Assistant.e des services du siège de la DIR Centre-Est (H/F)

Direction Interdépartementale des Routes Centre-Est (Dirce); Lyon; Hybride; EUR 24 000 - 32 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Télétravail partiel

Assurance transport 75%

Forfait mobilité durable

Restaurant inter-administrations

Résumé du poste

La Direction Interdépartementale des Routes Centre-Est (DIRCE) recherche un assistant(e) administratif(ve) pour soutenir les services sis au siège et les missions régionales de Lyon. Vous serez chargé(e) d’accueil, de courrier, de gestion d’agendas et d’organiser les déplacements et réceptions.

Vous assurerez l’enregistrement MAARCH, la tenue des tableaux de bord et le suivi des dossiers, tout en collaborant avec le Pôle RH et les autres assistants du site.

Qualifications

• Gestion administrative: rédaction de courriers, suivi et archivage des dossiers.
• Maîtrise des outils bureautiques (suite standard).
• Organisation et gestion du temps: planification de réunions et respect des délais.
• Accueil et communication avec les visiteurs et interlocuteurs internes/externes.

Responsabilités

• Accueillir les visiteurs et répondre aux appels téléphoniques.
• Gérer le courrier, l’enregistrement MAARCH et la messagerie des services.
• Assurer l’intendance: fournitures et EPI.
• Organiser réunions, déplacements et billets de train.
• Tenir les agendas des directeurs et chefs de service.
• Rédiger et mettre en forme documents; publier sur l’intranet et revue de presse.
• Préparer l’arrivée des agents et le matériel nécessaire.
• Suivre dossiers: communication et enquêtes internes.
• Gérer les tableaux de bord et relais avec le pôle RH.
• Archivage papier et numérique.

Connaissances

Gestion administrative

Accueil et communication

Organisation et gestion du temps

Accueil et communication

Description du poste

En tant quassistant(e) , vous apportez un appui aux services en matière de logistique, d?accueil et de suivi administratif de dossiers. A ce titre, vous assurez les missions décrites ci-dessous pour 7 services du siège de la Direction interdépartementale des routes Centre-Est (la direction, le service régional d?exploitation de Lyon, le service ingénierie routière de Lyon, Le service patrimoine et entretien, le service exploitation et sécurité, la Mission Pilotage et le secrétariat général)
Vous accueillez les visiteurs et répondez aux appels téléphoniques.
Vous êtes en charge du courrier postal, de son enregistrement dans l?outil MAARCH et du suivi de la boîte mail des services.
Vous contribuez à l?intendance des services, notamment pour les fournitures de bureau et des équipements de protection individuelle des agents.
Vous assistez les agents du siège pour l?organisation de réunions, l?organisation de déplacements et la réservation des billets de train
Vous assurez la tenue des agendas des directeurs et des chefs de service du siège.
Vous mettez en forme les documents des services, publiez des articles sur l?intranet et mettez à jour la revue de presse de la DIRCE.
Vous préparez l?arrivée des agents nouvellement affectés au siège pour qu?ils disposent de l?ensemble du matériel nécessaire à leur prise de fonction.
Vous assurez le suivi de dossiers spécifiques: actions de communication, mise à jour du site intranet, enquêtes auprès des agents.
Vous participez à la gestion administrative des services, par exemple la tenue de tableaux de bord. Vous assurez également le relais avec le pôle RH (diffusion et suivi de documents, relevés de grévistes…) .
Vous participez au classement et à l?archivage papier et numérique des services.

Vous êtes placé(e) sous l?autorité hiérarchique de l?adjoint au Secrétaire général et sous les autorités fonctionnelles de la direction et des chefs de service du siège.
Vous travaillez en étroite collaboration avec l?autre assistante de services du site qui assure les mêmes missions que vous. Les deux assistant.e.s organisent leurs absences en binôme pour assurer la continuité de service.

La DIR Centre-Est s?est engagée à l?automne 2025 dans une démarche d?élaboration d?un projet de service. Dans ce contexte, l?organisation des services et les missions de l?assistant.e pourront être amenées à évoluer courant 2026.

Conditions particulières d'exercice

N° du poste RenoiRH: 0939080771

RIFSEEP: Groupe 1 ou 2 (en fonction de l'ancienneté en qualité de fonctionnaire)

• Matérielles: moyens bureautiques classiques, accès aux véhicules de services suivant les besoins professionnels.
• Télétravail: oui, possible de 1 à 2 jours par semaine selon le règlement intérieur de la DIR Centre-Est et en alternance avec l'autre assistante de service.
• Transport: possibilités de bénéficier de la prise en charge de l'abonnement transport en commun à hauteur de 75 % et du forfait de mobilité durable
• Horaires: variables (plages fixes 9 h 15 à 11 h15 et de 14 h 00 à 16 h 00)
• Restauration: accès au restaurant inter-administrations
• Lieu d'exercice: 228 Rue Garibaldi - 69003 Lyon - Proximité gare Lyon Part-Dieu et transports en commun (Métros B et D) - déménagement prévu en août 2026? immeuble Equinox? 26 rue Général Mouton Duvernet? 69003 LYON

Profil recherché

Nous serons heureux de vous rencontrer si vous avez tout ou partie des atouts cités ci-après ou que vous êtes motivé(e) pour les acquérir (par formation et/ou compagnonnage dans le cadre d?un plan de formation à prévoir à votre arrivée, en fonction des besoins) , motivation attestée par l?acquisition réussie de compétences dans un ou d?autres champs durant votre parcours professionnel.

Savoir faire (compétences techniques et opérationnelles):

• Gestion administrative (rédaction de courriers, compte-rendu, Suivi de dossiers, classement et archivage)
• Maitrise des outils bureautiques (traitement de texte, tableur, Présentation, messagerie, autres logiciels)
• Organisation et gestion du temps (planification de réunion, priorisation des tâches, respects des délais)
• Accueil et communication

Savoir être (qualités comportementales):

• Rigueur et fiabilité
• Discrétion professionnelle
• Organisation et autonomie
• Sens du service public
• Qualités relationnelles
• Adaptabilité

Présentation de Direction Interdépartementale des Routes Centre-Est (Dirce)

La direction interdépartementale des routes Centre-Est (DIRCE) est chargée de l'exploitation, de l'entretien et de l'ingénierie de la modernisation et du développement du réseau routier national en Rhône-Alpes, Bourgogne et dans le département de l'Allier soit environ de 1000 km répartis sur 11 départements. La DIR CE compte environ 700 personnes.

Le secrétariat général (SG) définit les politiques générales en matière de gestion des ressources humaines, informatique, moyens généraux, sécurité prévention, comptabilité et commande publique. Il assure le pilotage et l'organisation de ces activités, mises en? uvre pour partie par la Direction Régionale de l'Environnement, de l'aménagement et du Logement Auvergne-Rhône-Alpes et pour partie par la DIRCE.

Il est composé de 4 pôles et comporte 39 agents (2A+, 6A, 16B et 15C)

Depuis le 1er janvier 2025, dans le cadre de la loi 3DS, 40 % du réseau de la DIR CE est mis, à titre expérimental, à la disposition de la Région Auvergne-Rhône-Alpes