Assistant-e Polyvalent-e

Albioma; France; Hybride; EUR 26 000 - 38 000; Plein temps

Résumé du poste

Albioma Solaire Antilles recherche un(e) assistant(e) administratif(ve) et financier(ère) pour centraliser l’accueil, traiter les documents administratifs, financiers, RH, exploitation et projets, et travailler en collaboration avec l’ensemble des services.

Vous assurez la gestion du personnel, des commandes, de la flotte et des procédures internes, contribuant au déploiement des actions RH et à l’amélioration du système de management intégré.

Qualifications

• Titulaire d'un diplôme de niveau BAC+2 en assistance de direction, gestion administrative, support à l'action managériale ou équivalent.
• Expérience en secrétariat et gestion administrative souhaitée.
• Capacité d’organisation et respect de la confidentialité.

Responsabilités

• Gérer les entrées et sorties du personnel et leurs déplacements professionnels.
• Réaliser et suivre les commandes et bons de commande de frais généraux.
• Assurer la gestion de la flotte de véhicules et des mobiles.
• Traiter le courrier et mettre à jour les procédures administratives.
• Participer au développement des ressources humaines et au plan de compétences.
• Collecter et suivre les documents nécessaires au financement des projets.
• Veiller au respect des procédures Qualité – Sécurité – Environnement.

Connaissances

Maîtrise de l’outil informatique

Techniques de secrétariat

Rédaction de courriers

Connaissances en gestion administrativ

Conception de tableaux de bord

Méthode de classement et d’archivage

Formation

BAC+2 en assistance de direction / gestion administrative

Description du poste

Le poste est à pourvoir au sein de l'entité Albioma Solaire Antilles.

Rattaché-e à la Responsable Administrative et comptable, vous centralisez et assurez l’accueil physique et téléphonique sur la zone Antilles Guyane. Vous traitez, diffusez et archivez les documents relatifs aux activités administrative, financière, RH, exploitation et projet. Vous intervenez sur plusieurs domaines de l'organisation et travaillez ainsi en étroite collaboration avec l'ensemble des services internes.

Les principales missions suivantes vous sont confiées :

Gestion administrative et financière : gérer les entrées et sorties du personnel et leurs éventuels déplacements professionnels ; procéder aux inventaires et au suivi des fournitures et matériels ; réaliser et suivre les commandes et bons de commande de frais généraux ; assurer la gestion de la flotte de véhicules et des mobiles ; traiter le courrier ; mettre en place et mettre à jour des procédures administratives ; effectuer les démarches administratives courantes (réclamations KBIS, attestations d’assurance, etc.).

Gestion administrative exploitation : réaliser des bons de commande liés à l'exploitation et collecter les documents des sous-traitants.

Gestion administrative RH : accueillir les collaborateurs, préparer l’intégration des nouveaux entrants (conventions de stage, plan d’intégration, communication interne, etc.) ; organiser certains événements internes (réunions trimestrielles, team building, visites de sites, etc.) ; gérer les commandes de titres-restaurant et chèques cadeaux ; rédiger et mettre à jour des documents internes ; participer au déploiement des actions RH et au plan de développement des compétences, en appui de la RRH.

Gestion administrative projet : collecter et suivre les documents nécessaires au financement des projets et participer à la constitution des dossiers administratifs.

Qualité – Sécurité – Environnement : respecter les procédures et les règles internes en vigueur ; constater et faire remonter des situations dangereuses sur votre lieu de travail via l’outil ALBIORAMA ; s’assurer du respect du tri des déchets, contribuer dans le cadre de vos fonctions au système de management intégré.

Vous êtes titulaire d'un diplôme de niveau BAC+2, de préférence en assistance de direction, gestion administrative, support à l'action managériale ou équivalent.

Vous possédez les compétences techniques suivantes :

• Maîtrise de l’outil informatique
• Techniques de secrétariat
• Rédaction de courriers
• Connaissances en gestion administrative
• Conception de tableaux de bord
• Méthode de classement et d’archivage

Vous démontrez également les qualités personnelles suivantes :

• Capacité d’organisation
• Grande rigueur
• Sens du relationnel et de la communication
• Respect de la confidentialité
• Esprit de contrôle et de vigilance