ASSISTANT(E) DE GESTION H/F POLYVALENT(E)

ADJUST RH; Saint-Denis; Sur place; EUR 26 000 - 38 000; Plein temps

Résumé du poste

Adjust RH, cabinet de conseil en ressources humaines, recrute pour l'un de ses clients un·e Assistant·e de gestion polyvalent·e (H/F) à La Réunion. Le poste implique l'appui opérationnel auprès de la direction et des équipes, avec des responsabilités en gestion administrative, comptable et immobilière.

Profil recherché : formation supérieure en gestion/administration/comptabilité et expérience sur un poste polyvalent en environnement multi-sociétés. Poste en CDI, mobilité et flexibilité requises.

Qualifications

• Formation supérieure en gestion, administration, comptabilité ou assistanat de direction.
• Compréhension du fonctionnement général d'une entreprise et des fondamentaux administratifs.
• Expérience dans une PME ou un groupe multi-sociétés appréciée.

Responsabilités

• Préparer et mettre à jour les plannings des inventaires.
• Mobiliser et coordonner un vivier important d'intervenants.
• Participer à l'organisation des recrutements nécessaires aux différentes missions.
• Préparer les devis, bons de commande et éléments de facturation.
• Assurer les échanges avec les clients et les interlocuteurs opérationnels.
• Anticiper les besoins en personnel et proposer des solutions en cas d'imprévu.
• Assurer le suivi administratif des missions réalisées à distance, notamment à Maurice et dans les Antilles.
• Préparer les contrats de travail et les déclarations préalables à l'embauche.
• Constituer et mettre à jour les dossiers du personnel.
• Collecter et contrôler les variables de paie.
• Suivre les entrées, les sorties et les documents de fin de contrat.
• Organiser les entretiens et accompagner les recrutements.
• Relier les salariés aux responsables opérationnels et partenaires externes.
• Identifier les anomalies et alerter rapidement les personnes concernées.
• Préparer les devis, bons de commande et factures.
• Distinguer et contrôler les factures clients et fournisseurs.
• Participer à la saisie comptable et au lettrage.
• Suivre les règlements et signaler les écarts.
• Assister les équipes commerciales dans la préparation des rendez-vous.
• Mettre à jour les fichiers clients et outils de suivi.
• Préparer et transmettre les dossiers et rapports de contrôle.
• Participer ponctuellement à la constitution des réponses aux appels d'offres.
• Préparer les projets de baux et les dossiers administratifs des locataires.
• Vérifier la présence et la conformité des pièces nécessaires.
• Suivre les échéances administratives et juridiques des opérations.
• Relancer les interlocuteurs et assurer la circulation des informations.

Connaissances

Polyvalence

Organisation

Réactivité

Autonomie

Anticipation

Communication

Rigueur

Relationnel

Formation

Formation supérieure en gestion, administration, comptabilité ou assistanat de direction

Description du poste

Description

Adjust RH, cabinet de conseil en ressources humaines spécialisé dans le recrutement de profils cadres et experts à La Réunion et dans l'océan Indien, recrute pour l'un de ses clients un·e Assistant·e de gestion polyvalent·e (H/F).

Notre client est un groupe réunionnais évoluant dans un environnement multi-sociétés et multi-activités : organisation d'inventaires, solutions technologiques pour le retail, réseau de franchises, téléphonie et réparation, détection de réseaux et immobilier professionnel.

Dans ce contexte particulièrement dynamique, il recherche une personne polyvalente capable d'accompagner le fonctionnement quotidien de ses différentes activités.

Rattaché·e à l'Assistante de direction, vous intervenez comme un véritable appui opérationnel auprès de la direction, des équipes et des clients.

Ce poste nécessite de la réactivité, une grande capacité d'organisation et une réelle aptitude à anticiper les besoins.

Missions

Organisation et suivi des inventaires

Le Groupe organise chaque année entre 200 et 300 inventaires à La Réunion, à Mayotte, à Maurice et dans les Antilles.

