Assistant.e et Chargé.e d’accueil

CLER; Suresnes; Sur place; EUR 26 000 - 34 000; Plein temps

Résumé du poste

Agence locale de l’énergie et du climat de Paris Ouest La Défense recrute un(e) assistant(e) administratif(ve) en CDI à temps plein basé à Suresnes. Vous assurerez les tâches de secrétariat, l’accueil des partenaires et le soutien administratif des activités environnementales.

Vous gérerez les dossiers courants, les plannings et la logistique des réunions, en assurant une communication fluide et un reporting régulier. Profil Bac+2, expérience minimum et intérêt pour l’énergie souhaités.

Qualifications

• Diplôme ou formation Bac+2 minimum.
• Expérience d’1 an minimum dans l’assistance administrative.
• Sensibilité environnementale et intérêt pour les enjeux liés à l’énergie et aux changements globaux.
• Très bonne expression écrite et orale.
• Bonne maîtrise des outils informatiques et bureautiques.
• Forte motivation et polyvalence.
• Force de proposition et initiatives pour la bonne mise en œuvre des missions.
• Capacité à travailler en autonomie selon les directives données et en équipe.
• Très bonnes qualités relationnelles et sens de l’écoute.
• Aisance pour le contact avec différents publics.
• Qualités pédagogiques et rigueur organisationnelle.

Responsabilités

• Assurer les tâches courantes de secrétariat et d’accueil: téléphone, enregistrement, saisie, envoi du courrier, classement, accueil des partenaires, gestion des agendas.
• Venir en soutien à l’activité de conseil aux particuliers: réponse aux demandes de 1er niveau par mail et téléphone, organisation des rendez-vous.
• Gérer la logistique pour les déplacements des salariés et les réunions (Bureaux, CA, AG) et préparer les comptes rendus.
• Mettre en forme des documents informatiques (courriers, rapports, tableaux, lettres d’information).
• Classement des dossiers et veille documentaire.

Connaissances

Expression écrite

Expression orale

Maîtrise bureautique

Polyvalence

Autonomie

Relation client

Initiatives

Capacité d’écoute

Organisation

Formation

Bac+2 minimum

Description du poste

Créée à l’initiative du territoire de Paris Ouest La Défense dans le cadre de son Plan Climat Air Energie, l’Agence locale de l’énergie et du climat de Paris Ouest La Défense est une association à but non lucratif dont l’objectif majeur est de généraliser la rénovation énergétique performante des bâtiments sur le territoire de POLD, à savoir les villes de Courbevoie, Garches, La Garenne-Colombes, Levallois-Perret, Nanterre, Neuilly-sur-Seine, Puteaux, Rueil-Malmaison, Saint-Cloud, Suresnes et Vaucresson.

Par son action de proximité, elle contribue à l’amélioration du cadre de vie en favorisant une meilleure prise en compte de l’environnement, l’amélioration de l’habitat et la diminution des charges liées à l’énergie, favorisant ainsi le pouvoir d’achat.

La mise en place de cette nouvelle ALEC sur le territoire de POLD témoigne donc de l’engagement du territoire, de ses 11 villes membres et de ses partenaires en faveur de la transition énergétique ainsi que de la lutte contre les changements climatiques.

Plus d'informations sur notre site internet .

Sous la responsabilité du directeur, et en collaboration avec l’équipe :

Missions Administratives & Accueil

• Assurer les tâches courantes de secrétariat et d’accueil : téléphone, enregistrement, saisie, envoi du courrier, classement, accueil des partenaires, gestion des agendas, gestion des fournitures, réservation de salles ;
• Venir en soutien à l’activité de conseil aux particuliers : réponse aux demandes de 1er niveau par mail et téléphone & organisation des rendez-vous ;
• Gérer la logistique pour les déplacements des salariés ;
• Assurer la logistique des réunions de Bureaux, Conseils d’Administration, Assemblées générales, etc, et préparer les comptes rendus ;
• Mettre en forme des documents informatiques type : courriers, rapports, comptes rendus, tableaux, lettre d’information, etc. ;
• Classement des dossiers.

Missions Comptabilité

• Gérer les factures, les demandes de subventions et les remboursements des frais des salariés ;
• Gérer les appels à cotisation des membres ;
• Gérer les pièces comptables et les transmettre à l’expert-comptable.

Missions gestion du personnel

• Réaliser le planning du personnel et en faire le suivi hebdomadaire ;
• Suivre les variables et préparer mensuellement les éléments pour établir les paies des salariés et assurer le lien avec le cabinet d’expertise-comptable ;
• Suivre les aides à l’emploi, les arrêts de travail et versements des indemnités journalières ;
• Assurer le suivi permanent du plan de formation, aider à rechercher des formations, assurer leur règlement, gérer les relations avec l'OPCO ;
• Assurer une veille réglementaire sur les aspects sociaux et actualiser les documents internes régissant le fonctionnement de la structure ;
• Gérer les rendez-vous de la médecine du travail ;
• Préparer l’accueil des nouveaux salariés ;
• Accompagner la mise en application et assurer une veille sur la Convention Collective Nationale BETIC.

Contribuer à la vie associative

• Contribuer à l’amélioration des outils de gestion en place ;
• Participer aux réunions de réseaux, aux échanges et aux partages entre pairs ;
• Assurer le reporting de l’activité et participer aux démarches d’amélioration continue liées à l’activité ;
• Suivre en lien avec le DPO les éléments de RGPD.

Profil recherché

• Diplôme ou formation Bac+2 minimum
• Expérience d’1 an minimum dans l’assistance administrative
• Sensibilité environnementale et intérêt pour les enjeux liés à l’énergie et aux changements globaux
• Très bonne expression écrite et orale
• Bonne maîtrise des outils informatiques et bureautiques
• Forte motivation
• Polyvalence
• Force de proposition
• Initiatives pour la bonne mise en œuvre des missions, dans le respect des consignes générales
• Capacité à travailler en autonomie selon les directives données et en équipe
• Très bonnes qualités relationnelles, sens de l’écoute
• Aisance pour le contact avec différents publics
• Qualités pédagogiques
• Rigueur et sens de l’organisation

• Poste basé dans les locaux de l’ALEC POLD, à Suresnes
• Matériel informatique, et bureau mis à disposition
• Outils techniques et informatiques (logiciels, ligne téléphonique…) mis à disposition
• Déplacement sur les 11 communes de POLD et, ponctuellement, en France métropolitaine
• Type de contrat : CDI à temps complet, 37h avec 16 RTT
• Classification Convention Collective Nationale BETIC : ETAM, position 2.2

Postulez avant le 30/09/2026