Assistant.e moyens généraux

OptiFranc S.A.S.; Paris; Hybrid; EUR 28,000 - 36,000; Full time

Benefits offered by this job

Travail hybride

Gestion managériale accessible

Environnement stimulant et échanges d\

Job summary

Optimum Vie recherche un Assistant(e) – Services généraux pour assurer la gestion administrative et logistique quotidienne. Le poste s’inscrit dans un cadre hybride à Paris, avec suivi des fournisseurs, coordination des achats et support aux différentes directions.

Vous assurez aussi l’organisation des archives, les appels d’offres et le maintien des locaux. Expérience équivalente et BTS dans une discipline pertinente seront appréciés, avec 35 heures par semaine.

Qualifications

• Expérience dans des fonctions similaires en services généraux, gestion des locaux ou support administratif et logistique.
• BTS dans une discipline pertinente (assistanat, bureautique, …), un atout.
• Horaire de 35 heures par semaine.

Responsibilities

• Gérer l'administration et la logistique quotidiennes de l'entreprise.
• Suivre les stocks et prévoir les besoins d'approvisionnement et passer les commandes.
• Organiser les salles de réunion et l'archivage.
• Suivre et initier des appels d’offre et maîtriser le pack Office.
• Interagir avec les directions et coordonner les rendez-vous.
• Utiliser la machine de mise sous pli pour l'envoi de documents.
• Veiller à l’organisation et à la tenue des locaux et des biens immobiliers.
• Être le binôme de l’accueil lors des congés ou absences.

Skills

Suite Office

Relationnel

Initiative

Aisance informatique

Education

BTS dans une discipline pertinente

Job description

Emplacements: Paris
Société: OptiFranc S.A.S.

Assistant(e) – Services généraux

Qui sommes-nous ?

Optimum Vie est une filiale du Groupe Optimum, un groupe financier diversifié et privé d’envergure internationale. Étant la seule société française d’assurance vie de propriété canadienne, nous sommes agiles dans la création de nos produits d’assurance vie afin qu’ils soient adaptés aux besoins réels de nos clients. Acteur de proximité, nous établissons une relation de confiance durable avec nos courtiers et nos partenaires. Notre taille humaine et notre expertise nous permettent une grande réactivité face aux nombreuses évolutions de marché.

Responsabilités spécifiques

En tant qu'Assistant(e) – Servicesgénéraux, vous contribuerez au bon fonctionnement quotidien de l'entreprise enassurant la gestion administrative et logistique, le suivi des fournisseurs, lacoordination des activités de maintenance ainsi que la bonne tenue des locauxet des biens immobiliers. Polyvalent(e) et orienté(e) service, vousinterviendrez autant sur le terrain que dans le soutien aux différentesdirections afin d'offrir un environnement de travail sécuritaire, fonctionnelet accueillant.

Tâchesadministratives et de logistiques

Suivre, organiseret rationaliser l'état des stocks (fournitures de bureaux, consommables etimprimés), identifier les besoins en approvisionnement et établir les commandesselon les budgets établis ;

Organiser lessalles de réunion en fonction des activités prévues;

Participer à lagestion de l’archivage de l’entreprise;

Suivre et initierdes appels d’offre;

Capacité derédaction et d’utilisation du pack office;

Interaction avecles directions (maîtrise des chiffres, aides ponctuelles sur desrapprochements, sollicitation de 1/3, orchestration des échanges, organisationde RDV);

Utiliserla machine de mise sous pli pour l'envoi de documents.

Management etmaintenance des locaux

Veiller àl’organisation et à la bonne tenue des biens immobiliers (suivi des travaux,identification des améliorations);

Évaluer lesbesoins en maintenance et négocier les devis selon un budget établi;

Planifier,coordonner, suivre et vérifier l'exécution des contrats de maintenance deséquipements et des locaux;

Superviser etcontrôler les opérations et prestations de propreté des locaux selon les normesde qualité, de sécurité et d’hygiène et ce, dans le respect des budgets;

Organiser etsuperviser les prestations pour les biens immobiliers d’Optimum Vie;

Être capable demettre en œuvre les actions correctrices lorsque nécessaires pour veiller aubon déroulement;

Être le binôme del’accueil lors des congés / absences.

Participation àd’autres activités selon les demandes de sa direction

Expérience/Formation/Conditions

Expérience dansdes fonctions similaires en services généraux, gestion des locaux ou supportadministratif et logistique;

BTS dans unediscipline pertinente (assistanat, bureautique, …), un atout;

Horaire de 35 heures par semaine;

Qualités et aptitudes

Aisanceinformatique (Word, Outlook et Excel);

Excellentrelationnel et sens du service à la clientèle;

Initiative et proaction;

Discrétion.

Pourquoi travailler chez Optimum ?

Opportunité de joindre un groupe financier privé canadien d’envergure internationale solide et performant. Une organisation qui a su maintenir une ambiance chaleureuse, de proximité et qui est fière de ses valeurs corporatives et de son engagement philanthropique.

• Travail en mode hybride et heures d’arrivée et de départ flexibles
• Managers accessibles et à l’écoute des besoins
• Environnement de travail stimulant, respectueux et axé sur le développement de ses employés
• Événements d'entreprise : activités sociales, conférences, défis sportifs et plus encore