Assistant(e) et chargé(e) d’accueil

Grand Paris Climat; Suresnes; Hybrid; EUR 28,000 - 34,000; Full time

Benefits offered by this job

Télétravail partiel

Localisation Suresnes

Job summary

L’ALEC POLD recrute un(e) assistant(e) administratif(ve) pour renforcer l’équipe à Suresnes. Sous la responsabilité du directeur, vous assurez les tâches de secrétariat et d’accueil: téléphone, enregistrement, saisie, envoi du courrier, classement et organisation des rendez‑vous.

Vous contribuerez à la gestion comptable et au suivi des subventions, ainsi qu’au suivi du personnel en lien avec l’expert‑comptable et le DPO.

Qualifications

• Expérience d’au moins 1 an dans l’assistance administrative.
• Sensibilité environnementale et intérêt pour l’énergie et les enjeux climatiques.
• Très bonne expression écrite et orale.
• Bonne maîtrise des outils informatiques et bureautiques.

Responsibilities

• Assurer les tâches courantes de secrétariat et d’accueil : téléphone, enregistrement, saisie, envoi du courrier, classement, accueil des partenaires, gestion des agendas, réservation de salles.
• Organisation et logistique des rendez-vous et des déplacements des salariés; préparation des réunions et comptes rendus.
• Gestion des factures et des demandes de subventions; suivi des paiements et des pièces comptables en lien avec l’expert‑comptable.
• Gestion du planning du personnel et suivi des éléments de paie en relation avec le cabinet comptable; suivi des aides et indemnités journalières.
• Veille réglementaire sociale et gestion documentaire conformément à la Convention Collective et au RGPD.

Job description

L’ ALEC POLD est une association à but non lucratif dont l’objectif majeur est de généraliser la rénovation énergétique performante des bâtiments sur les 11 communes du territoire de POLD. Par son action de proximité, elle contribue à l’amélioration du cadre de vie en favorisant une meilleure prise en compte de l’environnement, l’amélioration de l’habitat et la diminution des charges liées à l’énergie.

Sous la responsabilité du directeur de l’ALEC, et en collaboration avec l’équipe :

Missions administratives & accueil

• Assurer les tâches courantes de secrétariat et d’accueil : téléphone, enregistrement, saisie, envoi du courrier, classement, accueil des partenaires, gestion des agendas, gestion des fournitures, réservation de salles ;
• Venir en soutien à l’activité de conseil aux particuliers : réponse aux demandes de 1er niveau par mail et téléphone & organisation des rendez-vous ;
• Gérer la logistique pour les déplacements des salariés ;
• Assurer la logistique des réunions de Bureaux, Conseils d’Administration, Assemblées Générales et préparer les comptes rendus ;
• Mettre en forme des documents informatiques type : courriers, rapports, comptes rendus, tableaux, lettre d’information, etc. ;
• Participation à la construction des budgets et à la mobilisation de financements pour l’activité de conseil ;
• Classement des dossiers.

Missions comptabilité

• Gérer les factures, les demandes de subventions et les remboursements des frais des salariés ;
• Gérer les appels à cotisation des membres ;
• Gérer les pièces comptables et les transmettre à l’expert-comptable.

Missions gestion du personnel

• Réaliser le planning du personnel et en faire le suivi hebdomadaire ;
• Suivre les variables et préparer mensuellement les éléments pour établir les paies des salariés et assurer le lien avec le cabinet d’expertise-comptable ;
• Suivre les aides à l’emploi, les arrêts de travail et versements des indemnités journalières ;
• Assurer le suivi permanent du plan de formation, aider à rechercher des formations, assurer leur règlement, gérer les relations avec l’OPCO ;
• Assurer une veille réglementaire sur les aspects sociaux et actualiser les documents internes régissant le fonctionnement de la structure ;
• Gérer les rendez-vous de la médecine du travail ;
• Préparer l’accueil des nouveaux salariés ;
• Accompagner la mise en application et assurer une veille sur la Convention Collective Nationale BETIC.

Contribuer à la vie associative

• Contribuer à l’amélioration des outils de gestion en place ;
• Participer aux réunions de réseaux, aux échanges et aux partages entre pairs ;
• Assurer le reporting de l’activité et participer aux démarches d’amélioration continue liées à l’activité ;
• Suivre en lien avec le DPO les éléments de RGPD.

Votre profil

• Expérience d’1 an minimum dans l’assistance administrative
• Sensibilité environnementale et intérêt pour les enjeux liés à l’énergie et aux changements globaux
• Très bonne expression écrite et orale
• Bonne maîtrise des outils informatiques et bureautiques

Vos qualités

• Polyvalence et esprit d’initiative
• Capacité à travailler en autonomie et en équipe
• Très bonnes qualités relationnelles, sens de l’écoute
• Qualités pédagogiques
• Aisance pour le contact avec différents publics
• Rigueur et sens de l’organisation
• Poste basé dans les locaux de l’ALEC POLD, à Suresnes (proche T2)
• Type de contrat : CDI à temps complet, 37h avec 16 RTT
• Télétravail partiel
• Disponibilité très occasionnelle certains soirs et week-end pour des évènements
• Déplacement sur les 11 communes de POLD et, ponctuellement, en France métropolitaine
• Matériel informatique, et bureau mis à disposition
• Outils techniques et informatiques (logiciels, ligne téléphonique…) mis à disposition