Assistant.e ETI GEO (H/F) (Nouvelle fenêtre)

Expertise France; Paris; Hybride; EUR 24 000 - 34 000; Plein temps

Résumé du poste

Expertise France, basé au siège et rattaché à la Directrice Adjointe du Département Géographique, recherche un(e) Assistant(e) ETI pour appuyer la gestion de portefeuille des ETI transférés à la GEO. Vous travaillerez en lien avec les chargés de projets et assistants projets selon le niveau d’autonomie.

Les missions couvrent l’administration, la logistique et le budget: préparation et suivi des contrats, archivage des pièces, mise à jour des tableaux de bord, organisation logistique des départs

Qualifications

• Gestion administrative: assisté la préparation et le suivi de contrats
• Archivage et classement des pièces administratives (papier et électronique)
• Mise à jour des tableaux de bord

Responsabilités

• Gestion administrative : Appuie la préparation et le suivi de contrats ; S’assure de la collecte, du classement et de l’archivage (papier et électronique) de pièces administratives; Met à jour les tableaux de bord.
• Gestion logistique : Appuie l’organisation logistique du départ et retour des ETI; Veille à l’application des instructions du département sûreté (OM, plan sûreté, etc.).
• Gestion budgétaire, financière et comptable : Vérifie la conformité des pièces justificatives et effectue le remboursement des frais de mission des ETI; Consolide le suivi financier du budget par ETI; Établit les factures destinées aux bailleurs et contribue à l’élaboration des rapports financiers; Assure les clôtures annuelles et aux autres exercices budgétaires dans son périmètre; Appuie les USP sur les audits annuels et finaux des projets ; Appuie les USP pour le suivi budgétaire (réaffectation analytique, dépenses sièges, répartition des coûts) ; Appuie le.la CPAF dans la mise à jour des tableaux de bord et le système d’information.

Description du poste

Basé.e au siège d’Expertise France et rattaché.e à la Directrice Adjointe du Département Géographique et en lien fonctionnel étroit avec la coordinatrice des ETI GEO, l’Assistant.e ETI aura à appuyer la gestion de portefeuille des ETI transférés à la GEO.

Elle/il exerce en lien avec les chargés de projets et assistants projets concernés, les missions suivantes, avec un niveau d’implication très variable selon le niveau d’autonomie des équipes terrain dans le pays du déploiement des ETI:

Gestion administrative :

• Appuie la préparation et le suivi de contrats ;
• S’assure de la collecte, du classement et de l’archivage (papier et électronique) de pièces administratives;
• Met à jour les tableaux de bord.

Gestion logistique :

• Appuie l’organisation logistique du départ et retour des ETI;
• Veille à l’application des instructions du département sureté (OM, plan sûreté, etc.).

Gestion budgétaire, financière et comptable :

• Vérifie la conformité des pièces justificatives et effectue le remboursement des frais de mission des ETI;
• Consolide le suivi financier du budget par ETI;
• Établit les factures destinées aux bailleurs et contribue à l’élaboration des rapports financiers;
• Assure les clôtures annuelles et aux autres exercices budgétaires dans son périmètre;:
• Appuie les USP sur les audits annuels et finaux des projets ;
• Appuie les USP pour le suivi budgétaire (réaffectation analytique, dépenses sièges, répartition des coûts) ;
• Appuie le.la CPAF dans la mise à jour des tableaux de bord et le système d’information.