Assistant(e) de services

Inria; Nancy; Sur place; EUR 29 000 - 36 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Restauration subventionnée

Transports publics remboursés

Congés et RTT (7 semaines + 10 jours)

Télétravail 90 jours/an

Équipements professionnels

Prestations sociales et culturelles

Formation professionnelle

Mutuelle santé et protection sociale

Résumé du poste

Inria recherche un(e) assistant(e) de services au sein du centre de l’Université de Lorraine, mobilisant des compétences administratives et de gestion budgétaire. Vous soutenez les responsables et les services, assurez l’organisation des réunions, le suivi des dépenses et le traitement des archives, en veillant au respect des procédures et à la confidentialité.

Vous participez à l’accueil des nouveaux arrivants, à l’élaboration du budget et à la production de tableaux de bord, avec une forte

Qualifications

• Maîtriser les outils bureautiques et informatiques.
• Établir et suivre un budget.
• Savoir concevoir, suivre et exploiter des tableaux de bord.
• Savoir appliquer les procédures administratives.
• Savoir s’organiser en fonction des priorités et des échéances.
• Savoir prendre des notes et rédiger des comptes rendus.
• Être disponible et à l’écoute.
• Être autonome (faire preuve d’initiative, avoir le sens des responsabilités).
• Savoir travailler en équipe / qualités relationnelles.
• Être rigoureux et respecter la confidentialité.

Responsabilités

• Organiser les déplacements et gérer les agendas.
• Gérer le courrier et les mails, filtrer les appels.
• Contribuer à l’organisation des réunions et des activités du service.
• Préparer et suivre les dossiers administratifs et archivage.
• Accompagner l’accueil des nouveaux arrivants.
• Participer à l’élaboration du budget et au suivi des dépenses.
• Créer et suivre des tableaux de bord et indicateurs.
• Assurer l’interface avec les acteurs internes et externes.

Connaissances

Outils bureautiques et informatiques

Budget et reporting

Tableaux de bord

Procédures administratives

Organisation et gestion des priorités

Notes et comptes rendus

Écoute active

Autonomie et initiative

Travail en équipe

Rigueur et confidentialité

Reddition de comptes

Formation

Bac ou équivalent

Bac + 2

Outils

Outils collaboratifs

Visioconférence

Description du poste

Niveau de diplôme exigé : Bac ou équivalent

Autre diplôme apprécié : Bac + 2

Fonction : Personnel des fonctions support (IT)

Corps d'accueil : Technicien de la Recherche (TR)

A propos du centre ou de la direction fonctionnelle

Le centre Inria de l’Université de Lorraine et son antenne de l’Université de Strasbourg regroupe 400 personnes, réparties dans 21 équipes de recherche et 8 services d’appui à la recherche. Toutes les équipes de recherche sont communes avec des partenaires académiques, et 4 d’entre elles sont basées à Strasbourg.

Le centre de recherche est un acteur majeur et reconnu sur le territoire dans le domaine des sciences numériques. Il est au cœur d'un écosystème dynamique, à la fois académique (acteurs de l’enseignement supérieur) et ONR, de R&D et d’innovation (PME innovantes, grands groupes, start-ups, incubateurs, pôles de compétitivité), collectivités territoriales.

Mission confiée

Sous l'autorité de la responsable du pôle des assistantes mutualisées et en collaboration avec plusieurs collègues, l'assistant.e de services apporte un support administratif aux responsables et aux membres des services dont elle/il s'occupe.

Elle/il contribue à l’organisation de la vie des services et à la bonne application des règles budgétaires, financières, administratives et ressources humaines.

Elle/il facilite la communication avec l’ensemble des autres interlocuteurs de l’institut et les partenaires extérieurs.

Elle/il contribue aux actions et à la continuité de service, de manière fluide, au sein du collectif des assistant.e.s de services du centre.

L’assistant.e de services est chargé de contribuer à la bonne marche de plusieurs services. Elle/il pourra voir son portefeuille évoluer auprès de différents services.

