Assistant(e) de services

Inria; Rennes; Sur place; EUR 26 000 - 34 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Restauration subventionnée

Mutuelle prise en charge partielle

Télétravail (90 jours/an) et améng. du

Résumé du poste

Inria Rennes cherche un(e) assistant(e) administratif(ve) pour assurer le secrétariat, le suivi des dossiers et le respect des procédures budgétaires et administratives.

Rattaché(e) à la Secrétaire Générale du Centre Inria de Rennes, vous participerez à l’organisation des services, à la rédaction de documents et à la gestion des informations confidentielles. Ce poste propose du télétravail partiel et des avantages sociaux.

Qualifications

• Maîtrise des procédures administratives et de la réglementation de la fonction publique.
• Maîtrise des règles budgétaires et des marchés publics.
• Connaissance de l’environnement de la recherche.

Responsabilités

• Organiser les agendas et les déplacements et suivre les remboursements.
• Veiller au respect des procédures administratives et financières.
• Suivre les tableaux de bord et les indicateurs.
• Préparer et suivre les dossiers liés à l’activité des services.
• Contribuer à l’élaboration et au suivi du budget des services.
• Saisir et contrôler les bases de données liées à la gestion (RH, finances).
• Organiser et participer à des réunions et évènements internes/externes.
• Rédiger et mettre à jour les supports de communication et les documents.
• Assurer l’archivage papier et numérique

Connaissances

Maîtrise du Pack Office

Gestion du temps

Rigueur

Sens du service

Autonomie

Confidentialité

Travail en équipe

Formation

Bac ou équivalent

Outils

Intranet

Messagerie

Description du poste

Niveau de diplôme exigé : Bac ou équivalent

Fonction : Personnel des fonctions support (IT)

Corps d'accueil : Technicien de la Recherche (TR)

Niveau d'expérience souhaité : De 3 à 5 ans

A propos du centre ou de la direction fonctionnelle

Le centre Inria de l’Université de Rennes est l’un des neuf centres d’Inria. Il compte une trentaine d’équipes de recherche et 8 services d’appui et de soutien à la recherche, représentant plus de 700 agents. Il est un acteur majeur et reconnu dans le domaine des sciences numériques et est au cœur d'un riche écosystème de R&D et d’innovation : PME fortement innovantes, grands groupes industriels, pôles de compétitivité, acteurs de la recherche et de l’enseignement supérieur, laboratoires d'excellence, institut de recherche technologique.

Mission confiée

Rattaché(e) hiérarchiquement à la Secrétaire Générale du Centre Inria de l’Université de Rennes, et en lien avec deux autres assistantes, l’assistant(e) apportera un support administratif aux responsables et aux membres des services. Certaines de ces activités peuvent avoir une connotation financière (gestion budgétaire, marchés publics) assez forte.

Elle/il participera aux activités des services qui lui seront attribués, en leur apportant son concours en matière organisationnelle et en veillant à la bonne application des règles budgétaires, financières et administratives.

En fonction du contexte, de l’environnement et de l’organisation du travail, elle/il pourra être amené(e) à prendre en charge une ou plusieurs activités spécifiques aux services. En fonction de contraintes organisationnelles, elle/il pourra également voir son portefeuille de services évoluer.

Principales activités

Secrétariat :

• Organiser les agendas et les déplacements (transport, hébergement, ordre de mission, suivi des remboursements…)
• Mettre en application les procédures administratives et financières : assurer une veille, appliquer et transmettre les informations aux personnes concernées
• Assurer le suivi des tableaux de bord et des indicateurs
• Assurer la préparation et le suivi des dossiers liés à l’activité des services
• Contribuer à l’élaboration du budget des services, suivre les dépenses et procéder aux achats (étude des devis, respect des marchés, saisie des demandes d’achat et réception)
• Saisir, mettre à jour et contrôler des bases de données dédiées à la gestion (administrative, financières, ressources humaines)
• Contribuer à l’organisation de la vie interne des services
• Organiser et participer à des réunions ou à des actions évènementielles internes et externes : planification, logistique, accueil des visiteurs, comptes rendus, suivi des actions
• Rédiger et mettre à jour les supports de communication (intranet, wiki, pages web…)
• Réaliser et diffuser des documents (notes, rapports, procédures, comptes rendus…)

