ASSISTANT.E GESTION LOCATIVE H/F

GROUPE SOS; Paris; Sur place; EUR 28 000 - 36 000; Plein temps

Résumé du poste

GROUPE SOS recherche un(e) chargé(e) de relation locataires – accueil et orientation pour assurer l’accueil téléphonique, le traitement des demandes et le suivi administratif et technique des dossiers locatifs.

Le poste exige des notions en gestion locative, une bonne maîtrise des outils bureautiques et un sens du service client. Poste à Paris, support opérationnel et administratif au quotidien.

Qualifications

• Connaissance des bases de la gestion locative.
• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook).
• Connaissance d’un logiciel de gestion locative (appréciée).
• Notions en gestion administrative et comptable.

Responsabilités

• Accueillir téléphoniquement les locataires et traiter leurs demandes;
• Apporter un premier niveau d’information et assurer le suivi des demandes simples;
• Analyser les sollicitations complexes et les orienter au besoin;
• Constituer et suivre les dossiers administratifs locataires (baux, pièces, assurances);
• Participer à la préparation des documents liés à la vie du bail (entrée, sortie, renouvellement);
• Assurer la mise à jour des fichiers et du logiciel de gestion locative;
• Effectuer les visites des logements vacants avec les candidats;
• Suivre la signature des factures liées à la gestion locative.

Connaissances

Organisation et priorités

Gestion de demandes multiples

Qualité rédactionnelle

Rigueur administrative

Relation téléphonique

Formation

BAC+2

Outils

Word

Excel

Outlook

Logiciel gestion locative

Description du poste

Relation locataires – accueil et orientation

• Assurer l’accueil téléphonique et le traitement des demandes des locataires ;
• Apporter un premier niveau d’information aux locataires ;
• Assurer le suivi des demandes simples et relances si nécessaire
• Analyser et qualifier les sollicitations présentant des éléments de complexité :
  • + Demandes techniques : transmission au responsable technique,
  • + Demandes administratives / locatives : transmission au responsable de gestion locative ;

Assistance administrative de la gestion locative

• Assister les responsables de gestion locative dans la gestion quotidienne des dossiers ;
• Constituer, suivre et mettre à jour les dossiers administratifs locataires (baux, pièces administratives, assurances…) ;
• Participer à la préparation des documents liés à la vie du bail (entrée, sortie, renouvellement) ;
• Assurer la mise à jour des fichiers de suivi (budget, copropriété, etc) et du logiciel de gestion locative (entrée, sortie, etc) ;
• Participer à l’archivage et au classement des documents ;
• Participer à la rédaction des communications à l’attention des locataires : affiches, notes d’information, mailing, courriers ;
• Assurer les visites des logements vacants avec les potentiels candidats ;
• Suivre la mise en signature des factures affectées à la gestion locative

Assistance administrative de la gestion technique

• Effectuer la saisie des factures et le suivi administratif des interventions techniques courantes : commandes, devis, factures ;
• Suivre et mettre à la signature les ordres de services ;
• Alimenter et mettre à jour le tableau travaux pour le suivi du budget.

Début du contrat : Dès que possible Profil recherché

Connaissances / savoirs

• Connaissance des bases de la gestion locative
• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook)
• Connaissance d’un logiciel de gestion locative (appréciée)
• Notions en gestion administrative et comptable

Savoir-faire

• Organisation et gestion des priorités
• Capacité à traiter des demandes multiples simultanément
• Qualité rédactionnelle
• Rigueur administrative
• Capacité à gérer la relation téléphonique avec des interlocuteurs variés

Savoir-être

• Excellent relationnel et sens du service
• Rigueur et fiabilité
• Réactivité et capacité d’adaptation
• Discrétion et respect de la confidentialité
• Esprit d’équipe
• Polyvalence

Particularités du poste

• Poste fortement orienté support opérationnel et administratif
• Rôle clé dans la qualité de service aux locataires Spécialité : Administration
• Diplôme exigé : Niveau 5 - (BAC+2)