À Ce Titre, Vous Serez Amené·e à

• Préparer et mettre à jour les plannings des inventaires.
• Mobiliser et coordonner un vivier important d'intervenants.
• Participer à l'organisation des recrutements nécessaires aux différentes missions.
• Préparer les devis, bons de commande et éléments de facturation.
• Assurer les échanges avec les clients et les différents interlocuteurs opérationnels.
• Anticiper les besoins en personnel et proposer des solutions en cas d'imprévu.
• Assurer le suivi administratif des missions réalisées à distance, notamment à Maurice et dans les Antilles.

Administration du personnel

• Préparer les contrats de travail et les déclarations préalables à l'embauche.
• Constituer et mettre à jour les dossiers du personnel.
• Collecter et contrôler les variables de paie.
• Suivre les entrées, les sorties et les documents de fin de contrat.
• Organiser les entretiens et accompagner les recrutements.
• Assurer le lien avec les salariés, les responsables opérationnels et les partenaires externes.
• Identifier les anomalies et alerter rapidement les personnes concernées.

Gestion administrative, comptable et commerciale

• Préparer les devis, bons de commande et factures.
• Distinguer et contrôler les factures clients et fournisseurs.
• Participer à la saisie comptable, au lettrage et aux rapprochements.
• Suivre les règlements et signaler les écarts ou pièces manquantes.
• Assister les équipes commerciales dans la préparation des rendez-vous et le suivi des clients.
• Mettre à jour les fichiers clients, tableaux de bord et outils de suivi.
• Préparer et transmettre les dossiers, rapports et documents de contrôle.
• Participer ponctuellement à la constitution des réponses aux appels d'offres.

Appui aux activités immobilières

• Préparer les projets de baux et les dossiers administratifs des locataires.
• Vérifier la présence et la conformité des pièces nécessaires.
• Assurer le lien avec les bureaux d'études, financeurs, avocats, commissaires de justice et autres partenaires.
• Suivre les principales échéances administratives et juridiques des opérations.
• Relancer les interlocuteurs et contribuer à la bonne circulation des informations.

Profil

Issu·e d'une formation supérieure en gestion, administration, comptabilité ou assistanat de direction, vous justifiez d'une expérience confirmée sur un poste polyvalent, idéalement dans un environnement multi-sociétés.

Vous comprenez le fonctionnement général d'une entreprise et maîtrisez les fondamentaux de la gestion administrative, commerciale, comptable et sociale.

Une expérience acquise dans une PME, un groupe multi-activités, une agence d'intérim, l'immobilier professionnel ou une structure gérant un grand nombre d'intervenants serait particulièrement appréciée.

Vous Êtes Reconnu·e Pour

• Votre grande polyvalence et votre capacité à gérer plusieurs sujets simultanément.
• Votre pugnacité, votre efficacité et votre réactivité.
• Votre autonomie et votre aptitude à anticiper les difficultés.
• Votre capacité à repérer les anomalies et à proposer des solutions.
• Votre aisance relationnelle et votre communication directe et constructive.
• Votre rigueur dans le suivi des dossiers, des échéances et des documents.
• Votre bonne compréhension des factures clients et fournisseurs.
• Votre capacité à travailler avec des interlocuteurs nombreux et variés.
• Votre disponibilité et votre implication dans le fonctionnement quotidien de l'entreprise.

Vous appréciez les environnements vivants, dans lesquels les priorités peuvent évoluer rapidement. Vous savez conserver une vision d'ensemble tout en assurant un suivi précis des opérations.

Infos Complémentaires

• Poste en CDI basé à La Réunion.
• Rattachement direct à l'Assistante de direction.
• Environnement multi-sociétés et multi-activités.
• Échanges réguliers avec La Réunion, Mayotte, Maurice et les Antilles.
• Déplacements ponctuels possibles selon les besoins.
• Activités fonctionnant sur une amplitude étendue, nécessitant ponctuellement de la disponibilité et de la souplesse.
• Organisation du temps de travail offrant également de la flexibilité.
• Rémunération selon le profil et l'expérience.
• Prise de poste souhaitée dans les meilleurs délais.