Assurer le classement et l’archivage papier et numérique

Compétences

Savoir

• Avoir une connaissance de base des procédures administratives et de la réglementation de la fonction publique
• Connaître les grands principes de gestion budgétaire et des marchés publics
• Avoir une connaissance de base sur l’environnement de la recherche

Savoir-faire

• Maîtriser les outils de bureautique et informatique (Pack Office, internet, intranet, messagerie)
• Maîtriser les techniques de secrétariat
• Savoir s’organiser en fonction des priorités de sa hiérarchie / des services
• Savoir planifier simultanément, organiser et assurer le suivi des dossiers
• Savoir prendre des notes et rédiger des comptes rendus
• Savoir mettre en œuvre les techniques de reporting
• Savoir suivre et exploiter des tableaux de bord
• Savoir appliquer les procédures administratives

Savoir-être

• Être disponible et à l’écoute
• Être autonome (faire preuve d’initiative, avoir le sens des responsabilités)
• Savoir travailler en équipe
• Être rigoureux(se)
• Savoir respecter la confidentialité
• Avoir le sens du service et faire preuve d’un bon relationnel, tant en interne qu’en externe

Prise en charge à 75% des frais de transport en commun sur le trajet domicile-travail et/ou Forfait Mobilité Durable.

Restauration subventionnée

Prise en charge partielle des frais de mutuelle

Possibilité de télétravail (à hauteur de 90 jours annuels) et d'aménagement du temps de travail

Prestations sociales, culturelles et sportives (AGOS - Association de Gestion des Œuvres Sociales d'Inria) Équipements professionnels à disposition (visioconférence, prêts de matériels informatiques, etc.)

Accès à la formation professionnelle

Rémunération

• selon conditions statutaires pour les fonctionnaires
• Date de prise de fonction souhaitée :2026-10-01
• Durée de contrat :2 ans
• Date limite pour postuler :2026-09-13

Sécurité défense :
Ce poste est susceptible d’être affecté dans une zone à régime restrictif (ZRR), telle que définie dans le décret n°2011-1425 relatif à la protection du potentiel scientifique et technique de la nation (PPST). L’autorisation d’accès à une zone est délivrée par le chef d’établissement, après avis ministériel favorable, tel que défini dans l’arrêté du 03 juillet 2012, relatif à la PPST. Un avis ministériel défavorable pour un poste affecté dans une ZRR aurait pour conséquence l’annulation du recrutement.

Politique de recrutement :
Dans le cadre de sa politique diversité, tous les postes Inria sont accessibles aux personnes en situation de handicap.

Inria, l'institut national de recherche dans les sciences et technologies du numérique, est en appui de l’État pour les stratégies nationales de recherche et d’innovation du numérique en tant qu'Agence de programmes. Inria mène plus de 300 projets de recherche et d’innovation avec ses 3500 scientifiques, ingénieurs et personnels d’appui, en partenariat avec les universités et l’écosystème numérique (entreprises, entrepreneurs, acteurs publics). Ensemble, nous explorons des domaines clés comme l'intelligence artificielle, la cybersécurité, l’informatique quantique, le Cloud, la transformation numérique de la santé, les jumeaux numériques ou encore les technologies numériques pour la défense. Nous construisons des solutions concrètes telles que des logiciels, des startups technologiques, des partenariats avec les entreprises du tissu national et des formations de pointe. Notre objectif : l’impact scientifique, technologique et industriel au service de la souveraineté numérique de la France.