Principales activités

• Organiser les déplacements (transports, hébergement, suivi remboursement...) et gérer les agendas
• Gérer le courrier, les mails, filtrer les appels téléphoniques
• Contribuer à l’organisation de la vie interne des services: organiser, préparer et participer aux réunions de service, séminaires de services, utiliser les outils collaboratifs et les outils de visioconférence et rédiger les comptes-rendus
• Assurer la préparation et le suivi des dossiers liés à l’activité des services dans le respect des procédures administratives, en assurer le classement et l’archivage
• Contribuer au processus d'accueil des nouveaux arrivants des services gérés (bureau, poste de travail, accès aux outils, présentation des outils du quotidien).
• Contribuer à l’élaboration du budget des services, suivre les dépenses et procéder aux achats (étude des devis, respect des marchés publics, saisie des bons de commandes et réception) en lien avec les différents services
• Créer et gérer les tableaux de bord et les indicateurs : création, suivi et traitement / étude des données.
• Assurer l'interface des services avec les différents acteurs internes et externes (accueil, transmission, relais d'informations)

Compétences

• Maîtriser les outils bureautiques et informatiques
• Etablir et suivre un budget
• Savoir concevoir, suivre et exploiter des tableaux de bord
• Savoir appliquer les procédures administratives
• Savoir s’organiser en fonction des priorités et des échéances
• Savoir prendre des notes et rédiger des comptes rendus
• Être disponible et à l’écoute
• Être autonome (faire preuve d’initiative, avoir le sens des responsabilités)
• Savoir travailler en équipe / faire preuve de qualités relationnelles
• Être rigoureux
• Respecter la confidentialité
• Savoir rendre des comptes

La connaissance de l’environnement de la recherche publique serait un plus.

• Restauration subventionnée
• Transports publics remboursés partiellement
• Congés: 7 semaines de congés annuels + 10 jours de RTT (base temps plein) + possibilité d'autorisations d'absence exceptionnelle (ex : enfants malades, déménagement)
• Possibilité de télétravail (volume 90 jours / an) et aménagement du temps de travail
• Équipements professionnels à disposition (visioconférence, prêts de matériels informatiques, etc.)
• Prestations sociales, culturelles et sportives (Association de gestion des œuvres sociales d'Inria)
• Accès à la formation professionnelle
• Participation mutuelle (sous conditions)

Rémunération

Le poste est ouvert :

• à la mobilité interne Inria (rémunération selon conditions statutaires);
• à la mobilité inter fonction publique, par voie de détachement (rémunération selon conditions statutaires).
• Date de prise de fonction souhaitée :2027-01-01
• Durée de contrat :2 ans
• Date limite pour postuler :2026-09-13

Consignes pour postuler

Poste à pourvoir par voie de mobilité interne / mobilité inter-fonction publique (détachement)

Sécurité défense :
Ce poste est susceptible d’être affecté dans une zone à régime restrictif (ZRR), telle que définie dans le décret n°2011-1425 relatif à la protection du potentiel scientifique et technique de la nation (PPST). L’autorisation d’accès à une zone est délivrée par le chef d’établissement, après avis ministériel favorable, tel que défini dans l’arrêté du 03 juillet 2012, relatif à la PPST. Un avis ministériel défavorable pour un poste affecté dans une ZRR aurait pour conséquence l’annulation du recrutement.

Politique de recrutement :
Dans le cadre de sa politique diversité, tous les postes Inria sont accessibles aux personnes en situation de handicap.

Inria, l'institut national de recherche dans les sciences et technologies du numérique, est en appui de l’État pour les stratégies nationales de recherche et d’innovation du numérique en tant qu'Agence de programmes. Inria mène plus de 300 projets de recherche et d’innovation avec ses 3500 scientifiques, ingénieurs et personnels d’appui, en partenariat avec les universités et l’écosystème numérique (entreprises, entrepreneurs, acteurs publics). Ensemble, nous explorons des domaines clés comme l'intelligence artificielle, la cybersécurité, l’informatique quantique, le Cloud, la transformation numérique de la santé, les jumeaux numériques ou encore les technologies numériques pour la défense. Nous construisons des solutions concrètes telles que des logiciels, des startups technologiques, des partenariats avec les entreprises du tissu national et des formations de pointe. Notre objectif : l’impact scientifique, technologique et industriel au service de la souveraineté numérique de la France.