Assistant(e) du service des marchés - CDI F/H

2terHabitat; France; Hybrid; EUR 42,000 - 60,000; Full time

Job summary

2terHabitat recherche un agent chargé du suivi et de la passation des marchés publics. Vous contribuerez à l’élaboration des cahiers des charges, vérifier les pièces du dossier et assurer les enregistrements sur les plateformes (IKOS, BOAMP).

Vous assurerez l’archivage, le respect des délais et le montage des dossiers pour les commissions d’appels d’offres, et vous travaillerez en collaboration avec les directions et la DAF pour la saisie des marchés et le suivi des sous-traitants.

Responsibilities

• Assurer le suivi direct des marchés qui lui sont confiés.
• Intervenir en appui des directions pour les marchés.
• Contribuer à l’élaboration des cahiers des charges et vérifier la conformité des pièces.
• Assembler les dossiers pour la commission d’appels d’offres et assurer l’archivage.
• Mettre à jour les tableaux de suivi et assurer la dématérialisation des pièces marchés.
• Suivre les fournisseurs sur la plateforme dédiée et assurer le respect des délais et des exigences réglementaires.

Job description

A ce titre, il/elle doit

Assurer le suivi direct des marchés qui lui sont confiés

Intervenir en appui des directions pour les marchés

Venir en appui des directions sur les procédures de publication, de passation et d’exécution des marchés (convocations des CAO, avenants, sous-traitance, litiges)

Contribuer à l’élaboration des cahiers des charges (mise en forme, saisie) en provenance des divers acteurs de la société

Vérifier la conformité des pièces des dossiers de candidature, à la sélection, à la rédaction et à la soumission des dossiers de candidature, ainsi qu’à la gestion des contrats et des sous-traitants, recueillir et consigner les informations contenues dans les offres et les synthétiser sur un tableau

Etablir un procès-verbal notifiant la date de la publication, la date de remise, le nombre de candidats, les anomalies constatées…

Assurer le montage des dossiers dans le cadre de la commission d’appels d’offres

Participer à la commission interne d’ouverture des offres et établir un procès-verbal

Assurer l’archivage des dossiers selon la règlementation

Mettre à la disposition de la DAF les éléments nécessaires à la saisie des marchés (marché signé)

Mettre à la disposition de la DAF les éléments nécessaires à la saisie sur les marchés dans IKOS des sous-traitants, cessions de créances, avances, retenues de garantie

Effectuer les vérifications du respect des délais, de la conformité des pièces, du montant de la sous-traitance et notifier

PASSATION, EXECUTION ET SECURISATION DES MARCHES

Coordonner la passation des marchés : Suivre les appels d’offres, préparer les commissions des marchés, informer les candidats, ouvrir les plis, analyser les candidatures, rédiger les courriers de rejets, notifier

Mettre en place les marchés : Communiquer en interne auprès des services concernés, effectuer l’enregistrement informatique, gérer les relations avec les titulaires

Effectuer la publication des marchés sur la plateforme dédiée

Mettre à jour le tableau de suivi comprenant la date effective de publication de l’offre, et la remise de l’offre nécessaire pour les réunions avec le service concerné

Suivre les fournisseurs sur la plateforme dédiée (Aprovall)

Organiser l’archivage des pièces marchés et mettre en place leur dématérialisation

Assurer le suivi et maintenir le lien via la plateforme entre le demandeur interne et les fournisseurs

Intégrer l’avis d’attribution sur la plateforme (BOAMP) dans le cadre des obligations légales

Mettre à jour le tableau de suivi des vérifications de conformité des pièces administratives, fiscales et sociales des opérateurs attributaires de marchés pour mise à la signature des marchés

NANTISSEMENT

Réceptionner la demande de l’attributaire, s’assurer auprès du service comptable qu’aucune situation n’a été réglée et notifier (exemplaire unique signé par la Direction Générale) le montant réel du marché auprès de l’attributaire, par mail ou par courrier remis en main propre

Remettre l’exemplaire unique à l’attributaire qui se charge de l’envoyer à la BPI

Après notification de la BPI, revérifier auprès du service comptable qu’il n’y a pas eu de paiement direct au titulaire du marché

Envoyer une copie de la notification finale à l’attributaire et au service comptable

CESSION DE CREANCES ET SOUS-TRAITANCE

Réceptionner la demande de cession de créances ou la demande sous-traitance signée entre l’attributaire de marché et le fournisseur (montant de la cession, opération, motif)

Vérifier la conformité des pièces administratives, juridiques, bancaires et sociales ou créer le fournisseur sur la plateforme

Envoyer la notification d’accord ou de refus de la cession de créances ou de la sous-traitance sous réserve de budget disponible et de marché toujours actif

Mettre régulièrement à jour le tableau récapitulatif des sous-traitance, nantissement et cessions de créances

LUTTE CONTRE LE TRAVAIL DISSIMULE

Mettre à jour la liste des marchés en cours, dates d’échéance dans le cadre du travail dissimulé

Tous les 6 mois, envoyer un courrier aux entreprises leur demandant de mettre à jour les pièces administratives, fiscales, sociales sur la plateforme

Réceptionner par mail, la copie des cartes BTP afin de vérifier la conformité (fausses cartes…)

Contrôler, sur les chantiers, le respect des normes de sécurité et de la législation en matière de code du travail (port des EPI, badges...)

En cas de non-respect des procédures de sécurité, notifier le non-respect au MOE, à l’entreprise, et au SPS

Communication interne en adéquation avec la politique de l’entreprise:

• Tableaux de suivi
• Dossiers CAO
• PV de commission interne et PV divers
• Liste des marchés en cours

Communication externe en adéquation avec la politique de l’entreprise:

• Notifications, convocations