maîtrise du Pack Office (Word, Excel, PowerPoint).
• Bonne capacité d’organisation et de gestion des priorités.
• Aisance dans la gestion de plusieurs tâches simultanément.
• Bonnes qualités rédactionnelles et communicationnelles.
• Capacité à travailler avec différents prestataires et interlocuteurs.
• Capacité à anticiper les besoins.
• Esprit d'équipe.
• Discrétion et confidentialité.
• Organisation et gestion des priorités

Localisation : Site de Cachan (94)

Statut : Technicien - Horaire collective

Disponibilité : immédiate